科技档案整理问题
1.如何确定哪些科技档案需要整理？
答：首先，需要评估机构或企业的业务和研究方向，找出与其相关的科技档案；其次，需要根据档案的保存期限和重要性进行分类，对需要长期保留的重要档案进行优先整理。
2.如何建立科技档案分类体系？
答：建立分类体系需要考虑到机构或企业的业务范围、档案种类和数量、保存期限等因素。可以参考现有的档案管理标准和规范，并结合实际情况，制定科学、合理的分类体系。
3.如何处理历史遗留问题？
答：历史遗留问题包括旧档案材料的整理、数字化转换、存储和保护等问题。应根据档案的重要程度和保存期限，采取不同的处理方式，并制定相应的修复和保护措施。
4.如何保障档案安全？
答：科技档案涉及机构或企业的核心技术和商业机密，必须严格控制档案的访问权限和流转渠道，确保档案不被泄露或滥用。同时，应采取有效的防火、防盗和防灾措施，确保档案的安全性和完整性。
5.如何利用科技档案提高研究和创新能力？
答：科技档案是机构或企业重要的知识资产和创新源泉，可以通过建立科学、合理的档案管理系统，充分挖掘和利用档案资源，推动科研和技术创新。同时，应加强档案与研发、生产等部门的交流合作，促进科技成果转化和应用。
科技档案的收集与整理
摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录，科技档案，即科学技术档案，是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物，是人类社会进步的一个重要标志。
本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。
关键词：科技档案收集整理
马克思说：“机器生产的发展，要求自觉地应用自然科学。”生产力中也包括科学，因此可见、科学技术是第一生产力。
既然科学技术档案是生产力的重要构成部分，科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力，能够在经济和社会发展中发挥巨大作用。
科技档案，即科学技术档案，是国家全部档案的重要组成部分，它伴随着科学技术的产生而产生。
随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显，科学技术已经渗透到社会的各个领域。
因此，科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分，发展并成熟起来。
一、科技档案的收集工作
1.科技档案的收集
科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。
因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。
做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。
科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。
其包括：基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。
由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。
2.科技档案的收集的要求
遵守国家的相关法律法规，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。
任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。
遵循科技档案的自然形成规律。
基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。
由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。
保证科技档案的完整、准确和系统，也是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。
3.基层科技档案机构的收集
3.1科技档案机构的收集渠道
部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案，单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。
因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。
3.2基层科技档案机构的收集方法
科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。
基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。
科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。
为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。
要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。
在此过程中，除了要调动科技人员的积极性之外，更应当在收集工作中实行严格的监督控制。
科技档案进入档案部门之后，发现不完整、不准确的情况，通常要进行的补充与纠正。
4.科技专业档案馆的收集
科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地，其宗旨是积累国家的科技资源，为社会服务。
这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性，也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。
它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。
二、科技档案的整理
整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。
科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。
整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。
整理是科技档案实行科学管理的基础。
科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。
前苏联学者列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。
整理是科技档案查找利用的前提。
科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。
经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。
为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。
科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。
它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。
同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。
我们知道，一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的经验(科技档案)，往往是后阶段科技和生产活动的凭据。
生产技术越复杂，现代化程度越高，越离不开科技档案。
科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际，那将是无源之水、无本之木，所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化，与时俱进。
怎样科学制定企业的科技档案管理
1、重视企业科技档案的收集和整理工作，建立科学的归档工作流程
1.1做好科技档案的收集工作
收集工作是做好档案管理工作的支点，是档案管理工作的重要环节，是保障科技档案系统、完整、准确的有效渠道。根据各个企业的不同的科技活动的特点和步骤，档案管理人员要在档案的收集和整理工作上做到具有前瞻性的工作。
1.2遵循科技档案形成的规律完成整理立卷工作
科技档案是伴随着科技生产活动有规律形成的，科技档案的整理、立卷是档案管理过程中的一个承前启后的重要环节，它连接着科技生产活动和档案管理的活动。科技档案的管理人员要熟悉科技档案的形成过程，掌握其形成规律，在规律的指导下开展档案的整理、立卷工作。
1.2.1立卷工作要遵循几个要求：
（1）案卷内的科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；
（2）案卷内科技文件应齐全、完整；
（3）案卷内科技文件的载体和书写材料要符合耐久性要求。
1.2.2科技文件管理人员组卷时应本着这样几个原则：
（1）产品、设备仪器文件，按其反映的不同部件、结构、系统分别组卷；
（2）基建工程的文件，按其反映的不同专业，分别组织案卷；
（3）科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段分别组卷；
（4）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。
1.3建立科学的归档流程
各个企业由于其科技生产的内容和规律不尽相同，形成的科技档案管理流程也各有不同。一般工期较短的项目可以待项目完工后，由项目部的文件管理人员按照企业的档案管理相关规定整理、立卷，经企业档案管理部门审核后，一次性完成归档移交工作；如遇工期较长的项目，档案管理部门可与项目执行部门协商，按照工程的进度情况，按阶段归档，即一个阶段完成后，项目部的文件管理人员按照档案制度管理规定整理、立卷，经档案管理部门审核后，移交归档，完成阶段性归档工作。
企业科技档案的相关管理人员要积极主动的采取行动，了解掌握本企业的科技生产活动特点，结合实际情况，经常督促有关人员及时将科技生产中形成的相关资料收集、整理、立卷，按照企业档案有关要求归档；协助科研生产部门制定文件材料的归档范围，重点关注验收、鉴定等相关资料收集的工作环节，加强对档案形成过程的控制，把握好归档流程的各个节点，根据本企业的实际情况，按照档案管理的科学规律制定合理的管理流程，保障资料齐全、完整，不断丰富、完善档案馆藏。
2、企业科技档案的利用
2.1、科技档案的利用对企业发展的重要性
进入信息社会以来，信息尤其是科技信息的生产、收集、整理、利用、开发能力，已成为一个经济实体、一个国家强盛的标志。企业科技档案是企业信息力的重要组成部分。我们对企业科技档案的利用主要体现在以下几个方面：（1）有效利用企业科技档案，可节省人力成本，促进全社会生产力的提高。科技档案作为一种潜在的生产力，只能通过利用才可发挥作用。（2）从战术的角度利用企业科技档案，可增加科技档案存量，形成科技档案价值的开发利用的良性循环。科技档案的价值可以通过对其开发利用对其进行保值、增值，一方面提高全社会的生产力和劳动效率，另一方面，也体现在为新的科技档案的产生和科技档案存量的总体增长，因此开发利用科技档案价值的过程也就是一个使科技档案存量增长的过程。
2.2、开发利用是企业科技档案工作的最终目的
科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，科技档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。
2.2.1.积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。
2.2.2.应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。
2.2.3开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用，档案管理人员应学会专题史料编制等，提高科技档案管理效率；同时还应根据生产经营、科技开发等需要，深层次地开发利用档案信息资源，为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。
3、科技档案开发利用的新观念
随着商品经济的发展，人们对信息的依赖和需求也越来越大，因而技术市场应运而生。在这种形势下，积极开发科技档案信息，既能促进社会主义市场经济的发展和经济体制的改革，又能适应把企业推向市场的需要，使企业成为社会主义商品生产者和经营者。
3.1转变旧观念科技档案部门收集、保管、开发利用科技档案的目的，是为科技、生产及其管理活动提供条件和依据，也只有在被利用的过程中，才能体现科技档案工作的价值。
多年来，企业科技档案工作基本上属于内部服务型、无偿服务型和保管服务型。随着社会的进步，那些直接反映经济情况或经济建设的科技档案的利用将越来越多、越来越迫切，档案工作者，不但要切实树立一种开放的、主动为企业提供服务的、注意经济效益的新观念，而且要从思想上、行动上实现转变。
3.2端正服务态度科技档案工作应围绕经济建设这个主战场转变服务观念，摒弃单纯的“看摊守堆”和“坐等上门”的观念，应深入生产第一线，主动去了解科研、设计、生产、管理工作中的实际需要，开发出科技档案的信息资源。档案工作人员在做好日常档案接收、管理和提供利用的同时，要及时了解决策层和科技人员对档案资料的需求状况，结合本单位具体情况采取定期出成果通报、专题汇编、目录开放等方法，使档案部门由你查我调!的被动式服务转变为主动服务，由零散提供转变为系统提供。
3.3服务目标多样化档案信息服务的方式要多样化，根据具体情况开展咨询服务、跟踪服务、定向服务，送科技上门，送信息到家，尽可能满足企业各部门对科技档案信息利用的不同需求。
在知识经济时代，科技档案信息服务的内容更加丰富，服务的目标由单一型转向多样型；既要不断满足知识经济发展的需求，又要满足企业经济拓宽和发展的需要。这就要求在传统服务的基础上，深化科技档案信息服务的内涵。应从本单位科技档案信息资源出发，确定企业科技档案信息的服务方向，积极开展网上信息检索与利用服务，积极开展重点工程馆藏的数字化工作，构建起全方位、深层次的服务格局。
3.4服务手段现代化要做好档案工作，开发档案信息资源，为企业生产提供快捷的优质服务，档案人员还必须不断提高自身的业务素质，不仅要有较强的信息意识，而且要有管理档案的业务知识和一定的专业知识。因此每个档案工作者都必须不断更新知识，才能适应时代的要求，才能推动档案工作向前发展，真正做到深化了工作、服务了企业、贡献于社会。
3.5科技档案工作应适应市场的需求当前，在大型施工单位全面走向市场经济，按现代企业制度要求进行改制改革时，可以看到存在的一个问题：即科技档案产生于本单位，使用于本单位，而缺乏社会交流。造成该问题的原因有两个：一是科技档案工作一直按传的封闭意识和工作方法运作；二是社会缺乏科技档案的流通机制。其结果是：科技档案的用不是服务于社会，而是仅限于本单位查阅。也就是说，科技档案所蕴藏的科技生产力没有被释放到社会中去，没有进入市场。
市场经济的建立和完善，为科技档案工作的发展创造了一个良好的环境和大好的机遇。把保管档案的库房变成适应市场的信息中心，用现代科技信息为企业和社会服务。
1．科技档案整理的内容
科技档案整理的内容：是对收集的科技文件进行分类、排列和组卷，使之条理化和系统化，从而反映科技文件的内在联系。以遵循科技文件材料的形成规律，保持其有机联系，便于档案的保管和利用为原则；
通过编制页号、档号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背和案卷目录等，用以固定系统整理的成果，并揭示各类案卷的内容构成。
2．科技档案整理的原则
科技档案整理工作是科技档案工作的中心环节，通过整理，科技文件完成了向科技档案转化的有序化过程。对于管理好科技档案，发挥科技档案的作用，实现科技档案的有效利用，具有重要意义。
科技档案整理的核心内容是分类，反映其位置的管理标记是科技档案号。
整理原则：
科技档案整理的原则是遵循科技档案的形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管、保密和利用。
3．科技档案分类
是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围内的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。
对科技档案进行科学分类，是管理科技档案的必要手段，是科技档案整理工作的核心内容。分类规则有以下几种：
4．科技档案的分类方案
科技档案的分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。
科技档案的基本分类方法：
（1）对象分类法：以一个实物对象的开发、设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法。其典型形式有：型号分类法、工程项目分类法、课题分类法。
对象分类法具有以下特征：
①以套为分类单元，维护了科技档案的完整性；
②外部界限准确，便于进行归类；
③保持了科技文件之间的有机联系。
（2）特征分类法：是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法。典型形式有：专业特征分类法、时间特征分类法、地域特征分类法。
特征分类法具有以下特征：
按专业分工进行。如：地震监测；
按时间进行。如：自然观测活动的气象档案、天文档案。
按地域进行。如：地质档案、测绘档案、环境保护档案。
5．基本分类法介绍
6．基本分类法的综合应用
7．科技档案号的编制
科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。
（1）科技档案号的特征
①科技档案号是以科技档案案卷为单位编制的；案卷是由若干有保存价值的科技文件组成的，实际上是一组科技文件的编号或代号。
②科技档案号是反映科技档案内容和管理特征的编号；
（2）科技档案号的种类
（3）科技档案号的作用
科技档案管理的内容
收集工作是把科技档案从其形成部门或形成单位集中到企业、事业单位的档案管理部门或科学技术档案馆(见科学技术档案收集)，为实现科学管理打下基础；整理工作是将集中起来的科技档案按其形成规律和内容、形式特点，进行科学分类(见科学技术档案分类)、系统排列和基本编目，实现库藏科技档案的科学组织和系统化;鉴定工作是通过对科技档案完整、准确、系统的质量和保存价值的鉴别分析，决定其保管等级的科学划分及筛选存毁(见科学技术档案鉴定)；保管工作是以科学的管理手段和技术措施保护科技档案的完整和安全,保证科技档案在质量上的准确,维护库藏科技档案的科学序列，为最大限度地延长科技档案的自然寿命和保证科技档案的有效利用提供条件并实行监督；统计工作是通过统计数字的积累和分析，掌握库藏科技档案的数量和质量，以及科技档案管理和利用工作的基本状况,既是保护科技档案对其实行监督的基本手段,也为科学地组织管理科技档案提供数字依据；提供利用工作是通过创造条件，以各种有效的方式将科技档案信息开发出来，满足有关工作的需要。
