监理单位档案管理制度
一、编制目的
本制度旨在规范监理单位档案管理工作，确保档案信息的真实、完整、准确，保证档案的安全、有效保管，为档案的使用、管理提供依据。
二、适用范围
本制度适用于监理单位的档案管理工作。
三、档案管理范围
1.档案管理范围包括监理单位的财务档案、人事档案、技术档案和其他档案。
2.财务档案包括财务报表、财务报告、财务收支情况、发票、财务凭证等。
3.人事档案包括员工档案、劳动合同、工资单、考勤记录、职称证书、培训记录等。
4.技术档案包括设计文件、技术报告、施工记录、质量检测报告等。
5.其他档案包括合同、招投标文件、投诉处理文件等。
四、档案管理程序
1.档案的归档：档案归档时，应按照档案类别、档案编号、档案时间等进行分类整理，并编写档案目录，以便查找。
2.档案的保存：档案应存放在安全、干燥、通风、温度适宜的地方，并做好防虫、防潮、防火等防护措施。
3.档案的使用：档案的使用只能由授权的人员进行，档案的使用必须签字确认，并做好使用记录。
4.档案的销毁：档案到期后，应按照规定的时间进行销毁，并做好销毁记录。
五、责任分工
1.档案管理负责人负责制定档案管理制度，定期检查档案管理工作，负责档案的保存、使用和销毁工作。
2.档案管理人员负责档案的归档、保存、使用和销毁工作，并做好档案的管理记录。
3.其他部门负责按照规定的时间将档案交给档案管理人员，并做好档案的使用记录。
六、违规处理
对违反本制度的行为，将依据公司的规章制度进行处理。
建设监理档案暂行管理办法
为了系统完整地的保存和科学地管理我所的建设监理档案，根据本所《监理工作管理规定》和国家《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》的有关规定，结合本所的具体情况，制定本办法。
第一条建设监理档案，是指我所在对受托建设项目实施监理的过程中形成的各种文字材料、图纸、图表、照片、音像记录等技术文件的总称。是我所全体工程技术人员和管理人员的.劳动成果和智慧结晶，也是我所对监理的建设项目实施专业化管理和科学控制的真实记录。它对我所的业务拓展和进一步发展具有极其重要的意义。
第二条建设工程文件的归档包括两方面含义：一是项目监理机构将监理过程中形成的文件向本所监理部移交；二是项目监理机构将监理过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。
第三条监理档案的形成、收集、整理责任人是项目总监理工程师。项目总监理工程师应在项目竣工验收后的一个月内，将根据本办法整理的监理文件完整地移交给监理部，由监理部进一步编目、组卷、装订并保存。只有合格地完成了归档工作，项目的监理工作才算告一段落。
第四条为便于监理档案的编制和查阅，监理文件的分类和编码统一规定如下：每一份监理文件均采用一组九位代码来表示，例如：
D J 2 0 1 0 2 0 1
第1位：D含义是“档案”类，以区别于“图书”“资料”；
第2位：填写字母J或S。J含义是“建筑安装工程”；S含义是“市政基础设施工程”；
第3位：表示文件的大类，以数字来表示。“1”代表工程准备阶段文件；“2”代表监理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工图；“5”代表竣工验收文件；
第4、5位：表示文件的小类，以阿拉伯数字编码。编制人按照《建设工程文件归档整理规范》中的附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》（以下简称附录A）的顺序编号；如“立项文件”为1、“建设用地、征地、拆迁文件”为2等等。
第6、7位：表示文件属类，是小类项下的分项，依照附录A中“○”的数字编写，如不划分属类时可分别填写“0”、“0”。
第8、9位：为文件流水号。
本例代码含义为：建筑安装工程挡案—监理文件—监理规划—监理实施细则一份。
第五条一切依法监理的证明文件和监理质量的证明文件及作为监理成果的结论性文件，均应属于归档范围。具体内容如下：
1工程项目监理机构及负责人名单；
2施工合同文件及委托监理合同；
3勘测设计文件；
4施工许可证和安全许可证；
5监理规划、监理实施细则；
6分包单位资格报审表；
7设计交底及图纸会审会议纪要；
8施工组织设计（方案）、专项施工方案、安全施工组织设计报审表；
9工程开工/复工报审表、工程开工/工程暂停令；
10测量核验资料；
11工程进度计划及控制资料；
12工程材料、购配件、设备的质量证明文件及检查、试验资料；
13施工试验资料；
14设计变更和工程变更资料；
15隐蔽工程验收记录；
16工程计量单和工程支付证书；
17监理工程师通知单、监理工作联系单、会议纪要、往来函件；
18各种报验申请表；
19监理日记、监理月报；
20质量缺陷和质量事故的处理文件；
21检验批、分项（子分项）、分部（子分部）、单位工程的验收资料；
22索赔文件资料；
23竣工结算审核意见书；
24工程项目施工质量评估报告等专题报告；
25监理工作总结；
26鉴于每个项目具体情况不同，归档资料不一定都如上所列齐全，但绝不能少于附录A中规定监理单位应保存的文件内容。
第六条归档的工程文件应为原件，其幅面尺寸为A4幅面。
第七条监理档案的保存期限和密级从《建设工程文件归档整理规范》的规定。
第八条监理档案应有专人保管；监理档案的到期销毁必须经所主管领导批准并登记造册，由指定人员见证销毁。
第九条外单位来所查阅或复印档案资料，须持单位介绍信，并经所主管领导批准。有密级的档案一般不外借。如工作需要确需借阅时，须经所主管领导批准。
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监理单位档案管理制度
《监理资料管理制度》要点：
（一）、城建档案管理规定
1、《统一用表》必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆；
2、签署人签名采用惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章；
（二）、收文程序
来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档
1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；
2、按照文件规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上。
（三）、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理
第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→返回发文单位
第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；
专业监理工程师（监理员）传阅→项目总监(总监代表)批准→转发有关单位
第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→盖章→返回发文单位
第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→归档
第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件。
专业签阅→归档
（四）、发文程序拟稿→审稿→签发
1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；
2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；
3、根据授权，发文内容必须通过项目总监（总监代表）审核后才能定稿；
4、所发文件须经监理工程师和总监盖章签字后,方可发出；
5、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。
（五）、收、发文登记
1、收文和发文分开登记；
2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起；
3、经济签证独立登记；
4、工程变更独立登记（总监登记）；
5、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监根据实际情况制定收、发文登记和归档方案。
（六）、资料收集
资料收集范围：政府部门、业主、各参建单位、设备材料供应商、项目周边情况资料、本以及监理小组资料。
（七）、资料编号
1、城建档案和统一规定资料编号为：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E业主类；
2、各工程项目发文和收文统一编号如下：
（1）、发文编号：采用MMi-Ni-XX形式；
MM:表示工程项目名称汉语拼音的字头。如“HW”表示“华为”,“i”表示栋号或区段号；
Ni:表示政府和统一管理的资料分类号。如“B4”表示“开工令”,“C2”表示“工程进度跟踪表”；
XX:表示流水号。如1，2，3，……N。
（2）、收文编号：按城建档案规定的分类，属于同类编号的登记在一起，然后按照收文顺序编写流水号；
3、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。
（八）、资料归档
1、按A、B、C、D、E分五大类分别归档；
2、每大类采用统一制作的样板文件夹按分类编号分开；
3、上交档案馆的资料由资料员协助工地资料员按照档案馆的要求整理、归档。
（九）、向移交资料
分类→装订→上交
1、每月上交归档资料（见附表），按照城建档案和的规定划分为：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大类，分别装订成册；
2、每月28日前须将本月资料整理好上交；
3、现场资料员向上交资料时，应填好“资料目录”表，并由交接人签字。
（十）、监理机构内监理临时移交
（十一）、向档案馆移交资料
（十二）、资料借阅
（十三）、资料信息化管理
通过计算机完成的资料都必须拷贝存盘，月底与资料一起上交。
（十四）、资料保管
1、资料员负责好资料的防盗、防腐、防丢、防潮工作；
2、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝保存，以备查阅。
（十五）、失效资料处理
工程竣工后项目总监（总监代表）负责将剩余的资料上交。
（十六）、总监、资料员的责任
总监对监理资料的管理负监督和管理责任。
文书档案立卷归档制度
声像档案管理办法
一、文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本的请示与上级机关的批复。
第十二条本反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本的历史沿革、大事记及反映本重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。
二、声像档案管理办法
(一)总则
第一条为加强本的声像档案，特制定本办法。
第二条本的声像档案是指本各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条收集范围
1.反映本主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2.各级领导人和著名人物参加的与本有关的重大活动的声像资料；
3.本有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料；
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。(三)声像档案的整理〖HT〗
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。复制的希望你满意。
档案管理制度的范文有哪些
档案管理制度的范文，下面就来给大家详细介绍：
档案管理制度可以分为三个部分来描写，首先可以描写建立制度的目的，第二个可以描写具体有哪些制度，第三个可以描写有哪些特别注意事项。
档案管理制度范文1
一、职责
1、档案管理工作实行(含职能部门)、管理处和部门三级管理制度。
2、行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责、管理处和部门档案管理工作，分别对、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由行政人事部和管理处统一实行管理。
3、财务档案由财务部依据相关法律法规建立和完善，其立卷、归档、管理工作由财务部经理负责管理和控制。
二、管理内容与方法
1、立卷归档
应立卷、归档的文件资料包括：
⑴证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证，以及开办、年检、变更等有关资料。
⑵规章制度：包括制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶行政资料：包括内部文件、总与各管理处往来文件，与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，与其它、单位和个人业务往来文件，发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。
⑷合同资料：包括订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
⑸工程技术资料：包括工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。
⑹照片、声音资料：包括反映发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。
⑺其他需归档的文件资料。
管理处应立卷、归档的文件资料包括：
⑴公示资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。
⑵规章制度：包括和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶客户资料：包括客户综合、汇总资料等。
⑷物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;
包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;
包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;
包括物业服务所需的其它资料。
⑸服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;
包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;
包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;
包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;
包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;
包括园林绿化养护管理服务资料等。
⑹行政资料：包括内部文件、总与各管理处往来文件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，管理处与其它、单位和个人业务往来文件，管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。
⑺照片、声音资料：包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。
⑻其他需立卷、归档的文件资料。
部门应立卷、归档的文件资料：
管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好各项物业服务管理工作台账，并及时立卷和送交管理处归档管理。
部门因物业服务工作需要建立的档案，其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。
客户资料，包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档，其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。
2、立卷归档要求
⑴各类文件应分别立卷，按年、按类装订成册;
⑵文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持档案资料的完整性;
⑶立卷归档的文件应便于查找;
⑷文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题;
⑸案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊;
⑹照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。
3、档案的使用
⑴各部门因工作需要需查阅、借阅档案，应经查阅人、借阅人主管领导批准;
⑵查阅、借阅档案，要填写查阅、借阅登记簿，查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制;
⑶外单位借阅、查阅档案(含管理处档案、部门档案)，需经总经理同意。
4、档案销毁
⑴档案保存期限，由行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行;
⑵对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理部门负责人提出销毁申请，报总经理批准;
⑶销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由行政人事部经理指定。销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字;
⑷对已销毁文件，应制定目录清册存档。
5、档案管理
⑴、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记;
⑵档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续;
⑶档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决;
⑷档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜;
⑸立卷的档案应分类放入档案盒存放。
6、档案移交
⑴由部门负责管理的档案不移交，行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查;
⑵由部门负责按年度立卷、归档的档案资料，部门应在每个自然年度结束后1个月内，将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制;
⑶负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交，移交给本部门负责人或接岗人;
⑷档案移交时，移交人应填写移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、行政人事部或管理处各执一份。
三、责任
员工违反档案管理制度有下列行为之一者，视情节轻重依据《员工手册》给予处罚：
1、损坏、丢失档案的;
2、擅自提供、销毁档案的;
3、涂改、伪造档案的;
4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的;
5、档案管理人员玩忽职守，造成档案损、损毁的;
6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。
档案管理制度范文2
为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：
本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。
档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。
各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。
一、档案内容
档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。
二、档案管理
档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。
收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。
经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。
三、档案利用
档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。
查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，
由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。
查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。
临猗县人力资源和社会保障局
2019年7月11日
档案管理制度范文3
一、文书类
1.党群组织工作文件材料
1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久
1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料永久
1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料永久
1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料永久
1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料永久
1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复永久
1.7本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料永久
1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
1.9本村党组织、党员名册和年报表永久
1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根永久
1.11本村党员交纳党费的清单、票据等永久
1.12本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料
(1)受到县级(含)以上表彰、奖励的永久
(2)受到县级以下表彰、奖励的30年
1.13本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料
(1)受到警告(不含)以上处分的永久
(2)受到警告处分的30年
1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料30年
1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料10年
1.16本村共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料永久
1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料永久
1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料永久
1.19本村工会年度工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料永久
1.20本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料永久
1.21本村妇代会换届选举等材料永久
1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久
1.23本村独生子女证申请表，育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料永久
1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料永久
1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料30年
1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料10年
1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册永久
1.28本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表永久
2.村务管理文件材料
2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料永久
2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料永久
2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料永久
2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料永久
2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
2.6本村干部、村民名册，村办股份股民名册、各类技术人员名册等永久
2.7本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料永久
2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料永久
2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册永久
2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料永久
2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关人员名册等永久
2.12本村的村规民约等各种规章制度材料永久
2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)永久
2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料永久
2.15本村信访信件处理结果等材料
(1)有领导重要批示及处理结果的永久
(2)有处理结果的30年
(3)没有处理结果的10年
2.16本村拥军优属、优抚救助等材料30年
2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料永久
2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料永久
2.19本村公共设施管理、维修维护的材料永久
2.20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料永久
2.21本村财务管理的年度计划、总结，有关财务审计情况材料永久
2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料永久
2.23本村各种经济、人口普查统计表永久
2.24本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料永久
2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料30年
2.26本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料30年
3.村级集体经济组织经营管理文件材料
3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料永久
3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划永久
3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料永久
3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料永久
3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料永久
3.6本村企业历史沿革、大事记等材料永久
3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料永久
3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料永久
3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料永久
3.10本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料永久
3.11本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久
3.12本村新办、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料永久
3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料永久
3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料永久
3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料30年
3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料永久
3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料永久
3.18本村企业年度经营、销售统计等报表
(1)重要的永久
(2)一般的10年
3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册永久
3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料永久
3.21本村企业环境保护等材料永久
3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料永久
3.23本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料永久
3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料永久
3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料30年
3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料30年
3.27本村各类农业普查材料永久
3.28本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料永久
3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录永久
3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料永久
3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料永久
3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料永久
3.33本村村办副业项目材料30年
3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料永久
3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料永久
3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单永久
3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度30年
3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议永久
3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料永久
3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料10年
3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账永久
3.42集体土地调查材料及统计表永久
3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料永久
3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件永久
3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料永久
3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料永久
3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表永久
3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同永久
二、基建项目类
1.项目建议书、申请、报告及批复等材料永久
2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料永久
3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料永久
4.基建项目的会议记录等材料永久
5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料永久
6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料永久
7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单长期
8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料长期
9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料长期
10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸长期
11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料永久
12.施工监理文件材料长期
13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料永久
14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料永久
三、设施设备类
1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料长期
2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料长期
3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料长期
4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料长期
5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料长期
6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期
7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料长期
四、会计类
1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年
2.会计账簿类
2.1银行日记账、现金日记账30年
2.2总账、明细账、辅助账簿30年
3.会计报表类
3.1年度财务报表永久
3.2年度财务决算表永久
3.3月、季度财务报表10年
4.其他类
4.1会计档案移交清册永久
4.2会计档案保管清册永久
4.3会计档案销毁清册永久
五、照片类
1.上级领导来村视察、检查工作的照片永久
2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片永久
3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片永久
4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片永久
5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片永久
6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片永久
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