档案数字化是什么，这个机构是干什么的？在日常工作中，档案数字化是当前信息化高度发展态势下，对档案管理工作的一项基础且重要的环节。那么档案数字化机构在其中又能做什么呢？
档案整理工作：对于有大量人事档案、文书档案、财务档案等的单位或企业来说，材料可能分布在单位各个不同部门，导致在进行材料整理归纳时耗费大量时间，且由于人手不够充分、日常工作繁杂等原因，使大量材料堆积不能及时归档。而档案数字化机构的专业档案服务人员可以为单位、企业提供档案整理服务，满足工作需求。
档案数字化工作：应国家政策要求，现在越来越多的单位、企业也在开展日常信息化工作的部署，那么档案材料的电子化、数字化是开展工作的重要基础，而对单位或公司来说，每年的工作进程都会产生大量的纸质文件、书面材料，这项工序就需要专项工作人员，而档案数字化机构，有完善的工作流程、软硬件设施齐全，能高效完成档案数字化的工作。
项目准备：档案整理数字化服务商和委托企业制定工作标准和计划，按企业要求在规定的时间、地点完成工作。
定扫描页：原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。
编制页号：应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。统一位置书写页号，且不压盖档案内容。同时将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
目录数据准备：按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。并对照需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。
拆除装订：应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。
技术修复：破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
数字化处理：对原纸质材料进行扫描，上传到相应的系统。然后对已经上传数字化的材料进行修图处理，修掉档案材料中的折痕、墨块等。
校验和挂接：会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验，只有通过两次校验都没有问题，才能接着对档案进行批量挂接处理，将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目。挂接完成之后还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对。
分类和装订：在进行数字化管理之后，需要对纸质档案进行分类和装订，以便于后续的查阅和使用。
数据备份：最后需要在光盘或者硬盘中进行数字化的备份，以防止数据丢失。
档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。很多企业会把档案数字化工作外包档案整理数字化服务商。
宿州档案整理数字化需要注意哪些
档案信息是企业的核心资源和重要资产，随着科技的飞速发展，数字化、智能化对企业的发展越来越重要。那么，档案数字化服务的选择需要注意什么呢？
第一，采用科学的技术指标。熟悉掌握档案数字化相关的规范文件。例如，纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建议扫描分辨率不小于300dpi。
第二，采用规范的加工流程。档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节，否则可能导致数字化成果不合格、不可用。
第三，采用严谨的过程管理。在数字化加工过程中，建立问题反馈机制，阶段性对数字化成果进行检验和修正，加强对质量的检测和过程的监控。
第四，有标准的档案数字化方案。制定方案的人需要熟悉国家及行业标准，并且能真正意识到档案管理信息化的重要性，如果仅仅将档案信息化看作工作任务，会出现为了完成工作任务而工作的不良现象，不利于档案数字化的工作开展。
第五，具备数字化软件和硬件设备。要做好档案数字化建设，企业需要配备服务器、计算机、扫描仪、档案数字化加工软件等软硬件设备。如果企业现有的一些硬件设备常年不更换和维护的话，容易导致计算机设备的存储与系统老化，存在着档案信息丢失的潜在隐患。
第六，有独立的加工场地。企业在档案数字化建设开展之前，需要准备相对独立的加工场地，以保证档案材料的安全。并且在档案的进出环节设置专人管理，以保证档案数字化过程中的闭环管理。
看到这里，想必大家已经意识到，企业想要做好档案数字化建设，是需要投入一定的人力、物力、财力的，所以才会有越来越多的企业选择专业的第三方机构！
宿州档案数字化流程
数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将纸质档案转化形成为数字图像和数字文本。那么档案数字化的过程包含哪些具体的工作流程呢？
一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。
二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。
三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。
四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。
五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。
六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。
七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。
八、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
九、拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。
十、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
十一、页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；
折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
十二、档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
看完全文，相信大家对档案数字化的过程也有所了解了，如果有对档案材料信息化、数字化的相关疑问和工作需求，欢迎致电或在中博奥技术有限公司官网进行业务咨询！
宿州档案整理数字化服务的优势
在计算机技术的全面应用下，衍生出数字化技术，其应用领域广泛，具有针对性的优势，比如，数字化技术具有信息处理快的优势，在日常使用过程中，面对大量的综合性数据，其传递和分析能力较强。计算机高效处理性明显，数字化技术应用下，处理速率提高，满足了档案数字化的要求。现在来带大家看看档案数字化优势具体有哪些？
一、数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。
四、降低企业经营成本。过去一直使用粗放型模式来管理档案，也就是增加办公人员和办公费用解决这一难题，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案让传统的以纸质为载体的档案信息转化为机读档案，不仅节约了日常保管维护费用，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
五、提高办公效率。档案数字化管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织人事部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。在档案数字化之后就可以及时的提供详细的数据，为领导决策提供服务。
六、增强档案原件保护。将纸质档案转变为数字化电子档案进行档案数字化管理后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。
好了，本期档案数字化优势的内容就为您介绍到这里，我们下期再见！
