郑冰莹
(广东省有色矿山地质灾害防治中心)
摘要 随着现代科学技术在地质档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为地质档案部门最为常用的工作工具和管理手段。地质档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息，从而在信息领域有其特殊的地位。
关键词 地质 信息化建设 地质档案管理
在信息化飞跃发展的今天，信息化建设对地质档案管理产生了深远的影响。地质档案管理信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。
1 地质档案信息化管理的重要性
地质档案是地质部门重要的原生信息，是一种具有特殊价值的信息资源，是地质工作发展的宝贵信息资源。地质档案管理工作是地质事业发展的重要组成部分。作为信息资源的重要组成部分，地质档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用。地质档案信息化管理工作作为地质工作的管理性、服务性、基础性工作，在地质工作中发挥着重要作用。
2 地质档案信息化建设的内容
档案信息化建设内容十分丰富。主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设和人才队伍建设等四个方面的内容。
1)基础设施建设。软、硬件基础设施是地质档案信息化建设必不可少的基本条件，是地质档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。
2)档案信息资源建设。地质档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。地质档案信息资源的开发，是实施信息化战略的核心，是地质档案信息化建设取得实效的关键。
3)标准规范建设。地质档案信息资源共享，基础数据库为社会利用，标准规范是地质档案信息化建设的关键环节，是实现地质档案信息资源有效利用，避免重复建设，提高效率的重要条件。
4)人才队伍建设。要加大培训力度，有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新，不断提高信息技能。要把地质档案信息化建设的过程作为锻炼队伍，培养人才的过程，边学习边实践，不断总结、不断提高。
3 地质档案信息化建设的过程
地质档案信息化建设，要以地质档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度，加速完成各级综合地质档案馆文件级目录数据库的建设任务，为地质档案信息化产业创造良好的基础和条件。地质档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行地质档案信息化建设。
首先是收集地质档案的过程。要扩大地质档案收集对象，既要向法定的地质档案形成部门收集，还要向非法定的信息收藏部门与研究部门收集，同时还要向个人收集；要扩大地质档案收集范围，不仅收集文书地质档案，还要收集其他门类的地质档案。地质档案的收集应注重收集具地方特色的地质档案信息资源，特别是现行信息资源的收集，以弥补馆藏地质档案信息资源的不足，确保馆藏结构上的不断优化和调整，以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作，它为地质档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。这样才能实现地质档案馆服务社会的多样性、及时性和灵活性的功能，才可以拓宽地质档案工作服务渠道。
其次是管理地质档案的过程。决定地质档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化地质档案信息。如果没有形成一定规模的数字化地质档案数据库，没有大量的、不断增加的信息数据——数字化地质档案，就无法发挥地质档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的地质档案数据库系统是重点中的重点。
通过信息技术管理地质档案，实现计算机联网，在网上实现地质档案目录检索，在一定的权限内进行地质档案全文浏览，以满足社会各阶层的需求。地质档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类地质档案信息，达到地质档案资源共享。
第三是利用地质档案的过程。地质档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对地质档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些地质档案信息资源，对地质档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对地质档案开展科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用地质档案信息资源为社会服务，从而达到地质档案信息资源的有效利用。
第四是地质档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、地质档案一体化管理模型，建立新型地质档案安全保障系统。
4 地质档案信息化建设中应注意的几个问题
1)地质档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级地质档案部门在地质档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。
2)保障重点，分级建设。地质档案信息化建设首先集中力量对重要的地质档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的地质档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现地质档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类地质档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书地质档案的管理系统，以满足机关对地质档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其他门类的地质档案管理系统。这样能够保证地质档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现地质档案信息化的进程。
3)切实重视人才培养。地质档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对地质档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的地质档案和计算机专业知识的人员从事地质档案信息化工作，这就要求各级地质档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区地质档案信息化建设中存在的共性、难点问题。
4)在网络环境中，地质档案信息的安全问题。防治计算机病毒是地质档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保地质档案在网络中的安全，必须安装知名杀毒软件，并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件，同时采用防火墙技术。
5)关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所有文件进行修复。
5 加强地质档案信息化管理的措施
地质档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定地质档案信息化管理的有关标准，推广地质档案管理应用软件，加强电子文件和电子地质档案的管理，做好电子文件、电子地质档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子地质档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业地质档案信息网络，实现企业馆藏地质档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
地质档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现地质档案管理历史性的跨越，从而保证地质档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的地质档案信息服务。
档案数字化的意义与作用
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。
它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等，是档案数字化的专业人员。
数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先，数字档案可实现档案管理的数字化和自动化，便于检索和借阅，有效的提高工作效率。其次，数字档案可以联通档案孤岛，进行整合，实现资源联通共享。再者，数字档案可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。
档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
陈贤
(广西壮族自治区第六地质队)
摘要 地质档案是记录地质信息资源的载体，伴随着信息技术及信息产业高速发展，传统的地质档案管理模式已经难以满足如今数字化和信息化对于地质档案的全新需求。笔者分析了推动地质档案信息化建设的必要性，针对当前地质档案信息化管理存在问题进行了科学的探讨并提出了解决这些问题的方法，指出推动地质档案信息化建设需要领导重视，加大经费投入，需要档案管理人员更新观念，提高素质和技能，加快数字化进展，确保地质档案信息安全，以实现地质档案管理信息化的社会效益和经济效益最大化。
关键词 地质档案 信息化 建设
在信息技术及信息产业高速发展的今天，加快地质档案工作融入信息社会的步伐，大力推动地质档案信息化建设，迅速、有效地为社会各行各业提供地质档案信息，充分发挥地质档案在矿产资源保障和地质技术服务中的作用，已是各地勘单位和广大地质档案工作者刻不容缓的重要任务。笔者结合广西壮族自治区第六地质队的工作实际，就推动地质档案信息化建设进行若干思考。
1 地质档案信息化建设的必要性
地质档案信息化建设，主要是指将现代信息技术及其设备，如计算机、光盘刻录机、照相机、扫描仪等运用到地质档案管理工作中，建立档案信息系统，能够更加方便、快捷、高效地完成对地质资料的接收、编目、著录、统计、检索等，使档案管理方法更具科学性，大大提高地质档案管理工作效率，提升整个单位的技术水平，实现地质档案信息资源的社会效益和经济效益最大化。
1.1 方便检查查询，提升工作效率
传统的纸质档案查找利用起来相当麻烦，首先档案管理者要翻账本从目录中找出档案，然后按照记录，到浩如烟海的档案库进行查找，这个过程中费时费力，并且不可避免地对档案造成损坏，而且同一份档案在同一时间只能由一个人借阅，无法满足多人的需要。在实现档案的信息化管理之后，利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存，即可实现在计算机上即时查询，将所需档案检索出来，省略了手工操作的重复劳动，还能同时满足资源多人共享，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率，使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些地质档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡。
1.2 改善档案管理，提高时效性
实现信息化的档案管理，档案管理人员可提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时提出档案信息中存在的问题并提出解决方案，让档案管理方式从档案的保管转变成档案的信息化服务、管理和采集，进而使档案资源能实现科学配置，从而为地质工作提供更及时、更高效的服务。
1.3 支撑科研活动，促进开发利用
地质档案的管理是手段，开发利用才是目的。地勘单位多年的地质工作集存了数量众多的地质档案，它是地质工作成果的主要表现形式，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究的依据和基础，具有巨大的商业价值和使用价值。不论是国家重点工程建设、基础设施建设，还是生态环境保护、矿产资源调查等，都离不开地质档案作为重要依据。相比传统的纸质载体档案，通过扫描技术、光盘技术，一份电子文件可以同时记录文字、图形、图表、声音等各种媒体信息，从而为地质技术人员提供更为翔实的科研材料，促进地质档案的充分利用。
2 地质档案管理存在的问题
2.1 保管状况不佳
新中国成立以来60多年的地质工作，使地勘单位积累和保存了大量珍贵的地质档案。如广西壮族自治区第六地质队截至2014年6月底，库存地质档案达到2764档，总计123045件。相当一部分地质档案，特别是20世纪60～70年代形成的地质档案资料，大多为低质蓝图和手抄本，随着时间的流逝，蓝图正在褪色，字迹正在消失，逐渐变得模糊不清，手抄本的纸张亦正在逐步老化，造成信息丢失而无法正常使用。还有一些重要矿区、典型矿床的“热点”地质档案资料，由于借阅次数多，也造成一定的破损。这些地质档案都是地质工作者长期在艰苦的环境中辛勤工作的智慧结晶，既是野外勘查过程的真实反映和记录，也是地勘单位得以发展壮大的重要基础。要想保存利用好宝贵的地质资料只能加强信息化建设，进一步加快地质资料档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，实现地质资料档案信息资源数字化，这将大大减少对纸质资料的查询，降低了纸质档案遭到破坏的可能性。
2.2 地质档案管理人员素质不高
长期以来，档案资料工作给人的印象就是几个中年妇女在故纸堆中“钢笔抄抄、糨糊刷刷、绳子扎扎”，暮气沉沉。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面，造成了档案室人才配备不合理，人员素质整体不高，表现为档案管理人员工作责任心不强、安于现状、懒于学习、计算机的操作能力不强、对地质档案数字化、信息资源开发能力不足等。
2.3 对地质档案管理工作缺乏重视
一些地勘单位的领导对地质档案认识不足、重视不够。在地质档案管理人员配备、待遇和工作经费等方面差强人意，导致高素质人才不愿从事地质档案管理工作。
3 加快地质档案信息化建设的建议
3.1 保障地质档案信息化建设的组织领导与经费投入
地质档案是一种具有特殊价值的信息资源，对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用，是地质工作事业发展的重要组成部分，地勘单位各级领导应予高度重视，加大人力、财力的投入，尽力满足档案信息化建设所需经费，给予档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门的建设和发展。
3.2 提高地质档案管理人员素质，优化队伍结构
地质档案信息化建设要稳步开展，就需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化建设核心内容是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，这对档案工作人员的综合素质提出了更高的要求。档案管理人员要掌握地质、物探、化探等地学专业的基本知识，了解地质勘查工作的基本过程，知道不同专业不同阶段应该形成哪些地质资料，才能按照档案管理的法律法规及相关规定、标准，根据本单位馆藏资料的类别特点，对已经收集的文字、图纸等资料，在方便查找便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目。地质资料管理人员还要能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、多媒体技术等技能。只有掌握了地质档案的形成过程和手段等专业知识，才能充分利用现代信息技术手段提高服务水平，才能更好地管好档案。因此，一方面档案管理人员必须认清形势，转变观念，改变传统的“重藏轻用”档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变机械的手工管理方法，树立档案信息化管理意识，牢固树立终身学习理念，提高自身素质；另一方面地勘单位应注意引进信息管理方面的人才，优化队伍结构，建立适合地质档案信息化和现代化需要的复合型的专业队伍，以适应地质档案信息化建设的需要。
3.3 加快实现地质档案信息化、数字化进展
地质档案是广大地质工作者长期从事艰苦野外地质工作和室内汇编整理出来的辛劳和智慧的结晶，为了便于保存、使用，纸介质地质资料数字化迫在眉睫。地质档案工作者要加快实现地质档案信息化管理，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，逐步建立起目录检索数据库和全文数据库，使档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用，这既是地质工作现实要求，也是档案管理的必然取向。建立档案目录检索数据库后，档案管理人员根据借阅者的要求，只要在计算机输入资料名称、工作时间、矿种类别等任意一项或两项关键词，就可以马上从数据库中检索出有关的地质档案资料信息，方便、快捷、准确地为借阅者提供服务，极大地提高工作效率。全文数据库就是采用扫描、拍摄等方式，将纸质档案录入计算机，并建立相应的电子文档号，查阅时只要输入所需档案的电子文档号，就可以很方便查阅，不需要再到库房调用纸质档案，延长纸质档案的保存寿命。
3.4 加强地质档案信息安全管理
地质档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题，尤其是随着网络应用越来越普及，计算机的脆弱性和潜在威胁也日益凸显，涉密的地质档案，一旦通过不正当渠道泄露出去，就会对地勘单位经济利益乃至国家安全造成重大的损失。首先，要提高档案管理人员的安全防范意识，让他们了解到档案流失、泄密的严重后果，以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识，计算机要安装加密软件，实现文件的强制自动加密，自动加密文件离开单位电脑环境无法使用，这样就可以防止别有用心的人把地质资料带出。其次，要防止档案数据丢失。储存档案信息的计算机要镜像备份，还要用光盘、磁盘、移动硬盘等工具另外储存，确保档案信息的安全。再次，地质档案工作用计算机要全部为涉密计算机，要与互联网完全隔离，并安装保密监控软件，计算机USB接口要封存，严把数据的入口、出口关。
地质档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，内容广泛，涉及地质资料的整理、开发利用，相关人才的培养等。在地质档案信息化建设过程中，必须从多方面入手，改变传统的档案管理理念，树立新的观念，加大资金投入，加强地质档案工作队伍的建设，优化档案管理的各个环节，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。
参考文献
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[2]黄少芳，刘晓鸿.大数据时代地质资料信息化发展探讨[J].中国国土资源经济，2013(10).
中新社北京6月20日电，十三届全国人大常委会第十九次会议20日审议通过了修订后的档案法，自2021年1月1日起施行。新法强调推动档案开放与利用，将档案向社会开放的期限由三十年缩短为二十五年，并进一步要求加强档案信息化建设。
档案信息化建设就是将传统的档案管理转变为信息化管理。
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