对于企事业单位，建立安全便捷的档案信息化管理体系，对于日常档案工作的开展也有很多好处。但是对于一些企事业单位来说，开展档案数字化建设也有一些问题，比如缺乏专业的数字化设备，但是专门购置所进行的投入也较高。而且进行信息化体系建设需要构建专门的档案信息化处理系统，对于单位的档案工作人员而言，缺乏相关工作经验，可能达不到较好的工作状态。那么构建档案数字化管理体系可以为日常档案工作提供哪些服务呢？
首先，档案数字化管理体系的构建需要完成对传统载体档案进行数字化工作。所以对于人事档案、会计档案、文书档案等多种类型档案材料，都可以进行数字化服务，将纸质材料转化为信息端的电子资料，使得档案查询、利用更为便捷。而且专业的档案数字化服务商可协助单位构建各类专业的档案信息查询系统，可实时掌握档案情况，加强对档案信息资源的开发利用，对于提升档案信息的处理、传输能力也有好处。
所以选择一家专业的档案数字化服务供应商进行档案数字化管理体系的构建，对于推进档案工作的开展是很有利的！
现如今，档案广泛存在许多行业中，比如档案馆、企业档案、医疗档案、军事档案、科技档案、立法档案等，档案在每个行业都充当着不可替代的角色。
随着城市的发展和进步，各行各业档案的形成越来越多，类别越来越细，而传统档案管理方式已经呈现出了许多弊端：效能低、错误多、易损毁、易丢失。
反之档案数字化较传统档案管理有不可替代的先进性：提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护、便于利用查找。
利用专业的业务流程优化，以及智慧、先进的技术开发能力，针对各类数据信息材料，通过信息化、图形化等手段，开展整理、审核、录入、信息化加工等操作，实现对数据信息的科学处理。
南昌数字化档案整理流程
档案整理工作是档案管理的基础工作之一。作为档案管理工作中较为常见的档案种类之一的人事档案，在开展档案管理工作时，首要的就是做好档案整理工作。而随着人事档案管理工作的发展，推行人事档案信息化建设也是开展档案管理的新趋势之一。那么开展人事档案整理及数字化工作的流程有哪些呢？一起来了解一下吧！
人事档案整理及数字化工作并不是随心所欲的，档案管理政策法规对于人事档案的整理会进行十大类的分类细则，所以做好档案整理的第一步就是根据档案十大类准则进行档案材料的收集与查漏补缺工作。当然，档案收集工作并不是一次性的，随着时间的推移还会产生许多需要收集归档的档案资料，做好人事档案的收集工作也是档案日常管理的工作内容之一。
当然，档案整理不仅仅是进行档案收集工作，除此之外还需要进行材料排序、人事档案目录编写、档案材料祛钉修整，才是完成了档案整理工作的主要环节，同时才能进入档案数字化加工流程。数字化加工需要对纸质档案载体进行电子扫描，同时对于档案扫描件进行修图、校对等工作，才能将纸质载体档案变成电子载体信息进行存储。
档案整理首先需要对档案材料进行鉴别，要对不同的材料分辨真伪、并判断是否归档。然后将经过鉴别的材料按照十大类分类，其中第四类、第九类需要进行二级分类。在实际工作中，也会因为每个单位不同的情况，部分材料出现分类不同的情况，如在校期间的学生鉴定表，可放三类，也可放在四类的第一小类。
分类完成后，将各类材料进行排序并编号，其中除开五类、六类、八类按照逻辑顺序外，其余的全部按照时间顺序。排序并编号完成后的材料则需要进行编目并最终装订，其中部分材料要根据实际情况进行装裱、袪钉等操作。至此，整个人事档案整理过程完成。
人事档案整理及数字化中关于档案整理工作的介绍就到此为止了。人事档案整理及数字化工作对于推进档案管理与资源的利用有很大的帮助，所以做好整理及数字化工作是有益于企业进行人事档案管理的！
南昌数字化档案整理方法
为了实现档案数字化加工工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定，订本细则。单位或企业想要做档案数字化，不确定要多久能做完，针对这个问题，具体要考虑以下3个因素：纸质档案数量、投入做数字化的人数以及数字化设备的专业程度。
一、纸质档案数量
首先，需要预估下本单位需要进行档案数字化的范围、数量以及档案类型，明确哪些需要数字化哪些不需要数字化，可根据归档范围进行梳理；数量的估算可以按照纸张规格或档案类型进行初步估算，如不便于分类可根据纸质档案存储方式进行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每个单位上大概存放多少盒，一盒大概多少页等；估算数量最好精确到页。有条件的单位也可邀请专业的档案中介服务机构帮助单位进行数量的估算。
二、投入做数字化的人数
其一，单位有充足的人员和精力，可以考虑组织自己单位人员进行数字化加工的简单流程，如扫描、图片处理等，但也存在如下问题，如数字化格式批量转换、数据挂接，单子数据系统上传等流程，专业程度较高，一般的单位刚开始接触多少有些困难。
其二，有条件的单位，可有计划地进行外包，选择专业的档案中介服务机构（档案备案类型需要包含档案数字化）来进行集中统一作业。
下面简单对数字化方式的选择进行简单分析——数字化外包的优势分析，减少单位在财力、人力上的投入，增加资本运作的回报率；
对单位的档案可做到统一数字化加工，统一移交并接收；极大地减单位档案的工作难度，保质保量地完成数字化工作；
选择专业项目团队，管理有序，分工明确，责任到人；减少劳动争议所带来的麻烦避免项目实施导致的运转不灵的结果；具有时效性，可设置时间范围和服务质量。
三、数字化设备的专业程度
数字化设备的选择，具体要根据纸质档案纸张情况、纸张规格进行选择。
纸张情况来说，纸张厚度、平整度良好，可采用高速扫描仪；纸张较薄或年代较久远，特别是稿纸或已经泛黄的档案，就可以采用平板扫描仪、高拍仪等设备。
纸张规格来说，一般的A4幅面的可选用A4扫描仪，较大尺寸的纸张可选用A3幅面或大幅面扫描仪，特殊规格的可选用专业扫描仪，如工程蓝图，一般选用图纸扫描仪。
南昌数字化档案整理公司的好处
21世纪是信息的时代，无论是日常生活还是工作，信息化和无纸化都是大势所趋，有些人甚至很长时间都没有动笔写字的机会，档案也是一样。档案作为记载信息的一种书面文件，如果能将其数字化，自然能在使用时带来很多便利。那么档案数字化的好处到底包括哪些呢？
对于毕业生和在职员工来说，人事档案数字化后，如果日后需要提供某些材料的证明，比如在校的成绩单、入党时间、离职证明等，就不需要让档案保管人员专门去花费大量时间翻阅纸质材料、查阅档案信息或者为存档人员提供相关材料，节省了双方的时间成本。
对于单位人事部门来说，员工档案数字化后便于掌握员工相关信息，在查阅信息时也不需要用到纸质档案，保证了档案存放的安全性；财务和人事等记录单位信息的档案数字化后，便于后期查阅相关数据和记录。对于退休人员来说，人事档案数字化后，要复印家庭成员关系等相关材料，能让老年人少跑腿，办理时不需要专门跑到存档单位。
档案数字化的好处还体现在整理方面。由于档案进行数字化的前期准备步骤包括材料鉴别、分类、排序等整理环节，能帮助存档单位快速掌握档案内容，也提升了后期查阅的效率。
所以说，既然档案数字化的好处有这么多，如何选择档案数字化的形式很重要！
人事档案整理数字化不单单可以为企业提高查阅档案的效率，还能在一定程度上，保护好我们的人事档案原始样貌。毕竟档案在经过工作人员的查阅途中，容易因为不小心或者各种外界因素产生受损。而将人事档案整理数字化后，再用于查阅资料时，可通过档案整理数字化成果来查看，不仅方便，还能够更好保护我们的人事档案，既可以在有需要的时候快速找到资料进行查阅，又可以延长档案寿命，保护好档案的公信力，简直是一举两得。
并且，正是因为很多企业员工的人事档案量大、年份久，经常会遇到老员工需要办理事情时需要提供档案中的社会关系家庭成员、提供工资调资、干部任免等相关材料。单位在查阅过程中，因为查找、翻阅过于费时费力，所以将人事档案整理数字化之后就更加地节约查阅单位的时间人员成本。
企业办理人事档案整理数字化时有任何疑问，都可以直接联系我们哦！
