档案扫描与整理

　　档案扫描与整理

　　档案扫描与整理是指将纸质档案转换为电子档案，并对档案进行分类整理和归档等工作。这项工作可以提高档案管理的效率和安全性，节省存储空间和管理成本。下面是关于档案扫描与整理的一些常见问题。

　　1.为什么要进行档案扫描与整理？

　　纸质档案存在着容易遗失、破损、损坏、受潮、被盗等风险，管理起来也比较繁琐。而电子档案则可以实现快速检索、安全存储、便捷共享等功能，提高档案管理的效率和安全性。

　　2.档案扫描的流程是什么？

　　档案扫描的流程包括：准备工作（确定扫描范围、清理档案、准备扫描设备等）、扫描（设置扫描参数、扫描文件、检查扫描结果等）、质检（检查扫描质量、确认文件命名、校验文件数量等）、归档（保存电子档案、备份数据、更新档案目录等）。

　　3.档案整理的方法有哪些？

　　档案整理的方法包括：分类归档（按照档案类别、主题、机构、时间等进行分类）、目录编制（建立档案目录、索引、关键词等）、数字化处理（扫描、OCR识别、转换格式等）、保管管理（设置权限、备份数据、监管巡查等）。

　　4.档案扫描和整理的注意事项有哪些？

　　档案扫描和整理需要注意以下几点：保持档案的原貌、确保扫描质量、规范文件命名、保护档案安全、备份数据以及遵守相关法律法规等。

　　5.档案扫描和整理的费用如何计算？

　　档案扫描和整理的费用根据档案数量、格式、质量要求、工期等因素而定。一般来说，扫描费用按照每份档案的大小、复杂度、扫描质量等来计算，整理费用则按照档案数量、分类方式、目录编制等来计算。

　　档案扫描员的具体工作是什么

　　档案扫描员的具体工作主要是档案扫描整理工作。工作流程一般包括档案拆分、数据录入、档案扫描、图像处理、质量审查、质量审核、档案装订等流水化作业。扫描、图像处理、质检、审核一般电脑上操作，基本要求熟悉电脑，键盘、鼠标能够熟练使用，一般都有专门的扫描加工系统，在系统上操作就可以了。

　　工作环境相对还是挺好的，不过扫描有辐射，而且一页一页的扫描工作比较枯燥，天天摸档案，尤其是陈年档案，可能会有粉尘，不适合容易过敏的人。

　　档案扫描

　　档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

　　档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。

　　档案扫描流程

　　相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储组织工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息最大限度的一体化，并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节：

　　文档扫描

　　批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。

　　图像处理

　　对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。

　　提取有效信息

　　对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字），这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。

　　管理和利用

　　通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。

　　档案整理员扫描业务文件是什么

　　档案整理员扫描业务文件是档案扫描整理工作。档案馆（室）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。

　　制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。按照《档案库房管理制度》要求，做好八防工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

　　积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。