纸质档案数字化是指将传统的纸质文件、档案以数码形式进行录入、存储和管理的过程。通过扫描或拍摄纸质文件得到数字图像，再利用文字识别技术将图像转换为可编辑的文本数据，最终以电子文件的方式保存在计算机或网络中。这样做可以提高档案的可访问性和检索效率，并且减少了纸质档案的物理空间占用和保护难度，方便用户进行快速查找、共享和利用档案信息。
纸质档案数字化加工在数字化时代变得更加重要，它的过程经过一代又一代的演变，更加的丰富更加的严谨，纸质档案数字化加工流程通常包括以下步骤：
档案准备：将待处理的纸质档案按照一定规则进行分类和整理，确保档案的完整性和有序性。
扫描：使用扫描设备将纸质档案转换为数字图像。可以使用单页扫描仪或者自动进纸扫描仪，根据需求选择合适的设备。在扫描过程中，确保扫描质量良好，文件清晰可读，并保存为常见的图像格式（如JPEG、TIFF等）。
图像处理：对扫描得到的数字图像进行处理和优化。这包括图像裁剪、调整亮度和对比度、去除噪声以及增强图像细节等操作。目的是提高图像的可读性和质量。
OCR识别：对扫描后的图像进行光学字符识别（OCR）。OCR技术能够将图像中的文字转换为可编辑和可搜索的文本。通过OCR识别，可以方便地进行全文检索、关键字提取和信息提取等操作。
数据标引与分类：对识别后的文本进行标注、分类和整理，以便日后的检索和管理。可以使用关键词标签、元数据信息和分类系统等方式进行标引。
存储与管理：将数字化的档案保存在服务器或云存储设备中，建立索引和数据库管理系统，便于档案的长期保留和高效检索。
安全性与备份：确保数字化档案的安全性，包括数据备份、灾难恢复和可持续性管理
纸质档案数字化加工在大数据的流量下，稍一不慎就会出错或丢失，按照一定的标准原则并制定相关的目标可以尽量减少这种情况，以下就是纸质档案数字化加工的基本原则和目标：
1、纸质档案数字化加工的基本原则
1)确定数字化对象
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化加工。
2)符合国家法律法规
纸质档案数字化，必须符合国家档案开放规定或本行业相关规定。
3)价值性原则
属于归档范围且应长久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
2、纸质档案数字化建设的目标
纸质档案数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
纸质档案数字化既提升了工作效率和信息管理的便利性，又增强了档案的安全性和可靠性，同时体现了环保意识。因此，推进纸质档案的数字化将为个人和组织带来长远的价值和意义，以下就是纸质档案数字化的意义：
1)提高工作效率，降低档案利用成本
数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2)政务提升形象
库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。
3)大限度保管和保护库存档案实体安全
由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
总的来说，纸质档案数字化是将传统的纸质档案转化为数字形式的处理过程，它可以提高档案的处理效率，保证数据的安全性和完整性，便于管理和查询，节约资源和成本，提高效率和精度，提升企业形象和竞争力。纸质档案数字化是数字化时代的一个重要趋势，也是企业和组织数字化转型的重要手段之一。
