未来档案数字化发展
随着高校图书馆信息化水平的不断提高，图书馆馆藏资源的载体形式发生了很大变化。目前，图书馆正通过将馆藏资源转化为数字数据，利用电子载体作为统一处理和存储的媒介，向信息数字化和数字化全面发展。光盘、硬盘、u盘等电子载体以其巨大的存储容量和优异的存取速度，正在迅速取代传统的纸质媒体，成为高校图书馆馆藏资源的主流信息载体。此外，除了高校图书馆自身馆藏资源的信息化外，还有大量电子出版物和电子数据的引入。这些以电子载体为存储媒介的数字信息将成为未来高校图书馆馆藏资源的主要组成部分。
档案是一种重要的特殊资源，不可再生。一旦损坏，将给国家和单位带来非常严重的损失。近年来，随着自然灾害的频繁发生，档案的安全保管受到了极大的关注。
随着文件保护技术的不断发展，文件的异构备份技术越来越成熟。在当前的技术条件下，它被认为是实现文件长期安全保存的最可靠手段。
国家档案局明确提出，重点要从根本上加强安全保障能力建设，全面完善档案安全体系，确保档案的安全和保密。重要文件远程备份的实现。对于所有多组文件或文件副本，至少一组必须存储在不同的位置。对于重要的电子文件，不仅要进行同构备份，还要进行异构备份，并及时转换成缩微胶片或纸质文件，以保证其长期可读性。
在档案数字化加工技术高度发展的时代，缩微技术与数字技术(即数模集成技术)紧密结合，将数字技术的优势(即数字传输的快速性、逻辑性和便捷性)与缩微技术的安全性、可靠性、持久性、真实性和经济性结合起来，并将其纳入现代信息管理的技术轨道。目前，我们正处于信息爆炸的时代。以物联网、互联网大数据、智能和云计算为标志的网络正充斥着社会生活和生产的每一个角落。在我国，档案的产生和发展经历了一个从低级到高级、从简单到复杂的发展过程。随着时代的发展，现代档案馆的建设也对未来的档案馆建设提出了明确的要求，即向更高层次的绿色、智能化、智能化档案馆迈进。
档案数字化加工是传统档案馆的“升级版”，智能档案馆是数字档案馆的“升级版”，或处于更高的层次和阶段。智能档案馆是数字档案馆发展的必然结果。总体而言，我们正在建设智慧城市，智慧档案馆的全方位服务功能凸显，体现了智慧档案馆的“记忆中心”功能，为党和政府的决策提供参考。
作为传统档案馆和数字档案馆建设的更高层次和阶段，智能档案馆概念的确立及其实际建设迫在眉睫。智慧档案有狭义和广义两个概念。狭义的智慧档案是指档案建设的各个方面，包括传统档案、新档案内容信息和多元化档案资源中的载体信息。广义而言，智能档案是指涉及所有信息的档案，以及所有数字化的档案
从档案馆的建设范畴来看，绿色档案馆的建设涵盖的领域更多，不仅包括智能档案馆的软硬件设施建设，还包括绿色建筑的研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出和发展，绿色档案馆建设已成为未来发展的方向。绿色档案馆建设的理念产生于20世纪80年代，遵循生态环境保护、节能降耗、可持续发展、坚固耐用、安全可靠、协调高效的理念。它的目标就像智能档案馆的建设一样，是对档案工作高效发展的有力支持。最大限度地发挥档案本身的作用；最终目标是实现档案的最大社会价值。最大限度地发挥档案馆的服务功能等。从发展目标来看，它们都是加强档案存储、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等全方位功能的档案信息资源中心。这里，社会服务功能是影响档案价值的一个重要因素。
论做好文秘工作促进档案管理工作
一、提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
建筑安装工程档案信息化管理现状的研究方法有哪些？具体步骤是什么？情况
我国经济社会快速发展，带动了建筑安装工程行业的繁荣。在此过程当中，工程档案管理方面的存在的问题日益暴露出来。本文简要介绍工程档案信息化管理的现状，然后在此基础上探讨优化控制的措施。
档案信息化管理可以说是工程管理的重要内容。当前情况下，建筑安装企业对于业绩资料、证明资料的要求日益严格。因此建筑工程档案在管理过程当中应当采取相关措施，不断改进信息化管理的能力。
1建筑安装工程档案信息化管理现状
第一，信息化能力滞后。建筑安装工程的项目数量越来越多，管理档案也越来越复杂。工程档案的管理一方面需要完整储存，另一方面需要提高档案保存整理的效率，当前信息化系统无法有效满足档案管理的要求。比如大量档案要求大容量的数据库，已有的数据库容量不足，在工程后期容易发生数据库溢出问题。部分情况下还会发生数据矛盾，影响到档案的准确性以及真实性。
第二，信息化制度欠缺。信息化档案管理属于新兴的管理模式，制度还不够系统完善，无法有效贯彻执行。工作人员往往根据自身经验来负责档案收集与管理，因此往往不够系统科学。建筑安装工程过程当中通常侧重于施工进度的管理，但是忽视档案管理工作，导致工期以及档案资料不够同步。受物力资源以及人力资源的影响，同时考虑到建筑安装工程的施工周期比较长这一特点，设计档案的环节就应当考虑档案管理工作，确保档案覆盖工程的各个步骤。
第三，信息化意识落后。库房压力可以说是建筑安装工程在档案管理环节的重要问题，一方面需要解决方案减轻库房压力，另一方面需要增加信息存储的途径。传统上使用纸质材料存储档案，容易出现破损或者是老化问题，同时档案保护的措施比较有限，档案丢失问题屡见不鲜。在此过程当中，档案管理工作人员的重视程度也不够强。档案管理的自动检索效率较低，档案工程缺乏共享性以及系统性，信息化手段单一。与此同时管理人员往往各自为政，资源无法有效共享，部分原始档案仍然停留在工作人员进行手工检索阶段。
2建筑安装工程档案信息化管理的优化控制措施
第一，加强档案信息化建设。对建筑企业的档案库房而言，虽然都安装密集架，不过还未能实现真正的自动化控制。通过应用自动化控制系统，在档案信息化系统当中明确档案的存放位置。借助于这一途径，档案管理工作人员就可以使用计算机来对工程档案进行控制与操作，同时提高档案利用的效率。企业应当尝试应用新型管理软件，从而及时实现档案共享，降低资金以及人力方面的投入，从而深层次处理档案管理过程当中发生的问题，集中汇编加工库房当中的资料。除此之外，企业还需要进一步扩大档案管理的内涵，从而实现不同部门之间的资源交流，为企业的各种决策提供信息服务。除了技术方面的改进之外，建筑按照企业需要转变意识。在严格把关建筑安装工程的同时，施工单位也应当高度重视档案管理工作，通过集中管理以及完善档案制度等途径来构建起完善系统的档案管理网络。在此过程当中需要做好档案材料形成以及整理的监控工作，确保收集得到的档案材料完整真实，从而为信息化管理提供前提条件。
第二，改进信息化管理系统。建筑安装企业应当升级完善已有的档案信息化系统。当前情况下，很多档案管理软件的应用范围都比较广泛，泛着这些软件的通用性不够理想。一方面这些软件的数据存储格式以及存储形式有着非常大的不同，另一方面在存储数据过程当中应用的数据库类型往往也各不相同。当前建筑安装企业应用的软件通常都可以完成系统登陆还有档案信息的删除、增加、修改以及查询等功能，不过仍然未能实现数据交换这一关键问题。这样一来就导致系统无法将来源不同的信息数据以统一方式来储存到数据平台当中从而实现档案的共享。这就要求建筑安装企业在分析自身档案管理特点的前提下，开发独立专门的信息化档案管理系统，通过系统的开发应用实现不同档案数据之间的交流与互动，同时在充分利用网络技术的基础上来实现网络化档案管理。
第三，提高工作人员能力。档案管理工作的专业性、复杂性以及准确性要求都比较高，因此工作人员一方面需要掌握档案管理专业知识，另一方面还需要熟悉相关学科知识。只有档案管理工作人员不断优化自身的业务能力、知识结构以及综合素质，改进算机设备的操作技能和应用水平，才可以不断提高档案管理的信息化水平。这就需要建筑按照企业通过不定期或者是定期方式来进行培训，通过专家讲解或者是专项讲座的方式，让工作人员通过培训不断改进自身综合能力。在此过程当中，企业也应当建立配套的考核方式，同时在考核标准当中对档案收集时间、质量以及技术等做出明确的规定，从而确保工作人员可以用优质合理的方式来完成档案管理。总而言之，建筑安装工程的档案对于施工管理有重要价值，档案管理需要综合考虑各个方面的因素，充分发挥信息化技术的优势，提高档案管理的系统化以及现代化水平，从而为工程管理提供可靠的依据。
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档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
