创建江苏省二星级档案室有关要求
一、文书和教育教学类档案。3年以上立卷规范，按年度、按保管期限摆放。标签不规范、装订过薄的要整改。2008年的文书和教育教学档案、2008年文书档案必须输入管理软件，并将卷内目标装订在案卷内。建立卷内目录和案卷目录。
二、照片档案。必须收集好近2-3年的照片。纸质照片存放于专门档案相册（档案局购买），并标注好有关信息。电子照片重命名整理后刻录光盘，光盘也存放于专门的光盘册（档案局购买）。还要通过各种途径收集一些老照片。
三、实物档案。所有的实物档案必须建立清单，包含实物名称、发放单位时间、档次、存放地点等内容。档案室内适当摆放一些实物档案。
四、设备档案。自定价格标准，将一定价格标准以上的设备（如电脑、液晶投影）开箱后所有资料收集一套，存放在档案盒内，也有专门的设备档案盒。
五、基建档案。将所有基建档案收集至校档案室，按规范整理摆放。
六、录音影像档案。刻录光盘存放。
七、特色档案。主要指学校自行编制的例如教师论文集、学生作品集、校本教材等，一切学校自行装订的能体现办学特色和成效的材料都要收集到档案室。
八、工作台帐。一套7份工作台帐，例如档案借阅登记等，档案局有现成的购买。
九、氛围布置。适当布置，窗帘、工作台、灭火器、电脑、宣传版面、工作制度，做到干净、美观、大方。电脑、打印机等可和其他部门共用。
十、申报材料。包括书面申请、创建工作汇报稿（包括单位概况，档案工作概况，档案工作组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等情况，存在问题及努力方向）、档案工作测评申报表一式3份，测评打分表1份。测评申报表和测评打分表见《关于转发江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范的通知》（溧教办〔2009〕9号）。
要实现建设企业档案信息化，OA、ERP是目前中小企业必须使用的两大软件，ERP涉及物流、生产、财务等企业数据的处理和分析，OA系统则用于无纸化办公，是企业的工作审批和知识管理平台。
ERP在企业运用中包含分销、制造、财务三大部分，涉及采购管理、仓库管理、库存控制、生产计划、分销计划、车间控制、质量管理、工资管理、人力资源等近三十个模块;企业经营管理也需要协同OA办公系统，
OA主要涉及公文管理、会议管理、档案管理、人事管理、客户信息管理、电子邮件、电子公告以及论坛系统等模块，对于企业的文件、档案、资料、资产、用品等的管理也是必不可少的。
CC协同办公系统是第三代全新即时协同工作平台，应用于企业内部员工的电子化办公协作平台，实现企业内部工作和任务以及项目的沟通和管理，并以统计结果明确绩效参考标准，提高企业内部的运作效率和积极管理。以达到在合适的时间与合适的场所，将最合适的信息随时随地的传达给最合适的人，以及极可能的帮助我们的企业处理任何事情都有章可循、有单可查、有据可依，并且对企业每个人每件事的处理过程进行跟踪存留，能及时反馈结果状况。
第一条 为了加强档案管理，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。第二条 本市行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本办法。第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。市、县（市、区）人民政府应当把档案事业纳入本地区国民经济和社会发展规划，把档案信息化建设纳入政府信息化发展规划，将档案事业发展经费列入本级财政预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。第四条 市、县（市、区）档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，并依法进行监督和指导。第五条 扬州经济技术开发区、扬州市生态科技新城、扬州市蜀冈-瘦西湖风景名胜区管理机构应当对本单位形成的档案实行集中统一管理，对区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督和指导。第六条 乡镇人民政府（街道办事处）应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和村（居）民委员会的档案工作进行监督和指导。
村（居）民委员会应当指定人员负责档案工作。第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案工作责任制，确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。第八条 各级各类档案馆负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。市、县（市、区）级国家综合档案馆按照相关规定承担档案主管部门委托的档案工作。第九条 档案工作人员应当具备档案专业和相关专业知识，接受专业知识的继续教育和培训，其中档案专业人员可以按照有关规定评定专业技术职称。第十条 档案主管部门应当加强档案宣传教育，增强全社会档案意识。鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。第十一条 应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。
市、县（市、区）级国家综合档案馆应当根据国家有关规定适时调整档案进馆范围，并向社会公布。第十二条 机关、团体、企业事业单位和其他组织发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。
国有企业资产与产权变动的，其档案处置按照国家有关规定办理。第十三条 各类重大活动和重要事件档案按照以下规定进行管理：
（一）重大活动的主办或者承办单位、重要事件的处理单位应当做好相关档案的收集、整理、移交工作；
（二）重大活动举办过程中形成的档案资料，在活动结束之日起九十日内向同级国家综合档案馆移交；
（三）重要事件处理过程中形成的档案资料，在事件处理完毕后六十日内向主管部门的档案机构移交，也可以向事件发生地的国家综合档案馆移交。向主管部门档案机构移交的，应当同时向同级国家综合档案馆送交档案资料电子文档和目录。国家另有规定的从其规定。第十四条 工程项目的建设单位，应当妥善管理在建设过程中形成的档案。
城市规划区域内工程项目的建设单位，应当向所在地城市建设档案机构登记并接受其档案检查和验收，按照有关规定及时向城市建设档案机构报送工程建设档案。
重点工程项目的建设单位，应当将项目的基本概况向同级档案主管部门备案，依法接受其监督、检查和指导。工程竣工时，档案主管部门和有关主管部门参加档案验收。建设单位应当按照国家规定，向主管部门或者档案机构报送档案。第十五条 重大科学技术研究项目建档工作，应当与项目立项、计划进度、成果验收鉴定和评审同步，各类档案按照国家有关规定保存。档案不完整或者不准确的，不得验收鉴定。第十六条 文化主管部门应当建立非物质文化遗产档案及相关数据库，向档案馆报送档案目录和全文数据。市、县（市、区）级国家综合档案馆应当收集非物质文化遗产档案，建立专题数据库。第十七条 新闻出版等相关单位应当做好图片、音像等档案资料的收集、整理、保管和提供利用工作。
机关、事业单位编著出版的书籍、报刊、音像制品等公开出版物，应当按照规定及时向档案馆送交样本。
企业档案管理信息化建设研究
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。
摘要： 档案管理是在企业经营发展过程中对各项业务活动的记载，其中涵盖大量的珍贵资料，能够清晰的反应出企业的发展过程。通过对档案信息资源的开发利用，能够对企业的发展状态做出清晰的预测，从而为企业制定经营决策提供有利的依据。在信息技术快速发展的时代背景下，企业档案管理应该及时创新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高档案管理水平，进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
关键词： 档案管理;信息化;建设途径
在社会快速发展的形势下，信息技术已经广泛的应用于各个领域中，为了适应时代的发展需求，档案管理应该逐步实现信息化建设，以更好的为企业的发展提供服务。档案管理信息化建设，是在企业档案管理工作中充分利用现代信息技术，工作流程更加顺畅、信息存储更加方便、信息传输更加快捷，同时更有利于档案信息资源的开发和利用。通过档案管理信息化建设，能够对企业发展过程中的各项业务进行更加透彻的分析，并且对企业的未来发展方向做出科学的预测，对于企业制定经营决策具有重要的意义。
1企业档案管理信息化建设的现状
档案管理信息化建设工作是对档案管理工作的一种创新和变革，所以在前期开展的过程中会面临很多的困难，需要在实践中不断的改进和完善。由于传统的档案管理工作都是由人工完成的，而在实行信息化建设之后，所有的流程都需要通过计算机信息技术来实施，所以首先在工作习惯和思想观念上就存在一定的难度，有些档案管理人员在档案管理方面的专业水平较高，但是对于档案管理信息化建设中使用的`操作软件不够熟练，所以还需要一个适应的过程，在前期的进展会比较缓慢。由于每个企业的业务开展情况不同，所以在档案管理信息化建设中所应用的操作软件也具有一定的差异性。而由于我国在档案管理信息化建设方面还处于起步阶段，各方面的体系建设还不够完善，所开发的软件系统比较单一，而企业又缺乏相应的人力和资金去自主开发适用于自己企业的档案管理软件，所以在实际应用的过程中，无法根据企业的发展需求灵活处理。而在内部的体系建设方面也不够健全，档案管理信息化建设的覆盖范围较小，没有在企业内部形成完成的网络体系，所以为档案信息资源的收集和信息传递等工作带来了难度，阻碍了档案管理信息化建设的进程。这些问题都是在档案管理信息化建设的过程中可能会面临的，所以需要不断的努力，克服各种困难，推进档案管理信息化建设工作的高效开展。
2企业档案管理信息化建设的途径
2.1加强对档案管理信息化建设的重视
企业档案是企业重要的信息资源，在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用，所以必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
2.2做好企业档案信息化建设的基础性工作
加强基础工作，做好企业档案的归档和管理工作。加强对企业核心信息资源档案的收集与管理;加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动;注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量。
2.3加快档案信息化标准规范的制定
标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确，有的还没有标准，因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。所有档案信息文件的收集和传递都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
2.4加强信息化人才培养
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成，所以为了促进档案管理信息化建设的顺利开展，应该加强对工作人员专业水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。所以要对档案管理人员定期开展培训，转变其思想意识，认识到档案信息化建设的重要性，从而积极的投入到专业知识和软件操作的学习中来。档案管理人员要熟练掌握档案信息化运作过程中的每个环节，在完成档案管理的基本工作后，能够投入一定的时间进行档案信息资源的开发和利用，从而进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
3结束语
企业档案管理信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，也是提升档案管理水平的重要途径。在档案管理信息化建设的过程中，还面临诸多的困难，需要不断的改进和完善。为了确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，需要得到企业管理层的高度重视，加强对档案管理人员在专业知识和信息化软件操作方面的培训，配置齐全的硬件设施，根据企业实际发展状况，选择适宜的操作软件和应用系统，制定完善的规章管理制度，为档案管理信息化建设工作的顺利开展奠定坚实的基础。
参考文献:
[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014,8,1.
[2]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务,2013,2,5.
[3]秦伟强.知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨[J].现代商业,2013,1,18.
