工程档案信息化建设

工程档案信息化建设

建筑安装工程档案信息化管理现状的研究方法有哪些？具体步骤是什么？情况
我国经济社会快速发展，带动了建筑安装工程行业的繁荣。在此过程当中，工程档案管理方面的存在的问题日益暴露出来。本文简要介绍工程档案信息化管理的现状，然后在此基础上探讨优化控制的措施。
档案信息化管理可以说是工程管理的重要内容。当前情况下，建筑安装企业对于业绩资料、证明资料的要求日益严格。因此建筑工程档案在管理过程当中应当采取相关措施，不断改进信息化管理的能力。
1建筑安装工程档案信息化管理现状
第一，信息化能力滞后。建筑安装工程的项目数量越来越多，管理档案也越来越复杂。工程档案的管理一方面需要完整储存，另一方面需要提高档案保存整理的效率，当前信息化系统无法有效满足档案管理的要求。比如大量档案要求大容量的数据库，已有的数据库容量不足，在工程后期容易发生数据库溢出问题。部分情况下还会发生数据矛盾，影响到档案的准确性以及真实性。
第二，信息化制度欠缺。信息化档案管理属于新兴的管理模式，制度还不够系统完善，无法有效贯彻执行。工作人员往往根据自身经验来负责档案收集与管理，因此往往不够系统科学。建筑安装工程过程当中通常侧重于施工进度的管理，但是忽视档案管理工作，导致工期以及档案资料不够同步。受物力资源以及人力资源的影响，同时考虑到建筑安装工程的施工周期比较长这一特点，设计档案的环节就应当考虑档案管理工作，确保档案覆盖工程的各个步骤。
第三，信息化意识落后。库房压力可以说是建筑安装工程在档案管理环节的重要问题，一方面需要解决方案减轻库房压力，另一方面需要增加信息存储的途径。传统上使用纸质材料存储档案，容易出现破损或者是老化问题，同时档案保护的措施比较有限，档案丢失问题屡见不鲜。在此过程当中，档案管理工作人员的重视程度也不够强。档案管理的自动检索效率较低，档案工程缺乏共享性以及系统性，信息化手段单一。与此同时管理人员往往各自为政，资源无法有效共享，部分原始档案仍然停留在工作人员进行手工检索阶段。
2建筑安装工程档案信息化管理的优化控制措施
第一，加强档案信息化建设。对建筑企业的档案库房而言，虽然都安装密集架，不过还未能实现真正的自动化控制。通过应用自动化控制系统，在档案信息化系统当中明确档案的存放位置。借助于这一途径，档案管理工作人员就可以使用计算机来对工程档案进行控制与操作，同时提高档案利用的效率。企业应当尝试应用新型管理软件，从而及时实现档案共享，降低资金以及人力方面的投入，从而深层次处理档案管理过程当中发生的问题，集中汇编加工库房当中的资料。除此之外，企业还需要进一步扩大档案管理的内涵，从而实现不同部门之间的资源交流，为企业的各种决策提供信息服务。除了技术方面的改进之外，建筑按照企业需要转变意识。在严格把关建筑安装工程的同时，施工单位也应当高度重视档案管理工作，通过集中管理以及完善档案制度等途径来构建起完善系统的档案管理网络。在此过程当中需要做好档案材料形成以及整理的监控工作，确保收集得到的档案材料完整真实，从而为信息化管理提供前提条件。
第二，改进信息化管理系统。建筑安装企业应当升级完善已有的档案信息化系统。当前情况下，很多档案管理软件的应用范围都比较广泛，泛着这些软件的通用性不够理想。一方面这些软件的数据存储格式以及存储形式有着非常大的不同，另一方面在存储数据过程当中应用的数据库类型往往也各不相同。当前建筑安装企业应用的软件通常都可以完成系统登陆还有档案信息的删除、增加、修改以及查询等功能，不过仍然未能实现数据交换这一关键问题。这样一来就导致系统无法将来源不同的信息数据以统一方式来储存到数据平台当中从而实现档案的共享。这就要求建筑安装企业在分析自身档案管理特点的前提下，开发独立专门的信息化档案管理系统，通过系统的开发应用实现不同档案数据之间的交流与互动，同时在充分利用网络技术的基础上来实现网络化档案管理。
第三，提高工作人员能力。档案管理工作的专业性、复杂性以及准确性要求都比较高，因此工作人员一方面需要掌握档案管理专业知识，另一方面还需要熟悉相关学科知识。只有档案管理工作人员不断优化自身的业务能力、知识结构以及综合素质，改进算机设备的操作技能和应用水平，才可以不断提高档案管理的信息化水平。这就需要建筑按照企业通过不定期或者是定期方式来进行培训，通过专家讲解或者是专项讲座的方式，让工作人员通过培训不断改进自身综合能力。在此过程当中，企业也应当建立配套的考核方式，同时在考核标准当中对档案收集时间、质量以及技术等做出明确的规定，从而确保工作人员可以用优质合理的方式来完成档案管理。总而言之，建筑安装工程的档案对于施工管理有重要价值，档案管理需要综合考虑各个方面的因素，充分发挥信息化技术的优势，提高档案管理的系统化以及现代化水平，从而为工程管理提供可靠的依据。

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档案信息化建设的主要内容包括哪些方面

　　档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
　　1、 基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
　　2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
　　3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
　　4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
　　5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

水利工程技术档案信息化管理简述？

从水利工程管理单位档案管理的流程来看，水利工程技术档案一般分为收集、整理和归档，水利工程项目实施过程对信息技术的广泛应用，特别是计算机和网络广泛运用，更多的技术文件从项目实施计划表、项目开工审批、项目验收、项目决算、项目归档等都直接在电脑上操作，无纸化办公出现的电子文件、图像文件、图形文件等，传统的水利技术档案管理系统已经不能满足当前形势的需求，对工程技术档案的管理提出了更高的要求。
目前，水利工程技术档案管理的现状是：
（一）技术纸质档案完善。从江苏省水利工程管理单位档案管理的调研中发现，水利工程技术纸质档案比较完善，这得益于工程基本建设程序的规范化程度，工程竣工验收必须先验收工程技术档案，使得工程技术档案的齐全、完整。
（二）信息化管理起步。现在江苏省的水利工程管理单位档案管理普遍使用了档案管理系统，一般是由江苏省档案局或是地级市档案局开发的两种，其中也有技术档案管理的相关应用。
（三）信息化建设意识初具。由于档案纸质件的完善和信息化管理软件的完善，现在水利工程管理单位所聘用的档案管理人员都以高学历、精通计算机应用的年轻人为主，已经初步具备一些档案信息化建设的意识。
二、水利工程技术档案信息化管理过程中发现的主要问题
目前，水利工程内部技术档案信息化建设开始使用计算机开展档案信息的存放、检索，增加了档案利用的查找效率和准确度，但是依然出现了一些需要解决的问题：
（一）水利档案管理信息化管理意识不强。长期以来，水利工程建设、管理部门一直比较注重工程技术纸质档案的管理，而在新形势下，对技术档案信息化管理工作从未进行过专门、系统研究，无论从档案形成的流程，还是从档案信息化管理系统的开发，都缺乏最基本信息化管理意识。
（二）水利档案管理信息化流程不完整。当前，水利技术档案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技术档案形成的环节只是部分实现了信息化，而不是整个流程；另一方面，水利技术档案的资料只是个别实现了信息化，而不是全部资料，这造成档案信息化整个流程的不完整。
（三）档案信息化系统兼容性不高。水利工程技术档案的内容涵盖了工程研究、设计、招投标、审查、施工、竣工验收、备案、监理等各个环节，涉及的专业、部门众多，这造成每个专业、每个部门所采用的软件和系统都不一样，档案信息化系统难以兼容这么多的软件形成的资料，缺乏统一的标准。
（四）档案信息化管理应用不多。虽然当前档案管理系统中涵盖了部分技术档案管理功能，但是由于技术档案管理功能的单一和应用不便，还仅能提供简单检索和查找，在技术档案的调档和图纸查阅中，还不能提供完整的资料信息，这也造成技术档案应用时往往还是查找纸质图纸和技术资料。
三、水利工程技术档案信息化管理系统完善的几点建议
技术档案信息化建设的主要作用在于：确定技术档案信息化管理的规则、开发档案管理应用软件，注重电子文件档案的管理，确保电子文件、电子档案的完整、齐备、规范，有效利用区域网络和全国档案信息网络。
（一）水利工程技术档案信息化管理系统要实现系统化要以档案行业管理部门为主，推动水利工程技术档案信息化管理系统的系统化建设，在深入调研可研、规划、设计、招投标、施工、验收、质监、监理等每个部门的软件应用情况，从档案管理和应用便捷、高效的角度出发，对档案管理软件特别是水利工程技术档案的形成、整理、存档、查阅、应用等功能进行系统化整合，促进整个流程的系统化。
（二）水利工程技术档案信息化管理系统要实现标准化信息的共享与网络的沟通依靠于同一的要求和准则，各种数据沟通、档案信息的利用，网络平台的链接等，都必须制定一系列完善的标准来加以规定，经过制定和构建一套可具操作性、高效便捷的从信息收集、整理、加工、存放到档案资源的运用的标准机制，保证档案管理信息化的顺利完成。同样，水利工程技术档案管理也需要统一的标准，比如，对技术档案中文档的存储格式、图纸的存储格式、查阅的显示格式、应用借阅的方式等都应进行统一标准。
（三）一要以制度来推动档案信息资源建设，利用数字化、网络化技术方式构建各种规范化、标准化可分享的数据库；二要以制度来促进档案基础平台构建，档案网络构建和管理系统的研发运用，积极引入技术档案管理系统，从而实现技术档案信息资源共享的界面，达到档案信息化传输的网络化形式；三要以制度来提升管理人员的管理水平，使档案管理人员积极引入最新的管理方式和信息化的技术设施运用到档案管理中，达到档案管理信息化、多样化，保证技术档案内容准确和全面，为技术档案有效发挥其作用提供准去的信息支撑。
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