档案利用工作是一项保险性服务工作
——新《档案法》与《档案馆利用五定律》之九
新《档案法》第一条规定：“为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定本法。”说明档案利用工作是一项服务性工作，“有效保护和利用档案”，“为中国特色社会主义事业服务”。但是，新《档案法》并没有具体说明这种服务性工作是一个什么样的服务性工作，这里就对档案馆的档案利用服务性工作做一下解读。
档案馆的档案利用工作是一项服务性工作，但是，档案馆的档案利用工作又不是一般的服务性工作，档案馆的档案利用工作实质上是一项保险性服务工作，它为全社会的档案用户提供的是一项保险性服务。档案利用工作的保险性服务是由档案利用的用少律决定的，或者也可以说档案利用的用少律是由档案利用工作的保险性服务性质决定的。档案利用工作的保险性服务的重心在保险，其次才是服务。保险性才是档案馆的档案利用服务的性质，档案馆的档案利用服务是一项保险性服务。从档案利用的保险性服务性质看就很容易地理解和解释档案馆的档案利用长期在低谷中徘徊的现象了。
档案利用就是保险性利用。档案保险性利用的核心有两点最关键：一是为预防万一而用，其用为少用档案或者不用档案；二是在用时必须能用，并且是及时准确地用的上。
1档案利用工作的保险性服务涵义
“保险的一般概念可概括为：保险是集合具有同类风险的众多单位或个人，以合理计算分担金的形式，实现对少数成员因约定风险事故所致经济损失或由此而引起的经济需要进行补偿或给付的行为。”[1]通俗地说，就是大家集资预防万一，用最小的代价防范不可预知的风险，并将万一的风险损失降到最低限度。
档案馆的工作颇像保险，简单地说，就是集中管理档案预防万一。只不过集中管理档案的费用由国家承担。它同样是用最小的代价防范个人、社会组织和国家不可预知的风险，并将万一的风险损失降到最低限度，即在档案利用者需要利用档案的时候及时准确地提供档案以避免不必要的损失或者得到应该得到的利益。因此，可以这样理解档案馆的工作，即由国家出资集中保管对国家、社会组织和个人有保存价值的档案，以备应对对国家、社会组织和个人有保存价值的档案相关人在必要时查考利用，并及时准确地提供相关档案，解决相关问题，达到社会稳定的目的。
如果从档案利用服务工作的角度看，档案馆的档案利用工作服务就是一项保险性服务，是为全社会的档案用户提供的一项保险性档案利用服务。
不论是档案馆工作的保险性，还是档案馆档案利用服务工作的保险性服务，其根源来自于档案的本质——记忆备忘工具，“档案的形成从一开始就有着明确的目的性——备用查考。离开了这个目的，就没有档案的产生，也就没有档案的存在”[2]，档案馆的存在是由于档案记忆备忘工具——备用查考决定的，档案馆保存档案的目的就是预防万一“备日后之用”。
档案馆的档案利用工作是一项保险性服务是与档案利用应对的都是“黑天鹅事件”有着切的关系。档案馆保存档案都是为了预防万一，档案馆的档案利用工作就是在出现万一的“黑天鹅事件”情况下提供保险性服务。
档案馆档案利用工作保险性服务来自于档案利用的保险性利用性质，其核心与档案保险性利用的核心是相同的：一是为预防万一而用，其用为少用档案或者不用档案；二是在用时必须能用，并且是及时准确地用的上。
档案馆档案利用工作的保险性服务是由档案利用的保险性利用性质决定的，而档案利用的保险性利用性质是由档案利用的用少律决定的，或者也可以说档案利用的用少律是由档案利用的保险性利用性质决定的，是由档案利用的保险性服务性质决定的。档案利用工作的保险性服务的重心在保险，其次才是服务。当然，并非档案利用服务不重要，而是在需要提供档案利用服务的时候，必须及时准确的提供档案利用服务，否则就是失职，就失去了保存档案的意义，就失去了档案馆存在的意义。因此，保险性是档案存在的价值，保险性是档案馆存在的依据，保险性才是档案馆的档案利用服务的性质，档案馆的档案利用服务是一项保险性服务。从档案利用的保险性服务性质看就很容易地理解和解释档案馆的档案利用长期在低谷中徘徊的现象了。多用才是不正常，而长期在低谷中徘徊的少用才是正常的。
2档案利用工作保险性服务的作用
2.1档案利用工作的保险性服务是一项保底性服务
档案馆档案利用工作保险性服务是一种公共服务，是一种公共资源。档案馆只能在有限的资金范围内最大限度地保管对国家、社会组织和个人有保存价值的档案，以应对万一出现的“黑天鹅事件”为对国家、社会组织和个人有保存价值的档案相关人提供档案利用服务。这种服务既是一项保险性服务，又是一项保底性服务。
国家档案馆的设立实际是为国家、社会组织和个人在档案方面投的保险，档案馆保存的档案实际是为保障国家、社会组织和个人权益的最后保底的防线。国家设立档案馆一方面是为了预防万一而提供保险性档案利用服务，另一方面这种保险性的档案利用服务实际上是为了那些对国家、社会组织和个人有保存价值的档案相关人提供的保底性档案利用服务。档案馆保存档案是为了预防万一的，而这“万一”实际上是那些对国家、社会组织和个人有保存价值的档案相关人在遇到问题时，并通过其他渠道无法解决时，才来到档案馆这最后保底的防线利用查找相关档案解决。不论是国家层面，还是社会组织及个人层面都是如此。凡是到档案馆接受保底性档案利用服务的，大都是因为利用者手头上或者就近没有或者找不到所要用的材料，并通过其他各种渠道无法解决时，才最后求助于档案馆这最后保底的防线来接受保底性档案利用服务查找相关档案解决。这里就以近几年利用最多的民生档案为例说明这个问题。民生档案大都是解决的个人层面的问题，而来档案馆接受保底性档案利用服务查找相关档案的，大都是自己手上没有或者就近没有或者找不到所要用的材料，并通过其他各种渠道无法解决的。如利用婚姻档案、知青档案、退伍军人档案等等，大都是自己丢失了结婚证、知青下乡证、退伍证等，或者其他材料无法证明其相关经历，或者其他相关单位没有相关材料或者无法出具证明的。只有在这种情况下利用者才会来到档案馆利用这最后保底的防线查找相关档案。提供这些保险性的保底档案利用服务才是档案馆设立的初衷和目的所在。
很显然，档案馆的这种保险性的保底档案利用服务，其利用者不可能很多，如果所有的档案馆保存的档案的相关人都到档案馆来利用相关档案的话，那档案馆的档案利用服务就既不是保险性服务，也不是保底服务了，而成了代替所有相关单位的工作服务了。如果是那样的话，就会打乱现有的社会分工和相关单位的职能界限，会使档案的相关人更加无所适从。如上文说的婚姻档案就已经出现了类似问题。实际上婚姻档案本身就是婚姻登记部门的办事依据或工具，无论是办理补发结婚证、离婚证，还是办理离婚手续，还是出具未婚证明，都需要婚姻档案。也就是说只要婚姻当事人有一个人还健在，其婚姻档案都应该保管在婚姻登记部门。只有婚姻当事人双方都不在了，才可以将其婚姻档案移交档案馆保存。将婚姻当事人都还健在的婚姻档案移交档案馆保存，实际上是档案馆代替了婚姻登记部门的部分职能，而这样的代替并没有为婚姻当事人带来办事的便利，相反还增加了不便。如补办结婚证或离婚证，就需要先到档案馆开具婚姻证明，然后再到民政机关的婚姻登记部门补办结婚证或离婚证。这种情况实际上并没有方便婚姻当事人（民政机关的管理相对人），使本来在一个部门就可以办理的事，现在需要跑两个部门办两次手续才能办理完。这也就是一些学者一直呼吁要将户籍等类的档案接收到档案馆来改变馆藏结构增加民生档案而一直落实不了的原因所在。就是因为，这些户籍等类的档案都是相关部门管理和办理相关事务的依据与工具，是不可能移交给档案馆的，如果移交给档案馆将会影响他们的正常的职能和工作。另外，即便是婚姻档案移交给档案馆了，但是，其利用率仍然不高（这将在下文中专门统计分析），这是由于档案“备”的性质所决定的。因为，并不是每一个婚姻当事人都天天需要结婚证或离婚证来办理有关事项，也不是每一个婚姻当事人都会将结婚证或离婚证丢失的。
国家设立档案馆保管档案，就是为了对国家、社会组织和个人有保存价值的档案相关人提供保底的档案利用服务，这种保底服务可以视为是一种国家救济行为。这里虽然面对的是所有对国家、社会组织和个人有保存价值的档案相关人，但是，实际需要档案馆提供保底的档案利用服务的只会是少数而不是大多数。
2.2档案利用工作的保险性服务是社会的稳定基石
档案利用工作的保险性服务是由档案的本质——记忆备忘的工具决定的，档案“备”的价值就这在于其是保障国家、社会组织和个人的权益具有权威性的凭据证明。国家设立档案馆保管对国家、社会组织和个人有保存价值的档案，就是为对国家、社会组织和个人有保存价值的档案相关人在档案方面投的保险，它的作用就是为了保证社会稳定，是社会稳定的基石。这种稳定社会基石的保险作用，不是体现在日常的利用上，而是表现在存在上，表现在预防万一上。有档案的存在就可以预防万一，有档案的存在就能发挥保险作用。
档案利用工作的保险性服务主要依赖于档案的存在，档案存在是主要的，而它们被利用则是相对次要，这里说的相对次要不是说档案被利用不重要，而指的是档案被利用的少，档案被利用的少并不等于档案不重要。档案的存在起着稳定社会的基石作用，档案被利用少的档案利用保险性服务同样也起着是稳定社会的基石作用。这是档案的存在与档案利用工作的保险性服务双重稳定社会基石的保险作用。或者说是档案保险作用的两个方面。
正因为档案的存在起着稳定社会基石的主要作用，而保险又是预防万一的，所以，档案利用工作的保险性服务所提供的档案利用服务对象不论什么时候都是少数，而不是多数。尽管“从目前各馆特别是综合馆利用情况看，涉及公证、婚姻、学历、奖惩、上山下乡等内容档案的利用率相对较高”[3]，但是，这种档案利用率相对较高是相对于文书档案的利用来说的。这些档案的利用对于此类档案来说利用的仍然是少数。因为这些档案涉及的当事人不可能人人都发生问题，出现问题的毕竟是少数，而且有许多都是历史遗留问题或某些利用者个人的问题。对于档案“备”的价值来说，它们存在的本身就构成了对稳定社会，维护国家、社会组织和个人权益的价值。偶尔利用它们解决矛盾、化解纠纷、维护社会公平则是起着档案利用工作的保险性服务的作用，或者起着保险性的保底档案利用服务作用。但接受这种保险性的保底档案利用服务的肯定只能是少数，谁也不希望由于有档案的存在而使每个社会组织和个人都经常发生纠纷或问题来利用这些档案，那样社会还能稳定吗？有些“档案也许在相当长时间内都不会被利用，但正是由于这些档案的存在，才奠定了国家统一、民族友好、社会稳定的基础。”[4]
参考文献：
[1]杨忠海编著.保险学原理新编[M].中国金融出版社，2015：14.
[2]昌晶,张瓅丹.对“备以查考性”的认识[J].四川档案，2010（03）：54-55.
[3]宗培岭.对档案利用工作现状的思考[J].浙江档案，2000（09）：37-39.
[4]薛匡勇.档案馆论[M].上海：第二军医大学出版社，2002：147.
（节选《档案馆利用五定律》第四章第一节）
