南京档案数字化扫描加工是指在南京地区批量的进行纸质档案经过相适应的档案扫描设备扫描转化成数字形式的加工。
一、档案扫描
（1）扫描方式：①根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。②纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
（2）扫描色彩模式：①扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。黑白二值图像（简称黑白图像）是指只有黑白两级灰度的数字图像。灰度图像是指图像亮度范围可以达到丰富层次（最高256级~512级）的数字图像。彩色图像是指具有丰富色彩和亮度层次的数字图像。后者较前者所记录的档案信息更丰富，当然占用存储空间也更大。②页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。③页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案。可采用灰度模式扫描。④页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
（3）扫描分辨率：分辨率指单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。扫描文件时，分辨率数值设置越大，图像分辨率越高，清晰度越好。当然图像文件也更大，占用的存储空间就更多。①扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。②采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于等于150dpi；采用彩色模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应选择大于等于300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。③需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于等于200dpi。
（4）扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
二、档案扫描验收
档案扫描是档案数字化加工的中心环节，加工公司必须根据所扫描档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。档案扫描验收，主要检查扫描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情况进行，是否反映档案的原貌等。
刚开始数字化加工工作的时候，也有过一些争议，主要就是在档案是提供一般性利用，还是可以提供特殊利用，比如原文出版等，因为两者所要求的存储空间差别很大。
根据这几年来的数字化扫描加工工作的进一步发展，存储介质的飞跃发展，也逐渐统一了思路，规定了档案扫描的一些基本标准。但在数字化扫描及验收的过程中，发现了很多意想不到的特殊情况。例如：
1在扫描中发现档案纸张存在油性纸、复写纸、铅笔字、字迹模糊、纸张较差及较薄等情况。具体做法是:在保持档案原貌的前提下进行扫描，并提高分辨率或采用垫白纸再进行扫描，尽量反映档案的原始原貌。
2在扫描中发现部分档案原件纸张的底色较深，所标页码扫描后看不清楚。具体做法是:用一张白色小纸条写上该页页码，放在该页右上角，然后再进行扫描。
3在扫描中发现有重份档案、重份照片、重份表格等情况。具体做法是：只扫描一份。
4在扫描中存在多张零散照片。具体做法是:将照片平铺在白纸上，并在白纸右上角标上页码后再进行扫描。
5档案存在部分超大、超长、图纸及表格，无法进行扫描。具体做法是：用白纸打上“此页为特大图纸”字样，扫描此页来代替特大图纸并在备注栏注明。
6在扫描中发现档案上有多张粘贴的小纸条或部分档案纸张粘贴原文且破损严重等情况。具体做法是:为保持档案原貌，用平版扫描仪进行扫描，尽量将档案可视部分扫描出来，如果有遮挡部分，重新进行标页后再另扫一页。
7档案中有部分大画幅(大于A3幅面)无法一次性扫描。具体做法是:分幅扫描后进行完整拼接或用相机拍摄。如：
8档案数字化过程中存在照片底片、锦旗、奖状等实物档案音像档案。具体做法是:把实物档案放于白纸上并在右上角标注相应的页码进行拍照或只对音像封面进行扫描。
9在扫描民国档案时，很多是桐子页，由于纸张较破较薄，正反面都有内容，如果正常扫描，就会把背面的内容印到正面。具体做法是:扫描时在桐子页中间夹放一张白纸。
三、纸质档案数字化加工成果数据验收过程管理
根据《纸质档案数字化技术规范》规定数据验收主要包括：数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记四个方面的内容。组织严格规范的数据验收，是保证数字化加工质量的重要手段，纸质档案数字化加工，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患，要赋予数字化加工各环节工作人员质量检查任务，每个工作人员操作前，要先对上一环节提供的档案或数据进行质量检查；档案扫描员负责检查档案前处理质量，图像处理员负责检查档案前处理和档案扫描质量，数据挂接员负责检查档案前处理、档案扫描和图像处理质量，质检员负责检查所有环节工作质量，各班组长负责检查本班组人员工作质量。数据验收包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量，抽检的比率是一个全宗不得低于5%，如出现目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上时，给予验收“通过”，验收结论必须经处室相关人员、局馆领导审核签字后方可有效，并填写纸质档案数字化验收登记表单，数据验收过程结束。
总之，南京档案数字化扫描加工进行档案扫描需要选择合适的方法、色彩、分辨率还要进行扫描登记。档案扫描验收是必不可少的步骤，防止档案出现漏扫、错扫等着各种情况。纸质档案数字化加工成果数据验收过程管理能让整个流程排除掉各种各样的错误，规范数据验收也是对档案数据的保障。
