监理单位档案管理体系
The archive management system of the supervision unit
监理单位档案管理体系是一种完整的档案管理体系，用于管理监理单位的档案，以保证档案的准确性、完整性和及时性。该档案管理体系包括档案收集、存储、保管、使用和销毁五个环节。
档案收集是档案管理体系的第一步，是指监理单位收集、整理和归档档案的过程。档案应当按照规定的类别、编号和档案类型进行收集，以确保档案的准确性。
档案存储是指将收集的档案放置在档案室或档案柜中，以便日后使用。档案应当按照类别、编号或档案类型进行分类，并保管在安全、清洁、干燥的环境中，以确保档案的完整性。
档案保管是指在档案存储期间，采取有效措施，妥善保管档案，以确保档案的安全性和完整性。
档案使用是指在档案保管期间，根据需要，适当使用档案，以保证档案的及时性。
档案销毁是指在档案使用期满后，按照有关规定，按照规定的程序和方法销毁档案，以确保档案的安全性。
The archive management system of the supervision unit is a complete archive management system used to manage the archives of the supervision unit to ensure the accuracy,completeness and timeliness of the archives.The archive management system includes five links,namely,archive collection,storage,custody,use and destruction.
Archive collection is the first step of the archive management system,which refers to the process of collecting,sorting and filing archives by the supervision unit.The archives should be collected according to the specified categories,numbers and types of archives to ensure the accuracy of the archives.
Archive storage refers to the placement of collected archives in the archive room or filing cabinet for future use.The archives should be classified according to categories,numbers or types of archives and kept in a safe,clean and dry environment to ensure the completeness of the archives.
Archive custody means taking effective measures to properly keep the archives during the storage period to ensure the security and completeness of the archives.
Archive use refers to the proper use of archives according to the needs during the custody period to ensure the timeliness of the archives.
Archive destruction refers to the destruction of archives according to the relevant regulations,procedures and methods after the expiration of the archive use period to ensure the security of the archives.
专案的档案管理步骤是什么
首先制定归档管理制度,包括归档范围,归档时间,归档责任人等其次制定档案的管理制度,包括分类编号制度,档案工作人员的具体职责等.再次,制定档案的保密、利用等制度。接下来就是要买档案整理的各种工具，斜口插、档案盒、切纸机、胶水、小刀、号码机、打孔机等。最后就是依照上述制度，利用所买工具整理档案。
建设监理档案暂行管理办法
为了系统完整地的保存和科学地管理我所的建设监理档案，根据本所《监理工作管理规定》和国家《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》的有关规定，结合本所的具体情况，制定本办法。
第一条建设监理档案，是指我所在对受托建设项目实施监理的过程中形成的各种文字材料、图纸、图表、照片、音像记录等技术文件的总称。是我所全体工程技术人员和管理人员的.劳动成果和智慧结晶，也是我所对监理的建设项目实施专业化管理和科学控制的真实记录。它对我所的业务拓展和进一步发展具有极其重要的意义。
第二条建设工程文件的归档包括两方面含义：一是项目监理机构将监理过程中形成的文件向本所监理部移交；二是项目监理机构将监理过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。
第三条监理档案的形成、收集、整理责任人是项目总监理工程师。项目总监理工程师应在项目竣工验收后的一个月内，将根据本办法整理的监理文件完整地移交给监理部，由监理部进一步编目、组卷、装订并保存。只有合格地完成了归档工作，项目的监理工作才算告一段落。
第四条为便于监理档案的编制和查阅，监理文件的分类和编码统一规定如下：每一份监理文件均采用一组九位代码来表示，例如：
D J 2 0 1 0 2 0 1
第1位：D含义是“档案”类，以区别于“图书”“资料”；
第2位：填写字母J或S。J含义是“建筑安装工程”；S含义是“市政基础设施工程”；
第3位：表示文件的大类，以数字来表示。“1”代表工程准备阶段文件；“2”代表监理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工图；“5”代表竣工验收文件；
第4、5位：表示文件的小类，以阿拉伯数字编码。编制人按照《建设工程文件归档整理规范》中的附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》（以下简称附录A）的顺序编号；如“立项文件”为1、“建设用地、征地、拆迁文件”为2等等。
第6、7位：表示文件属类，是小类项下的分项，依照附录A中“○”的数字编写，如不划分属类时可分别填写“0”、“0”。
第8、9位：为文件流水号。
本例代码含义为：建筑安装工程挡案—监理文件—监理规划—监理实施细则一份。
第五条一切依法监理的证明文件和监理质量的证明文件及作为监理成果的结论性文件，均应属于归档范围。具体内容如下：
1工程项目监理机构及负责人名单；
2施工合同文件及委托监理合同；
3勘测设计文件；
4施工许可证和安全许可证；
5监理规划、监理实施细则；
6分包单位资格报审表；
7设计交底及图纸会审会议纪要；
8施工组织设计（方案）、专项施工方案、安全施工组织设计报审表；
9工程开工/复工报审表、工程开工/工程暂停令；
10测量核验资料；
11工程进度计划及控制资料；
12工程材料、购配件、设备的质量证明文件及检查、试验资料；
13施工试验资料；
14设计变更和工程变更资料；
15隐蔽工程验收记录；
16工程计量单和工程支付证书；
17监理工程师通知单、监理工作联系单、会议纪要、往来函件；
18各种报验申请表；
19监理日记、监理月报；
20质量缺陷和质量事故的处理文件；
21检验批、分项（子分项）、分部（子分部）、单位工程的验收资料；
22索赔文件资料；
23竣工结算审核意见书；
24工程项目施工质量评估报告等专题报告；
25监理工作总结；
26鉴于每个项目具体情况不同，归档资料不一定都如上所列齐全，但绝不能少于附录A中规定监理单位应保存的文件内容。
第六条归档的工程文件应为原件，其幅面尺寸为A4幅面。
第七条监理档案的保存期限和密级从《建设工程文件归档整理规范》的规定。
第八条监理档案应有专人保管；监理档案的到期销毁必须经所主管领导批准并登记造册，由指定人员见证销毁。
第九条外单位来所查阅或复印档案资料，须持单位介绍信，并经所主管领导批准。有密级的档案一般不外借。如工作需要确需借阅时，须经所主管领导批准。
如何做好监理文件档案资料管理各环节工作
监理过程实质上是信息资料管理的过程，监理工作的主要方法是控制，控制的基础是信息。监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作，是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作，是“三控制、两管理、一协调”中的重要内容之一。
随着改革的不断深入，信息资料管理的作用显得越来越重要。管好用好监理信息，能够促进监理工作的开展，对搞好监理工作具有极大的推动作用。因此在项目监理机构中一般都配备专人(专职或兼职)负责监理资料管理工作。下面根据本人在参与工程项目监理资料管理的实践，谈谈个人的认识。
一、监理信息管理的目的及内容
信息管理是指在工程建设过程中，监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息，更好地指导工程建设。
信息管理的内容包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等。文件信息主要是在工程建设过程中，上级有关部门的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文件。档案信息主要是在各种文件办理完成后，根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理，根据文件的作者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。
监理报表信息主要有开工报表、监理工程师检查记录表、监理工程师通知单、质量管理用报表、计量与支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工程师常用报表，反映了监理工作的开展及工程进展情况，是监理工程师进行决策的重要依据。
二、监理信息资料的特点
1.监理信息来源的广泛性。监理信息资料来自于业主单位、承建单位以及建立组织内部的各个部门；来自设计、招标、实施等各个阶段的各个单位乃至各个专业；来自质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。如果信息收集不完整、不准确、不及时，必然影响到监理工程师判断和决策的正确性、及时性。
2.信息量大。由于监理信息资料牵涉面广、协作关系复杂，使得监理工作涉及大量的信息。监理工程师不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准规范，而且要掌握工程建设各个方面的信息。既要掌握计划的信息，又要掌握实际进度的信息，还要对他们进行对比分析。
3.动态性强。监理信息资料管理的过程是一个动态的过程，监理工程师实施的控制也是动态控制，因而大量的监理信息都是动态的，这就需要及时的收集和处理。
4.有一定的范围和层次。业主委托的范围不一样，监理信息也不一样。工程实施过程中，会产生很多信息，但并非都是监理信息，只有那些与监理工作有关的信息才是监理信息。不同的工程项目，所需的信息既有共性，也有个性。另外，不同的监理组织和监理组织的不同部门，所需的信息也不同。
5.信息的系统性。监理信息资料是在一定的时间和空间范围内形成的，与监理活动密切相关。而且，监理信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。
三、监理信息资料管理的重要性
1.监理信息资料是工程建设过程的记录，是监理在工作中可查询的文字依据，是对工程评估验收的依据。
项目建设在整个实施过程中，每天都发生各种各样的情况。在监理工作中，大量监理记录包括质量记录、工程计量、工程款等渗透到监理工作的各个方面，及时将这些监理信息进行收集、整理，形成文字的资料是监理工程师进行目标控制的基础和客观依据。监理工程师充分利用监理资料解决矛盾，处理纠纷，协调各种关系，促使目标的实现。
监理信息的收集就是将监理工作中发生的原始数据收集起来，是重要的基础工作。因此，一定要尽可能的全面，尽可能的准确。资料的整理是将收集到的原始数据、资料经过科学、系统的整理、归档，进行必要的统计分析，形成文字的资料，并根据监理工程师的需要及时提供。
监理工程师就可依据这些资料迅速地作出判断，解决工程实施中的问题。实践证明凡经过科学、系统整理提供给监理工程师的信息资料就能较好的对问题作出准确的判判；相反，提供给监理工程师的资料杂乱、零散，监理工程师就难以对问题作出准确的判断，更谈不上作出准确的决判。
合同管理是贯穿监理工作始终的一项中心任务，在工程实施的过程中或工程完工后，往往会出现一些争议的问题。如经业主同意补签的工程计量，往往承包单位报的量偏大而且提供的依据不足，此时监理根据平日在监理日志或监理检测记录、监理通知、监理旁站记录等记载可以较准确的提供依据，作出合理的审核结果。
同样，对一些问题的描述也可通过查询监理资料作出较全面准确的评价。当然，监理最终的质量评估报告的结论意见，一是依据施工单位自检结果和监理抽检结果，二是通过专业检测，试验单位提供的检测数据，三是对施工过程控制的评价。其中一、三都是依据监理资料提供数据、文字的记载得出的结论。
2.监理资料是工程在交付试验
如何加强水利部门的档案管理
1、提高对基层水利档案的认识。水利档案管理机构应深入基层水利部门，搞好档案法规的宣传，提高基层水利工作者的认识。要灵活运用各种方式，如配发宣传手册、现场讲解宣传，提高一线档案管理人员的业务水平；主管部门应督促下属单位健全档案管理制度，进行合理的工作分工，明确各自职责，形成行之有效的监管监督体制。
2、建立专门的水利工程管理机构。单位管理者应指派专人来负责水利工程的档案管理工作，努力实现“统一领导”、“协调配合”、“专人负责”的管理模式，如果是尚未具备设置专门的档案管理部门，可以先行安排一名专业的工程档案管理人员进行管理；
若完全有实力创建一个专门独立的水利工程档案管理部门的单位，应全部按照专业的专职档案管理人员。同时应注意与施工部门人员做好协调工作，将水利工程档案管理工作真正的融入到施工建设的全过程中。
3、提高管理人员的专业素质。水利档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案管理体系，有的放矢地要求水利工程专业技术人员及时归档，更好地做好水利档案管理工作。
为此，要加强水利工程档案管理人员的业务培训，提高他们的档案管理水平，打造一支优秀的水利工程建设项目档案工作队伍，使水利档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。
4、改变管理方式，丰富收集手段。根据不同水利工程特点，拓宽档案收集渠道，变被动为主动收集档案资料，采取灵活多样的收集手段，适应水利工程档案管理的要求。对建设周期较长的大型水利工程档案收集，应与施工现场资料员及其他施工部门保持联系，及时沟通，随时掌握水利工程进展情况，分阶段催收档案资料，尽量避免原始档案资料遗失，从而保证工程档案的完整性和连续性。
对建设周期较短的小型水利工程档案的收集，采取追踪收集的办法，主动到施工现场了解施工进度，及时掌握施工信息，指导和督促施工现场资料员，有针对性地收集档案资料，从而保证档案资料的完整性。
5、加强枢纽工程档案规范化管理。作为水利枢纽工程建设单位,为实现档案管理规范化,根据国家《档案法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规,制定枢纽工程《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案管理人员岗位责任制》等管理规定,并严格按照执行,使水利枢纽工程档案从产生到形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性负责。枢纽工程建立了档案统计台帐,做到了帐实相符,做到查阅、借阅有登记,利用效果有记载,使档案业务管理工作井然有序。
