云南档案数字化服务
云南档案数字化服务是指将云南省内的各类档案资料进行数字化处理，包括扫描、录入、整理、存储等一系列工作，以便实现档案的电子化管理、交换、共享和利用。数字化服务可以提高档案管理的效率和准确性，同时也可以保护档案资料的安全性和完整性，减少档案资料的损失和浪费。云南档案数字化服务可以应用于各种领域，如政府机关、企事业单位、教育机构、文化机构等，为各个行业提供更加便捷、高效、安全的档案管理服务。
纸质档案数字化处理的基本程序与方法
任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。
纸质档案数字化工作包括哪些环节
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。
纸制品
④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。
⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
云南省国家档案馆管理办法
第一条为了加强国家档案馆建设、管理和服务，有效保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》等法律法规，结合本省实际，制定本办法。第二条本省行政区域内国家档案馆的建设、管理和服务，适用本办法。
本办法所称国家档案馆，包括县级以上人民政府设置的各级综合档案馆和专业档案馆。
综合档案馆负责集中管理本行政区域内对国家和社会具有保存价值的各种门类档案，并依法向社会提供档案利用服务。
专业档案馆负责集中管理某一专门领域或者特殊载体形态档案，并依法向社会提供档案利用服务。第三条国家档案馆遵循统筹规划、依法设置、全面收集、科学管理、公益服务的原则，履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、提供政府信息公开查阅和电子文件管理等职能。
综合档案馆按照省、州（市）、县（市、区）行政区划分级设置。专业档案馆按照特定领域或者特殊载体档案管理的需要设置。第四条县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导，将国家档案馆事业纳入国民经济和社会发展规划，配备必要的设施设备和人员，将国家档案馆运行维护经费和档案征集、抢救保护、信息化建设、开发利用及设备购置等经费列入同级财政预算。第五条县级以上档案行政管理部门负责本行政区域内国家档案馆工作的监督、指导和协调。
发展改革、工业和信息化、财政、人力资源社会保障、国土资源、住房城乡建设等部门按照各自职责，保障和支持国家档案馆事业的发展。第六条省档案行政管理部门应当组织编制国家档案馆事业发展规划，按照省人民政府批准的规划和有关档案馆布局要求设置国家档案馆。
州（市）、县（市、区）人民政府及其城乡规划、国土资源、档案行政管理等部门应当将国家档案馆的建设纳入城镇规划，依法划拨建设用地，规范建设，并根据档案资源建设的需求，扩建或者新建档案库房。第七条县级以上人民政府应当制定政策措施，支持国家档案馆购买社会事务性管理服务，规范并支持档案服务机构参与档案事务。第八条国家档案馆的选址、设计和建设应当符合国家标准，国家档案馆建筑应当为独立建筑。
禁止改变国家档案馆建筑功能和用途；禁止非法占有国家档案馆建设用地、馆库。
住房城乡建设主管部门在国家档案馆建设项目初步设计审查时，应当邀请同级档案行政管理部门专家参与审查。第九条综合档案馆应当制定档案收集范围细则，听取上级档案行政管理部门意见后，报本级人民政府批准实施。
专业档案馆应当制定档案收集范围细则，经本级档案行政管理部门同意后，由其主管部门批准实施。但法律、法规、规章另有规定的，从其规定。第十条机关、事业单位、社会团体、国有企业和其他组织应当按照国家规定及时向国家档案馆移交档案，并同步移交电子档案和纸质档案的数字化副本。
移交的档案应当完整、准确、系统。第十一条涉及地区性重大经济、政治、文化等活动，主办单位或者承办单位应当会同同级综合档案馆制定重大活动档案收集方案，指派专人具体负责形成文件材料的收集、整理、归档，并在活动结束之日起90日内移交档案馆。档案行政管理部门应当依法履行监督指导职责。
第十二条县级以上人民政府及其部门应当建立公务礼品档案管理制度，按照国家和本省规定向同级综合档案馆移交公务礼品档案。综合档案馆应当设置专门库房，配置专用设备，保存、展示本级机关的公务礼品。
第十三条国家档案馆可以通过接受捐赠、购买等形式，向社会征集非国家所有但对国家和社会有保存价值的档案。国家档案馆接受捐赠的，应当向捐赠者颁发捐赠证书，并可给予奖励。
公民、法人和其他组织可以向国家档案馆寄存、出售对国家和社会有保存价值的档案。
鼓励著名人物档案所有人向综合档案馆捐赠著名人物档案。第十四条国家档案馆应当对记述和反映重大历史事件、著名人物、自然文化遗产、重点建设项目、特色产业等具有历史价值、文化价值、行业特色的档案进行收集、整理。第十五条县级以上人民政府应当将国家档案馆作为重点保护对象纳入应急体系建设，确保档案的优先抢救和妥善处置。
档案行政管理部门、国家档案馆应当建立突发事件防范和应急处置责任制，制定突发事件应急预案，定期组织应急培训和应急演练。
