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新乡图书档案整理流程

时间:2023-05-06 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  新乡图书档案整理流程

  1.确定整理目标:明确整理图书档案的范围、目的和要求。

  2.制定整理计划:根据整理目标,制定详细的整理计划,包括时间安排、人员分配、流程设计等。

  3.分析分类:按照图书档案的特点,对其进行分析分类,确定哪些资料需要保留,哪些可以淘汰,哪些需要重点处理。

  4.清点整理:开始清点整理,将所有文件一一列出,核对是否齐全,检查是否有遗漏或重复。

  5.整理处理:对于有价值的资料,需要进行整理处理,包括分类归档、数字化处理、补充材料、规范命名等。

  6.建立索引:为便于查询资料,需要建立索引,记录每个文件的名称、编号、位置和内容等信息,方便日后查找。

  7.装订储存:将整理好的图书档案装订储存,应按照类型、年份、顺序等标准进行存放,同时注意保管环境的温度、湿度等条件。

  8.完善档案管理:建立档案管理制度,明确负责人及职责,制定档案的使用规定,确保档案的完整性和安全性。

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  如何整理档案

  法律分析:

  1、首先,准备整理档案的工具和材料,工具如图,材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料,各个要求不同,这里就不再赘述。2、审核要入档的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,将要入档的材料规整好,编上页码,然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边,再打孔。4、第四步,装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类,并按照不同的类别规整转入档案盒。5、第五步,为档案材料建立目录。目录可分大类和小类,并写好每份材料的页码。6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。7、档案要存入独立且安全性好的房间,并委派专人管理。

  法律依据:

  《中华人民共和国会计档案管理办法》第六条下列会计资料应当进行归档:(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

  衍生问题:

  出纳档案整理的方法有哪些?

  (1)分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类,一般应与本单位的会计分类相一致,兼属档案装订和使用的需要。在对档案进行分类时,应当对一些无效或不需用的单据进行删除。

  (2)装订。由于原始凭证大多零落散乱,容易遗失,所以出纳人员在对档案归类后应加以装订,以保证会计资料不易散落遗失。在装订时,应当注意档案厚度以便于使用;使用活页账或卡片账的,在归档时应加以装订并编齐页码,对不宜装订的应当连号存装,防止散落;对于采用财务软件记账的单位,其打印出的纸质会计档案必须装订编号;对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案,保管时采用连号编排,保存在特定的档案盒中。

  (3)成册。时于装订完毕的出纳资料,应当立卷成册,启用封面或库页,甩以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页教、经办人员等详细内容,并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的,可以加盖骑缝章或加贴封条。

  需要强调的是,出纳账簿在更换新账簿后,应将旧账归入出纳档案。移交归档前应对旧账进行整理,对编号、扉页内容、目录等项目填写不全的,应按照有关要求填写齐全;使用活页式(如用计算机记账的单位,账簿资料输出裁剪后类似活页账)或卡片式辅助账的单位,对于活页式或卡片式账,在归档时必须缩齐页码,加以装订,并要像订本账一样加上扉页,注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员签单等,并加盖公章。

  档案整理的步骤

  档案收集整理工作流程如下:

  1、收集档案:档案的前身是文件,而文件是随着工作活动分散而形成的,为便于将来使用,需要挑选散乱的文件,选择其中重要部分集中保存,以便将来利用,从而形成档案收集工作。归档工作是指档案从分散到集中的过程,是档案工作的起点。

  2、档案整理:档案工作人员拿到档案后,首先要把档案归类,包括归档编号,归档页码,撕开粘贴页,页号写错,重新编号,对可拆订的文件做拆订处理,以便在扫描时进行分批处理。

  如发现褶皱不平影响后期扫描质量的文件,应作相应的处理;如果文件有破损,应首先进行技术修复,并做好标注;对破损严重无法修复扫描的文件,要做好区分标注。

  3、档案鉴定:随着档案数量的不断增加,一些档案失去了保存价值,为了防止庞杂,需要剔除那些失去保存价值的档案,同时也要区分档案不同的保存价值,以实现档案的分级保管,发挥重要档案的作用,从而形成档案鉴定工作。

  4、影像检查与处理:扫描仪完成后,采用自动处理和人工逐幅检查图像质量,包括图像顺序与原始档案记录是否一致,有无漏扫、重张等现象,图像有无黑边、折角及图像偏斜度、清晰度、失真度等图像质量,并及时进行调整,保证图像顺序正确。

  图书档案怎么整理,要具体的例子

  1、首先要把图书纷纷类,比如:文学类,天文地理,或者科普类,工具类,建筑类,应用类,计算机类等等;也可以按照原来的编号分类,然后看内容便知道类别。

  2、摆放,编号。

  3、修补

  4、登记造册

  档案管理的工作流程与内容

  档案管理工作流程:

  一、立卷归档

  档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

  二、借阅

  1、本单位人员借阅档案

  由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

  2、外单位人员查阅档案

  查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

  三、收集、交接、整理、统计工作

  1、立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档范围,平时做好文件材料的形成、收集、保存,确保归档文件材料完整

  2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点,按规定的案卷类目归卷

  3、次年初,兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行整理(初步立卷)

  4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

  5、兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷

  6、兼职档案员(资料员)填写移交清单,并向单位档案室移交档案

  7、档案室对案卷进行分类、整理

  8、编制档号

  9、编制案卷目录等各种检索工具

  10、入库

  11、做好档案的统计、保安

  12、开展档案的利用

  13、进行文件汇编,对档案信息进行二次、三次加工

  四、鉴定销毁

  档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

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