创建江苏省二星级档案室有关要求
一、文书和教育教学类档案。3年以上立卷规范，按年度、按保管期限摆放。标签不规范、装订过薄的要整改。2008年的文书和教育教学档案、2008年文书档案必须输入管理软件，并将卷内目标装订在案卷内。建立卷内目录和案卷目录。
二、照片档案。必须收集好近2-3年的照片。纸质照片存放于专门档案相册（档案局购买），并标注好有关信息。电子照片重命名整理后刻录光盘，光盘也存放于专门的光盘册（档案局购买）。还要通过各种途径收集一些老照片。
三、实物档案。所有的实物档案必须建立清单，包含实物名称、发放单位时间、档次、存放地点等内容。档案室内适当摆放一些实物档案。
四、设备档案。自定价格标准，将一定价格标准以上的设备（如电脑、液晶投影）开箱后所有资料收集一套，存放在档案盒内，也有专门的设备档案盒。
五、基建档案。将所有基建档案收集至校档案室，按规范整理摆放。
六、录音影像档案。刻录光盘存放。
七、特色档案。主要指学校自行编制的例如教师论文集、学生作品集、校本教材等，一切学校自行装订的能体现办学特色和成效的材料都要收集到档案室。
八、工作台帐。一套7份工作台帐，例如档案借阅登记等，档案局有现成的购买。
九、氛围布置。适当布置，窗帘、工作台、灭火器、电脑、宣传版面、工作制度，做到干净、美观、大方。电脑、打印机等可和其他部门共用。
十、申报材料。包括书面申请、创建工作汇报稿（包括单位概况，档案工作概况，档案工作组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等情况，存在问题及努力方向）、档案工作测评申报表一式3份，测评打分表1份。测评申报表和测评打分表见《关于转发江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范的通知》（溧教办〔2009〕9号）。
企业档案管理信息化建设研究
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。
摘要： 档案管理是在企业经营发展过程中对各项业务活动的记载，其中涵盖大量的珍贵资料，能够清晰的反应出企业的发展过程。通过对档案信息资源的开发利用，能够对企业的发展状态做出清晰的预测，从而为企业制定经营决策提供有利的依据。在信息技术快速发展的时代背景下，企业档案管理应该及时创新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高档案管理水平，进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
关键词： 档案管理;信息化;建设途径
在社会快速发展的形势下，信息技术已经广泛的应用于各个领域中，为了适应时代的发展需求，档案管理应该逐步实现信息化建设，以更好的为企业的发展提供服务。档案管理信息化建设，是在企业档案管理工作中充分利用现代信息技术，工作流程更加顺畅、信息存储更加方便、信息传输更加快捷，同时更有利于档案信息资源的开发和利用。通过档案管理信息化建设，能够对企业发展过程中的各项业务进行更加透彻的分析，并且对企业的未来发展方向做出科学的预测，对于企业制定经营决策具有重要的意义。
1企业档案管理信息化建设的现状
档案管理信息化建设工作是对档案管理工作的一种创新和变革，所以在前期开展的过程中会面临很多的困难，需要在实践中不断的改进和完善。由于传统的档案管理工作都是由人工完成的，而在实行信息化建设之后，所有的流程都需要通过计算机信息技术来实施，所以首先在工作习惯和思想观念上就存在一定的难度，有些档案管理人员在档案管理方面的专业水平较高，但是对于档案管理信息化建设中使用的`操作软件不够熟练，所以还需要一个适应的过程，在前期的进展会比较缓慢。由于每个企业的业务开展情况不同，所以在档案管理信息化建设中所应用的操作软件也具有一定的差异性。而由于我国在档案管理信息化建设方面还处于起步阶段，各方面的体系建设还不够完善，所开发的软件系统比较单一，而企业又缺乏相应的人力和资金去自主开发适用于自己企业的档案管理软件，所以在实际应用的过程中，无法根据企业的发展需求灵活处理。而在内部的体系建设方面也不够健全，档案管理信息化建设的覆盖范围较小，没有在企业内部形成完成的网络体系，所以为档案信息资源的收集和信息传递等工作带来了难度，阻碍了档案管理信息化建设的进程。这些问题都是在档案管理信息化建设的过程中可能会面临的，所以需要不断的努力，克服各种困难，推进档案管理信息化建设工作的高效开展。
2企业档案管理信息化建设的途径
2.1加强对档案管理信息化建设的重视
企业档案是企业重要的信息资源，在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用，所以必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
2.2做好企业档案信息化建设的基础性工作
加强基础工作，做好企业档案的归档和管理工作。加强对企业核心信息资源档案的收集与管理;加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动;注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量。
2.3加快档案信息化标准规范的制定
标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确，有的还没有标准，因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。所有档案信息文件的收集和传递都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
2.4加强信息化人才培养
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成，所以为了促进档案管理信息化建设的顺利开展，应该加强对工作人员专业水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。所以要对档案管理人员定期开展培训，转变其思想意识，认识到档案信息化建设的重要性，从而积极的投入到专业知识和软件操作的学习中来。档案管理人员要熟练掌握档案信息化运作过程中的每个环节，在完成档案管理的基本工作后，能够投入一定的时间进行档案信息资源的开发和利用，从而进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
3结束语
企业档案管理信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，也是提升档案管理水平的重要途径。在档案管理信息化建设的过程中，还面临诸多的困难，需要不断的改进和完善。为了确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，需要得到企业管理层的高度重视，加强对档案管理人员在专业知识和信息化软件操作方面的培训，配置齐全的硬件设施，根据企业实际发展状况，选择适宜的操作软件和应用系统，制定完善的规章管理制度，为档案管理信息化建设工作的顺利开展奠定坚实的基础。
参考文献:
[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014,8,1.
[2]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务,2013,2,5.
[3]秦伟强.知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨[J].现代商业,2013,1,18.
下面是中达咨询给大家带来关于施工总承包企业信息化建设参考模式，以供参考。
在住房和城乡建设部对施工企业特级资质考评提出信息化建设要求的背景下,针对施工企业缺乏整体方案指导企业信息化建设的现状,本文总结中国建筑科学研究院多年来的研究与实践成果,提出施工总承包特级资质企业信息化建设整体解决方案。重点针对施工企业的薄弱环节——应用系统部分进行研究,提出了构建企业综合项目管理系统和集成门户网站、人力资源管理、档案管理、办公自动化系统的综合办公自动化系统两大系统的应用系统方案,并对各个子系统进行了详细描述,还提出了应用系统间集成的解决方案。最后,简单介绍了某特级企业典型案例。
1前言
2007年10月18日，原建设部建筑市场管理司发布了《建筑业企业资质管理规定实施意见》（建市［2007］241号），文件的附件2给出了施工总承包企业特级资质标准信息化考评表（以下简称信息化考评表），对申报特级资质的施工企业的信息化建设提出了要求。同时，各大施工企业面临着许多企业管理困境，需要借助信息化手段提高企业的管理水平。对于许多不熟悉信息化建设的施工企业来说，急需施工企业信息化建设解决方案来帮助企业建立管理信息化系统，逐步实现信息化。
中国建筑科学研究院建筑工程软件研究所多年来致力于大中型施工总承包企业信息化建设解决方案的研究与实践：十五期间与中建总合作完成国家十五攻关课题《建筑业企业信息化应用软件开发》；2006年完成了建研院《总承包模式的工程项目管理信息系统》课题；自2002年来完成几十家大中型施工企业信息化建设，积累了大量的信息化建设经验。本文对这些研究成果与实践经验进行总结，针对施工总承包特级资质企业信息化建设提出整体解决方案并结合具体案例进行介绍，供施工企业开展信息化建设时参考。
2施工总承包特级资质企业信息化建设整体解决方案框架
信息化考评表给出了6大项24小项的考核点及考核内容，可以概括为基础环境建设（包括网络设备硬件环境及管理制度软环境）及应用系统两大部分内容。基于施工企业的实际需求及应用现状，结合信息化考评表的考核点及考核内容，本文提出施工总承包特级资质企业信息化建设整体解决方案。
2.1基础环境建设方案
2.1.1网络设备硬件环境
信息化考评表对网络设备硬件环境部分要求企业建立计算机中心机房、购置服务器，以及建立企业项目部网络，并且对信息安全也提出了网络安全保障系统、防病毒系统、数据安全备份等要求。施工企业对网络设备硬件的需求与其他行业企业相比没有特殊性，施工企业可采用市场上与企业资源相适应的解决方案，本文不做详细介绍。
2.1.2管理制度软环境
信息化考评表仅要求有专职信息管理人员管理、本标准所含各系统均有运行管理制度。事实上，为了真正实现信息化要建立健全信息化管理制度，所要建设的管理制度内容远远多于这些内容。信息化软环境建设主要包括三方面内容：做好企业信息化战略规划；建立健全企业信息化组织机构；完善企业信息化管理规章制度和各类信息系统运行管理制度。
2.2应用系统整体解决方案
信息化考评表要求企业建立的应用系统包括：门户网站、办公自动化系统、综合项目管理系统、人力资源系统、档案管理系统、财务管理、电子商务和知识管理系统，并对它们的集成提出了要求。还要求企业各专业设计均采用计算机软件，施工中采用概预算投标报价软件、进度管理软件和竣工资料管理软件。
针对这些内容，本文总结中国建筑科学研究院的研究和实践成果，提出施工总承包特级资质企业应用系统建设解决方案框架，见图1。施工企业缺乏有效的应用系统方案来指导信息化建设，本文对此进行详细介绍。分为三个部分：企业综合项目管理系统方案，集成门户网站、人力资源管理、档案管理、办公自动化系统的综合OA系统方案，以及系统间集成方案的探讨。
3企业综合项目管理系统方案
企业综合项目管理系统方案把信息化考评表第二大项综合项目管理要求的10个子项分为4个部分：
3.1招投标、进度管理、竣工管理
信息化考评表对招投标、进度管理、竣工管理的要求是采用工具类软件辅助完成各项工作。大型施工企业目前已经基本实现了工具软件的单机使用，从信息化考评表要求来说已经满足。本文方案把三大工具软件集成到综合项目管理系统中，成为项目管理基础数据的重要来源。
3.2核心业务系统
3.2.1合同管理
合同管理模块根据合同类别划分为业主合同、内部承包合同、联合经营项目承包合同、分包合同、采购合同和租赁合同等。业务管理过程覆盖合同评审、合同签订、合同交底、合同变更、合同违约索赔、合同结算记录、合同支付记录和合同反索赔等。
合同管理方案，业务覆盖范围包括：1）合同管理的基础工作：合同范本库管理及合同草稿的拟订；2）合同评审：合同评审流程审批；3）合同订立：合同概况登记、台帐查询；4）合同履行与控制：合同交底、合同变更、合同的索赔与反索赔、合同结算、合同资金收支；5）合同。综合查询：合同综合评价与分析总结。
3.2.2物资管理
物资管理总体方案见图2。
3.2.3成本管理
施工项目成本管理内容包括成本预测与决策、成本计划、成本控制、成本核算和成本分析等。本文的成本管理系统方案通过成本计划编制系统、成本核算系统、工程收支系统、成本收入动态分析系统4个子系统来完成成本管理主要内容，方案框架见图3。
3.2.4机械设备管理
机械设备管理分为5个部分：1）机械设备基础信息管理：合格供应商库、设备编码库、现有设备信息库核市场价格库；2）机械设备计划管理：项目部提出设备需求计划，由审核并汇总项目部设备需求计划，确定设备总需求；3）机械设备供应管理：根据设备需求量与现有设备情况，确定机械设备的供应方式：内部设备调拨、内部租赁、外部租赁及设备购置；4）机械设备现场管理：设备进场后，项目部负责设备现场管理：备件管理、维修维护；5）机械设备统计分析：对设备的情况进行统计分析，包括机械设备报表台帐、机械费成本核算等。
3.3质量安全管理
3.3.1质量管理
信息化考评表对质量管理的要求是企业级质量管理系统的内容：涉及对企业要求的一系列记录工程项目质量技术资料的内部作业文件的信息化管理，满足管理层面控制工程项目质量技术的管理需求。
质量管理模块内容包括：1）质量目标管理：制定工程项目质量计划与指标、登记创优工程项目获奖情况；2）质量人员管理：登记质检人员信息、质检人员的教育培训信息、质检人员分布情况；3）质量检查：登记质量检查信息、工程质量验收记录、汇总工程质量月报；4）质量事故：登记质量事故信息、质量事故处理报告、质量问题整改、工程质量事故统计月报。
3.3.2安全管理
信息化考评表对安全管理的要求是企业级安全管理系统的内容：涉及对要求的一系列记录安全工作资料的内部作业文件的信息化管理，满足管理层面对安全工作的管理控制的需求。
安全管理模块的内容包括：1）安全人员管理：登记项目安全员信息、特殊岗位人员信息，掌握安全员和特殊岗位人员分布；2）安全教育：制定安全教育计划，登记安全教育培训信息，保证参与工程项目人员的安全意识；3）安全检查：登记安全检查信息，特别是危险隐蔽部位的检查记录，对安全隐患的整改反馈，以及安全生产检查评分；4）安全事故：登记施工伤亡事故信息，安全事故调查报告，施工伤亡事故统计月报；5）安全生产考核奖罚：登记安全生产创优奖励，安全生产违章处罚，及其统计汇总。
3.4风险管理
前面各子系统方案中都涉及风险的管理控制，风险管理不是一个独立的子系统，它结合业务贯穿于进度管理、合同管理、物资管理、成本管理、设备管理、质量安全等模块的业务过程中。
4集成门户网站、人力资源管理、档案管理、办公自动化系统的综合OA方案
信息化考评表中要求企业建立对外门户网站、人力资源管理、档案管理、办公自动化管理和电子商务应用系统。本文方案通过一个综合办公自动化系统方案来建立一个集成化系统覆盖了这些应用系统，见图1。该方案有两个特点：1）外部门户网站、内部OA办公自动化一体化方案；2）集成人力资源管理、档案管理、电子商务的集成化综合办公自动化系统方案。
4.1内外网结合一体化方案
用户通过外部门户网站登录内部OA办公自动化平台；系统管理员通过内部OA办公自动化平台的外网数据维护模块维护外部网站数据，使企业信息快速及时地在网站中更新显示，保持网站信息的及时更新。
4.2内部OA办公自动化主要模块
内部OA办公自动化主要模块包括：1）企业内部信息沟通与传递：企业新闻、企业内部邮箱、集成实时沟通工具RTX、个人文件夹和共享文件夹；2）收发文管理：基于模块快速发文；3）个人办公：日程安排、我的通讯录、我的文件夹、工作日志；4）施工日志/施工周报；5）办公资源的管理：车辆管理、会议室管理、办公用品管理等。
4.3人力资源管理、档案管理集成到内部OA
4.3.1人力资源管理系统
对于没有专门人力资源管理系统的施工企业，本文综合OA系统提供了具有施工企业特色的简化版人力资源管理系统，主要模块包括：员工信息库管理、劳动合同管理、招聘管理、培训管理、网上学校、调动管理、薪资核算管理和员工综合信息查询等。
4.3.2档案资料管理系统
档案资料管理系统通过两个模块实现了档案管理信息化大部分功能：档案资料中心实现档案电子资料分类录入、归档、查询功能；图书管理通过一个简化版的图书馆管理系统实现了图书技术资料的借阅管理。
5系统集成方案
信息化考评表对应用系统间集成提出了综合项目管理系统建立与财务系统、人力资源系统、办公自动化系统、档案管理系统的数据集成的要求。如第4节所述，本文方案提供了集成门户网站、人力资源管理、档案管理和办公自动化系统的综合OA方案，解决了它们之间的集成问题。该方案基于中国建筑科学研究院的项目管理平台PNET2和办公自动化平台EIS2006构建了综合项目管理协同平台，提供基于数据库的集成化解决方案，解决了综合OA与综合项目管理系统的集成问题。
6案例介绍
中国建筑科学研究院建筑工程软件研究所从2002到现在，为数十家大中型施工总承包企业提供了整体或部分的信息化解决方案。这里对某特级资质建设集团具体案例进行简单介绍，该集团应用系统建设采用了本文提出的综合办公自动化系统、综合企业项目管理系统两大子系统的方案。
该集团综合办公自动化系统不仅覆盖了本文第4节提出的集成门户网站、人力资源管理、档案管理、办公自动化系统的综合OA方案，还包括了一部分企业项目管理的业务管理内容，其主要功能模块见图4。其企业综合项目管理系统主要功能模块见图5。
7结束语
本文提出的整体解决方案，覆盖信息化考评表的考核点及考核内容，而且结合企业实际的需求进行了扩展。该方案经过了数十家施工总承包企业案例的实践磨合并进行了大量优化改进，是一个能够有效提升施工总承包企业管理水平和市场竞争力的信息化方案，对大中型施工总承包企业信息化建设有借鉴意义。
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文本科：主要负责按采购计划与采购人沟通、落实采购需求；组织专家论证技术方案、评分标准；制作公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源等方式的采购文本；发布采购公告；接收供应商质疑、组织答疑会、书面答疑；配合评审科的开、评标工作；配合采购处做好投诉处理工作；整理移交采购档案等。
评审科：主要是参与采购需求落实和方案论证；熟悉采购文本；负责组织采购项目询标、投标、资格审查；现场组织评委讨论采购需求及评分标准有无倾向性；组织开标、评标工作；报送采购人确认评标（谈判、询价）结果；对中标（成交）结果进行公示；接收供应商质疑，做好答疑工作；配合采购处做好投诉处理工作；整理移交采购档案等。
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档案法中关于档案信息化建设的规定是根据过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
新档案法的颁布施行对不断加强档案治理体系和治理能力现代化具有重大的历史意义，为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障。
电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。
【法律依据】
《中华人民共和国档案法》
第三十五条 各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。第四十二条 档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的下列情况进行检查：
（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；
（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。第三十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。
