代建办监理档案管理办法
一、总则
为规范施工单位施工工程建设中的监理档案管理,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案管理条例》等有关法律法规,制定本办法。
二、监理档案的管理
1、施工单位在施工工程建设中,应当建立监理档案,由施工单位负责管理。
2、监理档案应当包括项目管理类、技术类、质量类、安全类、经济类、设备类等档案,并将相关档案按照规定的类别进行归档。
3、施工单位应当按照规定的类别,定期更新监理档案,并将最新的监理档案放入档案室中,按照规定的格式进行存档。
三、管理职责
1、施工单位应当负责管理监理档案,定期更新档案,并将档案存放在档案室中。
2、施工单位应当定期检查监理档案,及时发现并解决问题。
3、施工单位应当对监理档案进行安全保护,防止档案遭受损坏或丢失。
四、监理档案的使用
1、施工单位可以根据需要,使用监理档案,但应当按照规定的程序进行使用。
2、施工单位可以将监理档案提供给有关部门使用,但应当按照规定的程序进行使用。
3、施工单位应当对监理档案的使用情况进行记录,并保存相关记录。
五、监理档案的保管
1、施工单位应当按照规定的程序,妥善保管监理档案,并建立档案室,专门用于存放监理档案。
2、施工单位应当定期检查监理档案,及时发现并解决问题。
3、施工单位应当对监理档案进行安全保护,防止档案遭受损坏或丢失。
六、监理档案的销毁
施工单位应当按照规定的程序,及时销毁过期的监理档案。
关于规范编报城市建设工程档案的通知各建设、施工、监理单位:为及时、规范编报城市建设工程档案和加强业务指导工作,确保工程档案的齐全
法律依据:
《中华人民共和国档案法》
第八条国家档案主管部门主管全国的档案工作,负责全国档案事业的统筹规划和组织协调,建立统一制度,实行监督和指导。
县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作,对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案,并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。
第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
中央国家机关根据档案管理需要,在职责范围内指导本系统的档案业务工作。
第十条中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。
第一章 总 则第一条 为了加强城建档案管理,发挥城建档案在城乡规划、建设、管理中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》等法律、法规,结合本市实际,制定本办法。第二条 本市行政区域内城建档案的形成、管理、利用及其监督活动适用本办法。第三条 本办法所称城建档案,是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的,对城乡建设和发展具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同载体形式的记录资料。第四条 城建档案应当集中管理、分级保管、异地备份,并规范整理、完整保存、有效利用。第五条 市、县(市)、铜山区、贾汪区人民政府应当加强对城建档案管理工作的领导,将城建档案事业发展所需经费列入财政预算,保障城建档案事业与经济社会发展相协调。第六条 城建档案行政主管部门(城乡规划主管部门或者建设行政主管部门)负责本行政区域内城建档案管理工作,业务上接受同级档案管理部门的监督、指导。城建档案管理机构具体负责本行政区域内城建档案的日常管理工作。人民政府其他有关部门应当在各自职责范围内做好城建档案管理工作。第七条 从事城建档案管理工作的人员应当具备相应的专业知识,并按照国家和省有关规定,取得相应资格。镇人民政府、街道办事处应当设立村镇建设档案室,配备专(兼)职工作人员,负责村镇城建档案的管理工作。工程建设、施工、监理单位应当设立档案室并配备专(兼)职档案人员,收集和管理本单位的城建档案。第二章 城建档案的报送与接收第八条 负有城建档案移交义务的单位和个人,应当向城建档案管理机构移交下列档案:
(一)建设工程档案:
1.工业、民用建筑工程档案;
2.市政基础设施工程档案;
3.公用基础设施工程档案;
4.城市交通基础设施工程档案;
5.园林建设、风景名胜建设工程档案;
6.市容环境卫生设施建设工程档案;
7.城市防洪、抗震和人防工程档案;
(二)城乡地下建筑物、构筑物以及供水、排水、燃气、热力、电力、通讯、电信、有线电视、工业等各类管线工程档案,军事禁区、军事管理区范围内的地下管线和隐蔽工程除外;
(三)城乡建设各专业主管部门(包括城乡规划、建设、人防、房管、园林、风景名胜、市容等部门)形成的业务管理和业务技术档案;
(四)城建档案管理机构认为具有保存价值的其他城乡建设档案。
前款所称负有城建档案移交义务的单位和个人,包括建设工程的勘察、设计、施工和监理单位,建设单位,城乡建设各专业主管部门以及其他形成城建档案的单位和个人。第九条 城建档案应当报送原件,并按照国家规范要求以纸质、电子、声像等形式报送。第十条 建设单位或者个人应当在建设工程竣工验收合格之日起六个月内,向城建档案管理机构移交符合本办法规定的建设工程档案;建设工程档案不齐全的,应当在七日内补充完善。第十一条 停建、缓建工程的档案,暂由建设单位保管。不具备保管条件的,可以委托工程所在地城建档案管理机构保管。
被撤销的单位所形成的建设工程档案,应当向其上级主管机关或者建设工程所在地城建档案管理机构移交。第十二条 移交的城建档案符合要求的,城建档案管理机构接收后,应当出具建设工程档案接收的书面证明。
不动产登记部门在办理不动产登记时,应当查验建设工程档案接收证明。第十三条 城建档案管理机构应当参与并指导本级人民政
府确定的重点建设工程和重大公共基础设施建设工程档案的编制、整理工作,确保建设工程档案准确、完整并及时归档。第十四条 建设单位或者个人应当在申请办理建设工程规划许可证前,到城建档案管理机构查询地下管线工程档案,取得地下管线现状资料。第十五条 地下管线工程竣工验收前,建设单位或者个人应当向城建档案管理机构移交下列地下管线资料:
(一)地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、电子文件及声像资料;
(二)标注城市坐标及高程的地下管线竣工图等测量成果。
住宅小区、厂区、校区以及机关单位区域内的地下管线工程,由建设单位汇总后与房屋建设工程档案一并移交城建档案管理机构。
第一章 总则第一条 为了加强城建档案管理,充分发挥城建档案在城乡规划、建设、管理中的作用,促进我省社会、经济和文化发展,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合本省实际,制定本办法。第二条 在本省行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人,应当遵守本办法。
本办法所称城建档案,是指在城市和乡镇规划、建设和管理活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录,以及相关的资料。第三条 城建档案工作按照集中统一管理的要求,确保城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第四条 各级人民政府应当加强对城建档案工作的领导,保障城建档案工作与城乡建设事业协调发展。第五条 县级以上人民政府建设行政主管部门(或者城市规划行政主管部门,下同)负责本行政区域内城建档案管理工作,并接受同级档案行政主管部门的监督和指导。其主要职责是:
(一)组织实施有关城建档案管理的法律、法规、规章和政策;
(二)编制并组织实施城建档案事业规划和工作计划;
(三)制定、实施城建档案工作的具体业务标准和技术规范;
(四)负责城建档案工作的业务监督和指导;
(五)组织并指导城建档案工作的理论研究和科研工作,负责城建档案工作人员的业务培训。
乡镇人民政府负责本行政区域内城建档案管理工作。第六条 县级以上人民政府建设行政主管部门的城建档案馆(室),是集中管理城建档案的事业机构,负责本行政区域内城建档案的接收、收集、整理、保管和利用等业务工作,并对城建档案的形成、管理等工作进行技术业务指导。第七条 从事城建档案工作的人员应当忠于职守,遵守纪律,保守秘密,具备相应的专业知识,并按照国家和省有关规定,取得上岗资格。第二章 城建档案的移交第八条 城建档案馆(室)应当接收的城建档案的范围包括:
(一)建设工程档案,包括各类新建、改建、扩建和恢复建设的土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程(军事建设工程、农民自建低层住宅、抢险救灾及其他临时性房屋建筑除外)等档案;
(二)城乡规划、建设、管理过程中形成的业务管理档案和业务技术档案;
(三)有关城乡规划、建设、管理的基础资料和科学研究成果;
(四)其他具有保存价值的城建档案。
各市建设行政主管部门可以结合本地实际情况确定城建档案馆(室)接收城建档案的具体内容,并报省建设行政主管部门和省档案行政主管部门备案。第九条 应当由城建档案馆(室)接收的城建档案,其形成单位按照下列时限移交:
(一)建设工程档案在工程项目竣工验收后3个月内移交;
(二)村镇建设工程档案在村镇建设工程竣工验收后3个月内移交;
(三)业务管理档案和业务技术档案在本单位保管1至5年后及时移交;
(四)其他城建档案按照省建设行政主管部门规定的时限移交。
前款所列第(一)、(三)、(四)项城建档案,向项目所在地城建档案馆(室)移交;第(二)项城建档案,向项目所在地乡镇人民政府村镇建设管理部门移交。
属于第八条规定范围的跨行政区域建设工程形成的城建档案由其共同的上一级城建档案馆(室)接收。第十条 不属于第八条规定范围的城建档案,由形成单位按照规定要求进行整理和保管,并在规定时限内向城建档案馆(室)报送所保存的城建档案目录。第十一条 向城建档案馆(室)移交的城建档案应当完整准确、图形清晰、字迹工整,有利于长久保存。案卷质量应当符合《江苏省城建档案案卷质量标准》规定的要求。第十二条 各类建设工程均应当编制建设工程档案并进行登记,实行建设工程档案责任制。第十三条 工程项目发包、承包和监理等单位在签订建设工程合同时,应当明确收集、编制、移交建设工程档案的责任、要求等内容。
在工程实施过程中,建设单位、施工单位和监理单位应当明确专人负责档案管理工作。
施工单位应当按照国家和省有关规定以及合同的约定,编制、移交建设工程竣工图及其他建设工程档案。承包单位向建设单位提交竣工验收报告时,应当附有建设工程竣工图及其他建设工程档案。监理单位应当及时收集、整理在工程建设监理过程中形成的档案,并在竣工验收前移交建设单位。
第一章 总 则第一条 为了规范城乡建设档案管理,有效收集、保护和利用城乡建设档案,根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规,结合本市实际,制定本办法。第二条 本办法适用于本市行政区域城乡建设档案的收集、整理、移交、接收、保护、利用和管理等相关活动。
本办法所称城乡建设档案是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。第三条 市城乡建设档案行政管理部门负责全市城乡建设档案工作,其所属的城乡建设档案机构具体负责城乡建设档案的日常管理工作,业务上接受同级档案行政主管部门的监督、指导。
县(市)、上街区城乡建设档案行政管理部门负责本行政区域城乡建设档案监督管理工作。
城乡建设、城市管理、生态环境、水利、交通运输、文物、人防等部门,在各自职责范围内做好城乡建设档案的相关管理工作。第四条 市、县(市)、上街区人民政府应当加强城乡建设档案管理工作的领导,保障城乡建设档案馆库建设、人员配置、管理经费等适应城乡建设发展的需要。第五条 市城乡建设档案行政管理部门应当采用先进技术和设备整合城乡建设档案信息资源,实现城乡建设档案的信息共享和综合利用。第二章 收集归档第六条 城乡建设档案包括建设工程档案、业务管理和业务技术档案、基础资料档案。
房地产权属档案管理,按照国家有关规定执行。第七条 建设工程档案包括:
(一)工业、民用建设工程档案;
(二)市政、公用基础设施、市容环境卫生设施建设工程档案;
(三)园林绿化、风景名胜建设工程档案;
(四)文物古迹保护建设工程档案;
(五)交通、水利建设工程档案;
(六)防洪、抗震、人防等防灾建设工程档案;
(七)地下管线建设工程档案;
(八)国家、省、市规定的其他建设工程档案。
业务管理和业务技术档案包括规划、建设、国土资源、住房保障、园林、人防等部门形成的具有长期或者永久保存价值的业务管理和业务技术材料。
基础资料档案包括有关城乡规划、建设及其管理的政策、法规、科学研究成果和城市历史、自然、人文、经济等方面具有保存价值的基础资料。第八条 市城乡建设档案行政管理部门应当明确建设工程档案归档标准和要求,制定接收和整理规范,并向社会公布。第九条 建设单位作为建设工程档案管理的责任主体,应当建立健全建设工程档案工作制度,落实岗位责任,并对建设工程档案的真实性、准确性负责。第十条 建设单位应当做好以下城乡建设档案管理工作:
(一)指导勘察、设计、施工、监理等单位收集、整理、编制和移交建设工程档案,明确归档质量、移交时限、违约责任等;
(二)组织建设工程档案专项验收,对建设工程档案进行汇总和移交;
(三)按照规定管理本单位建设工程档案。第十一条 建设单位应当按照国家有关规定组织勘察、设计、施工、监理等有关单位进行竣工验收,并在建设工程竣工验收后六个月内向城乡建设档案机构移交建设工程档案;法律、法规对建设工程档案移交期限另有规定的除外。
未按期竣工的建设工程,可以将已建成部分的档案移交城乡建设档案机构。第十二条 移交的建设工程档案应当符合建设工程档案接收和整理规范要求;不符合要求的,城乡建设档案机构应当一次性告知建设单位需要改正的内容。第十三条 城乡建设档案机构对建设工程档案的真实性、准确性有异议的,应当由建设单位作出书面说明,并可以提请相关部门依法调查处理。第三章 保护利用第十四条 市、县(市)、上街区城乡建设档案行政管理部门应当加强城乡建设档案的保护和利用,统一标准,分级管理,建立城乡建设档案动态管理机制。
城乡建设档案机构应当建立健全城乡建设档案管理制度,开发档案信息资源,及时公布档案目录。第十五条 城乡建设档案管理应当符合下列规定:
(一)馆库建设符合档案馆(室)建设标准;
(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备恒温、恒湿、防盗、防火、防鼠、防尘、防磁、防光、防有害气体等必要设施;
(三)需要永久保存的档案,采取科技手段、运用信息技术备份保存和保护;
(四)电子文件档案的载体存放环境应当符合信息安全要求,重要的进行异地备份;
(五)建立档案资料目录库、信息库,汇编档案综合信息。