完成档案数字化扫描利用是指完成档案数字化扫描后，利用数字化文件的过程被称为档案数字化扫描利用。数字化档案利用是指通过电子化的方式，将纸质档案转化为数字形式，并在数字化环境下进行管理、检索和利用的过程。一旦纸质档案被成功扫描并转化为数字格式，数字化档案可以存储在计算机系统或云存储中，方便随时访问和利用。
档案数字化扫描利用提高了档案的可访问性和利用价值，加快了信息获取和决策效率，对于档案管理和知识传承具有重要意义。
完成档案数字化扫描后的利用，具有多个优势。下面是它的优势说明：
1、提高检索效率：数字化档案利用可以通过建立结构化的数据库和使用便捷的检索功能，大大提高了检索效率。传统的纸质档案需要人工翻阅和查找，耗费时间和精力。而数字化档案可以根据关键词、日期、文件属性等进行快速检索，节省了大量的时间，并且可以准确地定位所需文件，提高了工作效率。
2、方便的存储和管理：数字化档案可以在计算机系统或云存储中进行存储和管理。相比大量的纸质档案，数字化档案占用的空间更小，便于备份和恢复。通过合适的分类、索引和标注，数字化档案能够建立结构化的数据库，方便整理和管理。此外，数字化档案可以设置权限控制，确保档案的安全性和隐私。
3、支持远程协作和共享：数字化档案可以随时随地通过网络进行访问和共享，支持远程协作和信息交流。不同地点和时间的用户可以登录系统，查看、编辑和共享档案文件，方便多人协同工作和决策。无论是跨部门的合作、远程会议还是与外部机构的合作，数字化档案的共享功能都能大大提高协作效率。
4、防止损失和破坏：纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏和时效性的影响。而数字化档案可以进行备份和多重存储，确保档案数据的安全性和可持续性。即使出现了纸质档案的丢失或损坏，数字化档案仍然可以作为备份和还原的重要手段，防止了档案的丢失和破坏，保障了档案的完整性。
5、数据分析和挖掘：数字化档案可以通过各种数据分析工具进行深入挖掘和分析。可以从大量的数字化档案中提取数据并加以分析，制作报告、进行统计分析等，帮助用户发现潜在的信息和知识，为决策和管理提供支持。数字化档案的数据分析功能具有重要的应用价值，可以发现隐藏在档案中的有价值的信息。
6、保护环境和节约资源：纸质档案的制作和存储需要大量的纸张和空间，造成了资源的浪费和环境的破坏。而数字化档案的利用可以减少对纸张的需求，降低了能源消耗和二氧化碳排放，对于环境保护具有积极的作用。数字化档案的利用也符合绿色办公和可持续发展的理念。
完成档案数字化扫描利用后，可以实现多种功能，以下是它的功能：
1、检索与定位：数字化档案利用可以通过建立结构化的数据库和使用便捷的检索功能，实现快速检索和准确定位。用户可以通过关键词、日期、文件属性等进行检索，快速找到所需的档案文件。这比传统的纸质档案需要人工翻阅和查找的方式更加高效。
2、阅读与浏览：数字化档案可以以电子文档的形式呈现，用户可以直接在电脑、手机或其他设备上进行阅读和浏览。数字化档案提供了方便的界面和工具，如缩放、标注、书签等，使用户能够更加舒适、灵活地浏览和查看档案文件。这样可以节省大量的纸张和空间，并且可以避免对原始档案的损坏。
3、共享与协作：数字化档案可以通过网络进行远程共享和协作。用户可以授权他人查看、编辑或评论档案文件，实现多人协同工作。无论是跨部门的合作，还是与外部机构的合作，数字化档案的共享和协作功能都能够提高协作效率，促进信息共享和传递。
4、备份与恢复：数字化档案可以进行备份和多重存储，以确保档案数据的安全性和可持续性。通过定期备份档案数据，并存储在不同的地点或设备上，可以防止意外损失和灾害风险。当发生数据丢失或损坏时，可以及时恢复备份的数据，避免档案的丢失和破坏。
5、数据分析与挖掘：数字化档案提供了大量的数据，在这些数据中可以进行深入的分析和挖掘。利用数据分析工具，可以从档案数据中提取有价值的信息和知识，为决策和管理提供支持。通过数据的统计、趋势分析和模式识别，可以发现隐藏在档案中的规律和趋势，帮助用户做出更加准确的判断和决策。
6、安全与隐私保护：数字化档案可以设置权限控制，对档案文件进行保护，确保只有授权人员能够访问和操作。通过密码、身份验证等机制，可以限制对敏感档案的访问和修改，保护档案的安全性和隐私。数字化档案也可以记录操作日志，追踪档案的使用情况，提供安全审计与追责的功能。
7、长期保存与可持续发展：数字化档案可以采用数字存储技术，进行长期保存和管理。相比纸质档案，数字化档案不受时间和环境的限制，能够长期保存，并且不易受到破坏和损失。数字化档案的利用也符合绿色办公和可持续发展的理念，减少纸张的消耗，降低资源的浪费，对环境具有积极影响。
总之，完成档案数字化扫描利用后，有诸多优势，可以实现多种功能，从而提高了工作效率、降低了成本、促进了信息传递与共享，并且为决策和管理提供了更加可靠的支持。
