纸质档案的存放可能会因为年限过程而产生长霉发黄或者是字迹退化等问题。为了避免这些问题，我们就需要把进行档案数字化，让材料以网络化的形式有限延长原件的保存时间，实现档案的永久保存。
那么什么是档案数字化呢？档案数字化就是指把档案通过计算机扫描的方法把档案纸质原件进行数字网络化。一般情况下，我们需要先把档案按照十大类要求进行整理分类、排序、编目、著录，然后再进行数字化。
在进行数字化时我们需要先对原纸质材料进行扫描，上传到相应的系统；然后对已经上传数字化的材料进行修图处理，修掉档案材料中的折痕、墨块等；接着会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验，只有通过两次校验都没有问题，我们才能接着对档案进行批量挂接处理，将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目；挂接完成之后我们还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对；接下来进行对纸质档案进行分类和装订。
最后在光盘或者硬盘中进行数字化的备份。数字化完成之后我们还需要对光盘进行检查、数字化数据进行整体验收，由技术人员将加工完并审核无误的数据进行数据倒入相应的库中。
档案数字化能够有效地延长我们纸质档案的保存时间，档案的数字化是一项严谨的工作，关注中博奥技术有限公司，了解更多档案数字化信息。
在实际的操作中，档案数字化是一个庞大且繁冗的工作任务，小到一张纸，大到整个档案数据库，都需要人工去操作实现。虽然档案数字化的流程大同小异，但不同的行业也对应着不同的档案整理流程。
金昌档案整理标准
金昌档案整理标准是为了有效管理和保护金昌地区的档案信息，确保其准确性、完整性和可持续利用性而制定的一系列规范和准则。遵循金昌档案整理标准有助于提高档案管理效率，促进档案信息的共享与传承。
1.文件分类与归档：
制定清晰的文件分类体系，按照档案的内容、形式、功能等进行分类，确保档案的有序管理。
设计统一的文件目录结构，包括文件夹、文件名规范等，方便文件的组织和查找。
2.文件鉴定与评估：
对档案文件进行鉴定，确定其价值和重要性，为后续的处理和分类提供依据。
进行档案评估，根据法律法规和相关政策，确定档案的保存期限和处理方式。
3.文件整理与修复：
进行文件整理，包括对纸质文件的整齐排列、翻新和重新装订等工作，确保档案的完整性和可读性。
进行文件修复，采用适当的方法修补破损的文件，延长其使用寿命。
4.数字化处理与存储：
对重要的档案文件进行数字化处理，将其转换为电子格式，提高档案信息的安全性和可检索性。
设立合适的数字化存储设备或云端存储系统，确保数字化档案的长期保存和备份。
5.权限管理与保密措施：
建立健全的权限管理制度，明确档案信息的访问、查阅和使用权限，防止未经授权的访问。
采取相应的保密措施，防止档案信息泄露或被非法篡改，确保档案的机密性和完整性。
金昌档案整理标准是一个旨在规范金昌地区档案整理和管理工作的重要参考依据。通过文件分类与归档、文件鉴定与评估、文件整理与修复、数字化处理与存储以及权限管理与保密措施的措施，金昌地区的档案管理能够更加高效、便捷和安全。这将有助于保护和传承金昌地区的历史文化遗产，促进档案信息的共享与利用。
金昌档案整理步骤
档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
01组件（卷）
档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
02分类
分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。
04编号
宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109WS·2019YBGS0001、Z109 ZP·2019Y0010001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109WS·2019Y0001、Z109ZP·2019Y0001。
以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109KJ·KY010010003、Z109 KU·20190150021。
05编目
编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。
虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。
金昌档案整理数字化服务的重要性
在电子信息化飞速发展的今天，科技的发展给我们生活和工作带来了便利。人事档案工作，同样紧跟时代步伐，全国各国企事业单位都在逐步落实档案数字化进程。那么，档案数字化重要性体现在哪里呢？
“由于以前档案管理条件有限，不能保护好档案的完整面貌，翻开一本陈年档案，发霉发黄的印迹历历在目，有的破损严重，还需要小心翼翼的查阅，一不小心又加重了破损，以后要查阅档案更困难了…”这是很多单位人事的吐槽。所以这个时候档案数字化作用以及重要性就体现出来了！
档案是具有公信力的材料，是记录着一个人出生时间、家庭背景，学历时间、参工时间，政治背景等等重要信息。所以很多小伙伴在考公或者国企事业单位入职前，都要进行档案的政审查阅。而且不仅如此，在很多面临即将退休的长辈都会需要查阅档案中的工龄，所以足以见得档案的重要性。
但是一本受损的档案，如何能延长它的使用寿命呢？那就是将档案数字化！用先进专业的高科扫描仪对档案进行超高清的扫描，然后再用特定的美工软件对扫描出来的图像进行美化，例如去除那些发黄发霉的印迹，调整图像的边距等等，以体现出一份档案的完整性。
将原始档案好好保管起来、不再加重受损的同时，最重要的是方便了档案的查阅使用，也体现了现在高科技术的发展和档案数字化作用，电子化档案最终会逐步成为常态化。
档案数字化重要性最直观的一点，就是很大的提高了档案工作效率。虽然档案数字化前期的工期长、工作量大，但是一旦所有在库档案都实现了数字化管理，这对于档案工作者来说，不仅仅在档案的查借阅上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。
其次，实现档案数字化，在一定程度上也可以保护原始档案。毕竟档案作为纸质材料，虽然所有档案室都严格按照“十防”标准进行管理，但是不可能100%保证每份档案的安全。将档案进行数字化扫描，上传至特定服务器储存，减少原始纸质档案的使用，可以起到很好的保护作用。
最后，档案数字化重要性还体现在落实国家政策上。我国档案工作一直在倡导“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这也是大势所趋。当前大多存档机构的档案数字化率低，还是因循守旧、没有做到档案资源整合。实现档案数字化，可以很好的解决这些问题。
档案数字化重要性和意义，不仅仅可以提高档案的工作效率，也是利国利民的好事，更是国家对档案工作支持的具体体现。
