纸质档案数字化是指使用扫描仪、相机等设备对纸质档案进行扫描归档，并利用数据库、互联网等技术实现档案的数字化、网络化管理，建立纸质档案之间的内在联系数字图像关联关系的目录数据的处理过程。
进行纸质档案数字化加工有以下几个步骤：
1.整理档案：进行档案的修整，破损档案应优先进行修复，去除掉装订物避免出现档案扫描错误或无法扫描。详细记录下档案整理后的每份文件的起始页号与页数。
2.扫描档案：纸质档案的纸质型号应用不同的方式进行扫描，还要根据档案的页面选择黑白、灰度或者彩色模式，方便阅览时更加清晰明了。
3.目录建库：选择通用的数据格式建立档案目录数据库，所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
4.图像处理与存储：对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。将纸质档案目录数据库的每一份文件都对应唯一的档号，该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
5.数据挂失：通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。合格的目录数据库、图像数据库应及时加载到数据服务端进行汇总，实现快速挂失操作。
6.数据备份：数字化档案的保存是长期的，应建立数据备份系统，定期检查防止数字化档案文件的丢失与损坏。
综上所述，纸质档案数字化加工要进行整理档案、扫描档案、目录建库、图像处理与存储、数据挂失和数据备份等几个工作流程，经过一系列复杂的流程保证纸质档案留存的完整、不易丢失。
在经济建设的推动下，纸质档案数字化技术越来越完善，普及地区也变得异常广泛。纸质档案数据化广泛应用让未来的我们可以更好的接触更久远的我们。
纸质档案数字化建设并入了大数据时代的大流，带来了许多益处：
1.节省档案管理开支：纸质档案不用再花费大量人力、时间、空间进行管理，节省档案存储与管理的开支。
2.提升效率：纸质档案数字化存储在数据库中可以进行数据的共享、共同管理，大大提高了是档案文件查找的速度、准确率。
3.增加档案安全性：纸质档案进行长时间的存储可能因为纸张、墨水等发生变化发生错误或者被人为篡改，进行数字化的加工之后档案不容易改变，容错率大大提升，以保证档案的安全性。
4.加强信息化建设：数字化档案是信息化建设的重要组成部分，可以为机构或企业的信息化建设提供支撑和保障，提高数据处理和管理的效率。
纸质档案数字化是一个复杂而重要的工作，公司需要具备一定条件才能有效地完成数字化转型，提高档案管理效率和质量。当然，在实际操作中，还会根据不同行业和组织的需求进行适度调整和补充。
公司需要具备的条件如下：
1.专业团队：公司应该有一支经验丰富的专业团队，包括档案管理专家、数字化技术专家和信息安全专家等。这些人员应具备相关领域的知识和技能，能够有效地管理和处理档案的数字化过程。
2.先进设备：公司需要投入先进的数字化设备，如高速扫描仪、文本识别技术等，以提高数字化效率和准确性。同时，还应具备合适的硬件设施和网络环境，确保数据安全和稳定性。
3.规范流程：公司应建立完善的档案数字化流程，并确保每个环节都符合标准和要求，包括档案鉴定、整理、扫描、质检、元数据标注等环节，确保数字化结果的可靠性和易访问性。
4.数据安全：公司必须采取有效措施确保档案数据的安全性和机密性。这涉及到信息存储和传输的加密技术、权限管理系统、防火墙等措施，以防止数据泄露、损坏或被恶意篡改。
5.合规管理：公司应遵循相关法规和政策，严格执行档案管理标准。包括合规的文件保留期限、数据隐私保护措施等。同时，还要进行定期的内部审计，确保符合法律法规的要求。
6.质量控制：公司应建立有效的质量控制机制，确保数字化结果的准确性和可靠性。这包括设置质检流程、制定质量标准、培训操作人员等措施，以及确保数字化文件的完整性和可追溯性。
7.客户服务：公司应提供专业的客户服务，满足客户的个性化需求。包括及时响应客户咨询、提供技术支持、解决问题等。良好的客户服务能够提升客户满意度，并增强公司的信誉度。
总之，纸质档案数字化加工是一个重要的技术，在纸质档案数字化加工流程方面应该进行一个系统化的管理，让纸质档案数字化更加的安全可靠。
