科技档案整理外包
科技档案整理外包是指雇用专业机构或个人来对公司或组织的科技档案进行整理、分类、归档、保管、管理等服务。该服务可以使企业在资料方面更加规范化和标准化，提高信息化建设水平，提高管理效率和决策能力。
科技档案整理外包可以包括以下内容：
1.档案整理：将已有的纸质或电子文档进行分类、排序、整理，以便于查阅和使用。
2.归档管理：确定不同类型的文件应当存放在哪个档案室或区域，并给每个文件编号标识，以便随时查找。
3.电子化处理：将纸质文件转换为电子文件，以便于备份和共享。
4.特殊文件处理：对于特殊的文件，如商业机密、合同、专利等进行专门的处理和管理。
5.保密管理：建立严格的档案保密制度，确保档案安全，避免泄露。
6.定期更新：定期更新档案内容，及时剔除无用的文件，保证档案的有效性和完整性。
通过科技档案整理外包，企业可以大大减轻自身管理压力，节约时间和成本，实现科技档案的高效管理。
如何选择档案外包公司
规模。即考察的注册资金、员工规模、经营范围等情况。一般情况下，要选择注册资金100万元以上、员工人数50人以上、业务范围里有数字加工服务项目的科技进行外包。如江门南大档案外包服务，相对来说，这类有一定基础与规模，从长远利益和可持续发展角度考虑，加工时一般不会粗制滥造，加工质量和售后服务也相对有保障。但也有例外情况存在。
比如一些基础薄弱的合伙组织或个人挂靠大，以大的名义对外承接档案数字化加工业务，他们主观上追求利润最大化，客观上工作敷衍了事，产品质量很难符合要求。为防止这种情况出现，档案部门可要求提供项目管理机构组成情况和参与加工人员的基本情况，以确定该组织资质，并最终决定是否给予委托外包。
业务能力。即考察是否具备数字化加工相应的档案业务能力。档案数字化加工有别于机械五金、电子元配件的加工，特殊的加工对象决定了档案加工有自己独特的工作纪律与要求。
因此，从档案保护、信息保密、加工质量等方面考虑，最好选择一家有档案意识、懂档案业务的来外包。目前市场上有能力承揽档案数字化加工业务的大都是一些科技服务，他们的主营业务是计算机技术服务，比如软件开发、系统集成、网络工程等，档案数字化加工是近年来新开拓的业务领域，因此好多外包对档案的了解并不深入。档案部门在选择外包时，可通过交流、沟通，考察对档案工作的熟悉程度，再决定是否外包。
技术状况。即考察是否具备从事档案数字化加工的技术条件。档案数字化加工对计算机技术的要求并不高，一般的科技服务都有相应的计算机能力承揽这项加工业务。与此同时，他们也都具备加工必须的硬件设备、网络配置、软件平台。但是，光有技术和设施仍不能胜任档案数字化工作。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，从加工前处理、档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、文字识别、数据存储、光盘刻录、数据挂接到实体还原，每个环节都有特定的技术指标与规范要求。
外包如果不懂数字化工作流程，或不知流程中各环节技术要求，数字化产品很难保证。因此，选择外包时，档案部门可要求外包提供相应的技术文件，重点考察对数字化各加工环节的理解及具体实施方法。如有必要，可要求做模拟操作演示。
成功案例。考察成功案例的目的在于了解外包档案数字化加工经验。总的来说，档案数字化加工外包历史并不长，外包进入这个领域的时间则更短。2010年我校启动档案数字化工作时，浙江省承揽数字化外包业务的只有寥寥数家，如今两年过去了，外包如雨后春笋般冒出来。
因为看到档案数字化加工市场前景良好，许多科技服务两年内仓促披挂上阵。他们可以在短时间内做到对档案数字化加工技术规范了如指掌，但如果没有经过实践检验，终究是纸上谈兵。
因此，在选择外包时，建议档案部门要了解一下外包在档案数字化加工方面有多少成功案例，以此来判断外包是否真正有能力承揽这项业务。考虑到不同行业档案特点不同，因此条件允许的话，最好选择有本行业相关加工经验的来外包。
管理水平。了解外包的数字化加工管理水平，除了看是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还要看管理人员项目经理的实际管理能力如何。一般情况下，档案数字化加工采用的是本地化加工方式，即在档案所在单位指定的场所进行加工。加工过程中的管理工作由项目经理全权负责，因此，项目经理的管理水平高低对加工质量的好坏起着决定性的作用。而外包的整体管理水平也充分体现在项目经理的管理水平上。考察项目经理的管理水平最好的办法就是到加工现场实地走访。档案部门可以从现场员工纪律是否严肃、物品放置是否有序、环境是否整洁、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断项目经理的管理能力，从而获取对外包整体管理水平的印象。如果现场管理状况良好，管理制度得到了有效落实，这样的外包相对更让人放心。
反馈信息。即通过用户反馈的信息来判断外包的数字化加工工作成效。众所周知，外包为了获取订单，通常都会绞尽脑汁在宣传方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透过现象看本质，深入了解外包的真实加工状况，还得倾听来自用户方的真实感受。因此，选择外包前，最好能联系一、两家接受过该加工服务的档案单位，例如江门档案外包，听听他们的反馈的信息，比如，外包加工过程中双方沟通是否顺畅、用户方的合理化建议是否采纳、加工人员变动是否频繁、工期有无延误、产品验收合格率是多少、实体档案还原质量是否理想、经费结算是否合理、售后服务是否到位等等。档案部门根据用户反馈的意见，结合其它考察内容，综合评价外包的数字化服务质量，最终决定是否委托外包。
郑州有哪些做档案外包比较好的公司
请问如何写关于档案整理、档案数字化外包工作保密协议
档案数字化外包有管理规范可依，可以参考档案局印发了《档案数字化外包安全管理规范》（以下简称《规范》）。这是档案局为指导各级档案部门在档案数字化过程中加强对档案信息的安全管理而制发的规范性文件。《规范》对档案数字化外包过程中档案部门和数字化服务机构的安全管理责任作出了明确规定，对数字化加工过程的各个环节提出了明确的安全管理要求。
当前，档案数字化工作在全国迅速开展，外包服务成为主流。数字化外包服务机构应该具备怎样的资质？数字化加工服务场所应该建立怎样的环境？数据处理应该注意哪些问题？数字化完成后的相关设备应该如何处理？由于没有相关的规定，各地档案部门只能各行其是，做法五花八门，使得档案信息的安全隐患日益凸显。为了解决以上问题，国家档案局及时印发了《规范》。
《规范》规定，档案数字化外包安全管理要按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
《规范》规定了档案部门在数字化外包过程中的安全管理责任。在数字化外包过程中，档案部门要成立由主要领导负责的档案数字化管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责；要根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围,制定档案数字化外包安全管理要求和技术指标；对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察；建立健全安全保密、档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范或规章制度，严格监管机制，确保档案实体及信息安全。
