在古代，中国并没有完善的档案整理制度，公元221年之前，中国历史上都没有实行连续的纪年体系，因此档案整理的分类较少。但是在一些重要场合，如朝堂议政、诏敕发布等，国家会使用木牌、石碑等方式记录相关信息。这些档案的整理和保管往往由专人负责，而且具有保密性。
近现代以来，档案整理逐渐规范化，上世纪五十年代，我国颁布了《档案法》，对档案的整理、保管、利用等方面进行了规范和管理。
此后，随着国家建设的不断发展，档案整理方式不断进步，档案管理工作也不断得到完善和提高，也有越来越多的纸质档案以数字化形式呈现，以便快速地满足人民的知识需求，还能更好地保护国家历史文化遗产。
纸质档案数字化的基本环节包括档案整理
目前来看，纸质档案数字化已成为许多机构和企业的必要措施，这是数字化时代的必然趋势。纸质档案数字化基本环节包括档案整理、档案扫描、档案OCR识别、档案检索和管理等。具体来说：
1、档案整理：要根据档案种类和形式，对纸质档案进行整理分类、翻新、加固等工作，以保障数字化过程的顺利进行。
2、档案扫描：将纸质档案利用高速扫描仪进行扫描，将纸质档案转化为数字化文件，通常格式包括PDF、TIF、JPEG等。
3、档案OCR识别：对扫描后的档案进行OCR光学字符识别，将图片中的文字、数字等内容转化为计算机可识别的文本格式，以便后续操作和检索。
4、档案检索：根据已识别的文字内容，建立档案检索系统，方便在海量档案中快速查找指定档案，节省时间和人力成本。
5、档案管理：对数字化的档案进行分类、存储、备份、维护等管理工作，确保数字化档案的安全性、完整性和可用性，以提高档案利用价值和管理效率。
然而，纸质档案的数字化需要经历多个基本环节，档案整理就是其中最为基础的一个环节。
要进行档案整理，首先要把所有需要整理的文件集中起来，并分类整理，如按照文件类型、时间先后、主题等进行分类。将档案进行分组后使用文件夹或标签等方式进行分类归档，再根据重要程度、保留期限等条件，对文件进行筛选，删除不必要或已过期的文件。
然后将文件按照分类整理的规则归档到相应的文件夹或标签中。要先设置好详细的文件名，整理出一份完整的档案目录，将已清理好的整理资料进行分类汇总，安排档案编号，做好档案登记和控制，方便查询和管理。
最后，为了防止整理过后的档案文件丢失或损坏，可以使用云盘或移动硬盘等方式进行备份。定期检查归档的文件是否有更新或需要维护，对需要更新的文件进行调整和管理，部署档案保管工作，保持档案管理工作的有序性。
纸质档案数字化工作需要高度的责任感和专业精神，所以工作人员需要专业技能和细心耐心，进行纸质档案数字化的工作人员要具备以下条件：
首先，工作人员要需要了解档案管理的基本理论和方法，掌握档案分类、命名、归档等操作方法，并且熟练掌握数字化操作技能，能够熟练使用数字化的各种技术和工具。
其次，工作人员需要具有较强的文字处理能力，能够进行语法、语义的判断和纠错，确保数字化的档案内容准确无误。而且数字化工作需要协调各个部门或人员之间的关系，具备良好的沟通协调能力才能有效地解决问题。
最后，工作人员要具备高度的责任心和保密意识，因为纸质档案数字化过程中，处理的信息可能涉及商业机密或个人隐私，必须要妥善处理敏感信息。而且数字化工作需要精细认真、不断重复，要有高度的工作耐心和细心，确保数字化的档案质量并最终完成任务。
纸质档案数字化不仅对工作人员的要求高，对档案数字化公司也有一定的要求，进行纸质档案数字化的公司需要具备以下资质：
1、信息安全保障能力：熟悉信息安全法律法规，具备数据安全风险管理能力，能为客户保护数据安全提供可靠保障。
2、专业技术能力：具备对业务领域的深入了解和技术能力，能够进行特定文档资料的数字化操作。
3、资源技术支撑能力：拥有先进的设备和技术支撑，可预防设备损坏和业务中断，确保业务安全顺畅。
4、资质认证：具备相关的营业执照、税务登记证、安全生产许可证等资质认证，可以为客户提供标准合规的服务。
5、服务能力：拥有专业的服务团队，在处理客户投诉和紧急事件时能够及时响应和处理，保障客户的利益。
总的来看，档案整理对于纸质档案数字化是至关重要的。只有在整理工作得以彻底完成后，才能进行后续的数字化处理。因此，档案整理工作应该得到足够的重视和投入，这有助于提高数字化处理的效率和质量。
