编者荐语：
新版《档案法》是近期热点话题，档案馆利用是个持久热门话题。档案馆利用有一定的规律这个大家认同，可新《档案法》与《档案馆利用五定律》（2）：
档案与图书、情报的区别及对利用的影响
刘东斌
对于档案利用，新《档案法》专门有一章规定档案的利用和公布，共有8条，其中涉及限制性内容的条款有5条，占了62.5%。即第二十七条规定“满二十五年向社会开放”，“涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放。”第二十八条规定“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。”第三十条规定“馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。”第三十一条规定“向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当予以支持，提供便利。”第三十二条规定“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何单位和个人无权公布。”
《图书馆法》没有关于利用的专门章节，利用的内容列在“服务”章节里，其中涉及限制性利用内容的条款只有1条，即第三十七条规定“公共图书馆向社会公众提供文献信息，应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得向未成年人提供内容不适宜的文献信息。”
对比新《档案法》与《图书馆法》有关利用的条款，就可以宏观地看出，档案利用与图书利用有着明显的区别，在法律层面最大的区别就在档案是限制性利用的信息，而图书是开放性信息。
下面就具体地分析一下档案与图书、情报的区别及对利用的影响（节选《档案馆利用五定律》第一章第二节）。
档案与图书、情报是不同的事物，是有区别的，这应该是档案与图书、情报界的共识，尤其是档案界的共识。然而，到了信息时代似乎人们对这三者的不同关注的不那么热心了，而对它们的共性关注的热情在不断的高涨。1981年11月召开的全国第一次档案学术讨论会上，张帼英提出了“机关企业的档案、图书、资料、情报一体化的意见”，[1]并得到了吴宝康先生的认可。随后，很快就引起全国档案界以及图书、情报界的广泛关注和强烈的反应。虽然，时间过去了三四十年，“图书、情报、档案一体化”推进的并不太理想，但是，却给档案界留下了很深的影响，当然，这种影响并不都是正面的，也有一些负面的影响。其负面的影响：其一，对于“图书、情报、档案一体化”的研究，过度集中在从信息角度对图书、情报、档案共性的探讨上，以及如何实施上。而对于信息时代它们的区别研究不足，尤其是这些区别对档案、档案工作的影响研究不足。甚至出现在信息共性的认识上取消档案学的趋势。其二，过度研究解读图书、情报、档案共性对利用的影响，更确切地说是抹杀档案个性对档案利用的影响。在档案利用量上，向图书利用靠拢。“档案利用率这一概念是从图书利用率移植过来的”[2]，档案价值扩展律的认识就深受其影响，因为，“由于档案价值与作用对象的扩大或利用单位数量的扩大，使得档案价值与作用的范围扩大了。”[3]在图书利用的影响下产生的这些认识就成了指导档案利用的理论，档案界这些年也一直在以图书利用为标准，用利用率来评估档案的利用情况，认为档案利用也应该达到图书利用是水平。因此，档案馆就采取了种种措施向着这一目标努力。然而，几十年下来，并没有多大的起色，离图书利用的标准相差甚远。从1998-2017年的全国综合档案馆与全国公共图书馆利用量比较看，20年来图书馆利用总量平均是档案馆利用总量的24.18倍，图书馆利用率平均是档案馆利用率的10.70倍。而在档案开放利用上，则向情报利用靠拢。对情报来说利用的越及时越好，才能体现其迅速传递信息的作用。受情报利用特点的影响，不仅《档案法》做出了“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年”的规定（新《档案法》缩短为25年），而且要求：“档案部门对于一般性的档案，也要及时做好开放利用的各项准备工作，一俟到期，即行向社会开放，不要人为地拖延开放期限。”[4]但是，档案部门也做了很大的努力，在档案开放上有了明显的成果。不过它对于扩大档案的利用，提高档案利用率的效果并没有明显。显然，在档案利用方面，过度研究解读图书、情报、档案共性对利用的影响，使我们有些迷失了方向，影响了我们认识档案的个性对档案利用的影响。对于档案的信息个性研究，尤其是有关档案个性对档案利用影响的研究，几乎没有人关注。
一、档案与图书、情报的区别
档案是记忆备忘的工具，这是因为档案最基本的作用是记忆备忘。从档案起源的动因看，档案是为了满足人类记忆备忘的要求而产生的。档案起源最初的动因是为了满足人们记忆备忘的需要，弥补人脑记忆贮存信息不能持久的缺陷，最初形成的档案就是为了记忆备忘。“可以说人们的社会记忆的需要，发展和创造了档案”。[5]记录事实以备不测之用，就是档案的记忆备忘作用。因而，档案是人们在认识世界和改造世界的实践活动创造出的记忆备忘的工具。
图书是传播知识的工具。从图书起源的动因看，图书是为了传播经验、思想、知识的需要而产生，图书起源的动因是为了传播。“当人们开始有意识地将文字刻写在各式各样的材料上，借以记录经验，阐述思想，并使之传播久远的时候，书籍便开始出现了。”[6]图书“它是静态的信息和知识，只有通过传递、交流、供人使用才能发挥作用。”[7]“传播知识信息是图书的基本职能，知识信息是构成图书的基本因素。”[8]图书最主要的作用是传播信息、经验、思想和知识。“图书是一种用以表达思想、积累经验、保存知识与传播知识的工具”。[9]
情报的作用就是搜集、分析与判断处理信息，并为决策服务，以提高效率。其一，正确决策的作用。要做到正确决策自己的行动，就需要调查研究，就要充分掌握有关情况，经过分析判断后，才有可能做出自己的正确决策。其二，新知识的催化作用。“情报来自他人，集思才能广益。……情报可以使今人得以彼此启发和借鉴，可以使后人继承前人，使人们对自然界和社会现象的认识一步步深化和成熟，使新知识不断地出现，从而推动社会迅速地向前发展。”其三，节约时间加快速度的作用。“有了情况，心中有数，可以迅速做出判断，采取正确的行动，办事效率就会加快，从而为人们节省大量的宝贵时间。”[10]
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《档案馆利用五定律》提出了“档案利用五定律”的观点，即用少律：档案利用的越少越好，它限制了对档案的利用；时效律：档案利用具有时效的特点，它限制了档案利用的时间范围；地域律：档案利用具有一定的地域性，它限制了档案利用的空间范围；专指律：档案利用具有专指的特点，它限制了档案利用的人群范围；一次律：档案利用具有一次性的特点，它限制了档案利用的次数。并通过对档案馆的档案利用情况统计分析、理论研究归纳与案例说明进行阐述论证。希望读完《档案馆利用五定律》一书后，能够对其观点有全面的了郑州大学出版社《档案馆利用五定律》介绍网址：
http://www.zzup.cn/product/1443.html解。要说档案馆利用规律与新版《档案法》有关联,是确实如此？二、档案的个性对档案利用的影响
影响档案利用的因素是多方面的，但就档案本身而言，影响档案利用的不是档案的信息共性，而是档案的信息个性。也就是说影响档案利用的最主要的因素，不是档案、图书、情报作为信息的共性，而是档案的个性。虽然，档案、图书、情报都是信息的一部分，但是，由于它们是不同的信息，有着不同的性质，反映到被利用上，就是在利用次数、利用率以及利用的时效性等方面都是不同的。
档案是记忆备忘的工具，档案最基本的作用是记忆备忘，记忆备忘就是档案在信息中的个性之一。反映到被利用上，档案主要发挥的是记忆备忘功能，发挥的是维护社会记忆的真实性和“备用查考”的作用。“档案的形成从一开始就有着明确的目的性——备用查考。离开了这个目的，就没有档案的产生，也就没有档案的存在。”[11]因而保存档案的目的虽然是为了利用，但是，这种利用是——备用查考，为了“备日后之用”。当然，这“备日后之用”的涵义是有深意的，关键是“备”。它说明保存档案的目的并非立刻就用，而是“备日后之用”。“档案属于备用品的范畴”，“档案作为一种备用品，发挥的主要是备用功能，具体表现为保障功能：1.发挥‘以备查考’作用，保障社会各项活动的正常进行。2.维护社会记忆的真实性。档案作为原始的历史记录，只有档案的完整与安全，才能维护国家历史面貌和社会秩序的稳定。”[12]保存档案的目的就是为了“备用”，“备用”就是偶尔用，“备用”体现在利用上，就是利用的人次少，档案被利用的次数也少，利用率也低，这是由档案的记忆备忘工具性质所决定的，不是人们可以任意改变的。
而对于图书来说，保存图书的目的并不是为了记忆备忘，也就是说不是为了“备用”，而是为了用，是“使用”，而不是“备用”。保存图书的目的是为了“使用”图书最大限度地传播经验、思想和知识。图书馆保存图书的目的和图书馆的基本职能是“使用”图书，传播经验、思想和知识。“图书馆藏书是通过长年累月把零散的书收集起来，经过科学地加工整理，形成完整的、系统的、有序的科学体系；它的藏书是供社会广大读者长期、反复使用的”。[13]也就是说档案馆的保存档案是为了“备用”，而图书馆的保存图书是为了“使用”，并且这种“使用”是“反复使用”。“备用”和“使用”尤其是“反复使用”是有区别的，“备用”是偶尔用，“使用”尤其是“反复使用”则是经常用。“档案属于‘备查’之物，而非常用之物”，“档案是人们在社会活动中形成的原始记录，通过档案，人们可以较好地了解一个机构或一个国家过去发生的各项活动，但人们并不是要频繁地去查阅档案，而只是在需要辨清某个历史事实的时候，才去查考档案。在档案馆中，有很多档案默默地保存在库房中，平时较少被利用，有些档案几十年未曾被调过一次档，但它己经发挥了保障作用”，这就是档案的记忆备忘的作用。而“图书属于使用品，发挥的是使用功能，具体来说，图书作为一种传媒，发挥的是知识传播的功能，利用人次越多，知识传播范围越广，发挥的作用就越大，由此可见，图书的主要功能在于‘用’”。[14]也就是说档案利用的少与图书利用的多，都是由它们的信息个性所决定的，在被利用方面它们都有各自的特点并没有可比性或可借鉴的。
参考文献：
[1]吴宝康.从一个侧面看我国档案学研究的现状和动向——全国第一次档案学术讨论会论文专题评述[J].档案学通讯，1982（Z1）：10-38.
[2]刘旭光，刘蔚.档案利用率质疑[J].档案学通讯，2011（03）：99-101.
[3]朱玉媛编著.档案学基础[M].武汉：武汉大学出版社，2008：60.
[4]陈永生.论档案工作效益的滞后性特点[J].湖北档案，1993（02）：21-24.
[5]习之.关于“记忆工具”[N].中国档案报，1999-8-5（3）
[6]郑洵.中国原始图书起源浅议[J].农业图书情报学刊，2008（01）：51-54.
[7]黄宗忠.图书馆学导论[M].武汉：武汉大学出版社，1988：13-15.
[8]肖东发.中国图书[M].北京：中国书籍出版社，2014：5-6.
[9]谢俊贵编著.图书学基础[M].长沙：湖南大学出版社，1989：34.
[10]桑健编.科技情报学概论[M].沈阳：辽宁人民出版社，1987：16-17.
[11]昌晶,张瓅丹.对“备以查考性”的认识[J].四川档案，2010（03）：54-55.
[12]杨立人.从备用品看档案的备用价值——兼与图书价值特点进行比较[J].档案学通讯，2012（06）：29-32.
[13]黄宗忠编著.图书馆学导论[M].武汉：武汉大学出版社，2013：20.
[14]杨立人.从备用品看档案的备用价值——兼与图书价值特点进行比较[J].档案学通讯，2012（06）:29-32.
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