职工人事档案是记载职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的重要载体，它关系到职工的切身利益，对人力资源管理起着重要作用。舟山职工档案的整理是一项关乎个人职业发展的重要工作，它的正确管理可以帮助舟山的企业更好地管理员工。
职工档案整理
下面我们将就职工档案整理的一些关键点展开论述。
1、建立制度：建立健全职工档案管理制度，规定档案的种类、范围、保管期限等内容，让管理工作有章可循。
2、统一标准：各企业的职工档案格式和内容需统一，以便于档案的对比和分析。
3、简单易懂：设计一套易于理解、方便操作的职工档案表格，让员工可以方便填写和查询。
4、数据整理：将纸质档案进行扫描并上传至系统，便于统一管理和查询。
5、数据保护：加强网络安全，保护职工的个人隐私。
6、效率优化：引进现代化技术，如OCR等，提高职工档案整理效率。
职工档案的整理需要精细化、规范化，力求做到简单、实用、高效。作为企业管理的一项重要组成部分，职工档案整理工作需要受到高度重视，以充分发挥档案在企业决策和管理中的重要作用。只有不断完善职工档案管理制度，推进信息技术在职工档案管理中的应用，才能让企业的职工管理工作更加高效和科学。
职工档案数字化
职工档案数字化是指将职工的纸质档案转化为电子档案的过程。这种方式可以使档案信息更易于查询、分享和分析，降低管理成本，并有利于保密性及信息安全。以下是职工档案数字化的几个要点。
1、设定标准：在进行职工档案数字化之前，要先设定清晰的标准，确定档案格式、字段以及存储方式等。
2、电子化采集：将纸质档案转为电子文件，可以通过扫描仪或者专门的电子化设备完成。
3、检查核对：确认电子化的文件是否准确无误，包括文件内容、文件格式等方面。
4、备份与存储：将电子化的职工档案进行妥善的备份和存储，以免因设备故障导致数据丢失。
5、加密保护：为了保护个人隐私和公司利益，应对职工档案进行加密处理。
6、安全策略：采取多重安全措施，保证电子档案的安全性。
职工档案数字化是一项庞大且复杂的工程，涉及到多个环节。只有精心策划、严谨实施，才能达到预期效果。为了确保档案的真实性和安全性，各个环节必须一丝不苟地执行。在这个信息爆炸的时代，我们有必要通过职工档案数字化来提高公司的运作效率，提升管理能力，为公司的发展创造更多的机会和价值。
职工档案里面有什么内容
职工人事档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分。起着凭证、侬据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、开具考研相关证明、办理养老保险以及退休手续等等事务时，都需要使用档案。因此绝不可小看和忽视。
第一类为履历材料。包括职工个人身份、学历、政治面貌的履历表、登记表、简历表等;
第二类为自传材料。包括个人在各个时期所写的自传、家庭情况、社会关系的材料等;
第三类为鉴定、考核、考察材料。包括个人鉴定、单位出具的各种鉴定、民主评议的综合材料和考评材料等;
第四类为学历和评聘专业技术职务材料等;第五类为政治历史情况审查材料。包括政治面貌、出生年月、家庭成员及主要社会关系的证明材料等;
第六类为参加党、团组织的材料。
第七类为各种奖励材料。包括各种科学技术和业务奖励、英雄模范事迹材料等;
第八类为处分材料。包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见等;
第九类为录用、招工、任免、工资、待遇、退休、退职材料。包括工资级别登记、工资核定、工龄津贴、奖励工资登记审批表、享受专家特殊津贴的呈报表等;
第十类为其他可供组织上参考的材料。包括身体健康情况、领取《独生子女证》登记表及其他有参考价值的材料等。
企业职工档案管理工作规定
劳力字〔1992〕33号
第一章总则
第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分
第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责
第五条职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条企业职工档案管理部门的职责：
(一)保管职工档案；
(二)收集、鉴别和整理职工档案材料；
(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
(四)登记职工工作变动情况；
(五)为有关部门提供职工情况；
(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作；
(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。
(八)办理其它有关事项。
第三章档案的内容
第九条企业职工档案的内容和分类：
(一)履历材料；
(二)自传材料；
(三)鉴定、考核、考察材料；
(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；
(五)政审材料；
(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
(七)奖励材料；
(八)处分材料；
(九)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
(十)其他可供组织参考的材料。
第四章档案的收集、保管和销毁
第十条职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十一条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第十二条企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条档案卷皮、目录和档案的样式、规格实行统一的制作标准(见附件一)。
第十五条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章档案的提供利用
第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
(二)查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
(三)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。
(五)各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
(六)因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章档案的转递
第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
第十九条转递档案应遵守下列规定：
(一)通过机要交通或派专人送取，不准由邮寄或交本人自带。
(二)对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”(见附件二)的项目登记，并密封包装。
(三)对转出的材料，不得扣留或分批转出。
(四)接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第七章附则
第二十条本规定由劳动部负责解释。
第二十一条本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。
注：企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。国家机关、事业单位和人民团体中的工人档案管理，参照本规定执行。
中华人民共和国劳动部
国家档案局
一九九二年六月九日
