纸质档案的存放可能会因为年限过程而产生长霉发黄或者是字迹退化等问题。为了避免这些问题，我们就需要把进行档案数字化，让材料以网络化的形式有限延长原件的保存时间，实现档案的永久保存。
那么什么是档案数字化呢？档案数字化就是指把档案通过计算机扫描的方法把档案纸质原件进行数字网络化。一般情况下，我们需要先把档案按照十大类要求进行整理分类、排序、编目、著录，然后再进行数字化。
在进行数字化时我们需要先对原纸质材料进行扫描，上传到相应的系统；然后对已经上传数字化的材料进行修图处理，修掉档案材料中的折痕、墨块等；接着会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验，只有通过两次校验都没有问题，我们才能接着对档案进行批量挂接处理，将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目；
挂接完成之后我们还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对；接下来进行对纸质档案进行分类和装订。最后在光盘或者硬盘中进行数字化的备份。数字化完成之后我们还需要对光盘进行检查、数字化数据进行整体验收，由技术人员将加工完并审核无误的数据进行数据倒入相应的库中。
档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。
整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。
电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。
档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。
原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。
重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。
数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。
档案数字化能够有效地延长我们纸质档案的保存时间，档案的数字化是一项严谨的工作，关注中博奥技术有限公司，了解更多档案数字化信息。
毕节档案整理数字化注意事项
在档案整理及数字化过程中，需要注意以下几个方面，一起来看看！
具备专业知识和技能、遵守相关规定和标准：工作人员应具备档案整理及数字化技术的基本知识，熟悉数字化设备的操作和维护，掌握相关软件和工具的使用方法；能够遵循国家和行业的相关标准规范，如参照《纸质档案数字化规范》等文件，确保数字化工作的顺利进行。
档案整理：在进行数字化之前，要对档案进行整理，包括排序、分类、去重、检查文件完整性和准确性等。确保档案材料的齐全、有序和准确。
图像处理、质量控制：慎用裁切、橡皮擦等图像工具，避免对原始档案造成不必要的损害；需要对数字化过程中的图像质量、文件完整性、数据准确性等进行严格把关，确保数字化成果的质量。
数据存储和管理、数据保密和权限控制：确保数字化后的档案数据安全存储，并进行有效的管理和维护；选择合适且多样化的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等，以保证数据的安全性和可持续性；在档案数字化过程中，要加强对敏感和机密信息的保护，设置相应的权限控制，确保档案数据的安全性。
建立索引：建立索引，便于档案管理员查找和利用档案信息。
外包服务管理：如果需要进行档案整理及数字化的外包服务，选择外包公司的时候不仅要鉴别单位的资质，还需要按照上述注意事项进行严格的管理和监督，确保外包服务的质量和档案安全。
通过以上注意事项，可以确保档案整理及数字化工作的顺利进行，提高档案管理效率，并且达到保护原始档案的目的。
毕节档案整理数字化技巧
档案整理数字化是一项重要的工作，它旨在将传统的纸质档案转化为数字形式，提高档案管理效率、便于检索和保护档案安全。在毕节地区，档案数字化工作具有重要意义，需要采用一系列技巧和方法来确保数字化工作的顺利进行。
1.文件分类与整理：
确定文件分类标准，包括按年度、部门、主题等进行分类。
制定整理计划，逐步完成文件整理工作，确保每份文件都被正确归档。
2.扫描与数字化：
选用合适的扫描设备和软件，确保扫描效果清晰、准确。
对扫描后的文件进行数字化处理，包括文字识别、格式转换等，以便于后续的检索和利用。
3.建立数字化档案管理系统：
选择适合毕节档案管理需求的数字化档案管理系统，建立起完善的档案数据库。
确保系统具有良好的检索功能和权限管理机制，便于工作人员进行档案查询和管理。
4.档案信息安全保障：
建立数据备份与恢复机制，确保数字化档案的安全性和可靠性。
设定权限控制，防止未经授权的人员篡改或删除档案信息。
毕节地区档案整理数字化工作需要精心组织和管理，通过合理的分类整理、高质量的扫描数字化以及建立健全的档案管理系统，可以实现档案信息的高效利用和长期保存。数字化档案管理不仅提升了档案工作效率，也为毕节地区档案管理工作的现代化发展提供了重要支持。
毕节档案整理数字化服务的优势
档案整理数字化服务在毕节地区具有诸多优势，它能够有效提升档案管理效率、提供便捷的检索和保护档案安全。以下是关于毕节档案整理数字化服务的优势：
1.提高档案管理效率：
数字化档案可以实现快速、准确的检索，节省大量人力物力。
通过数字化处理，档案可以更好地归类和整理，使档案管理更加规范化和系统化。
2.节约空间和资源：
数字化档案不再需要大量的纸质存储空间，节约了档案馆或机构的空间资源。
减少了对纸张、印刷和复印等物质资源的需求，降低了成本。
3.方便快捷的检索：
数字化档案可以通过关键词搜索、时间范围过滤等方式进行快速检索，提高了工作效率。
检索结果可以一目了然地展示在屏幕上，方便用户查找所需信息。
4.保护档案安全：
数字化档案可以通过权限控制，确保只有授权人员能够访问和修改档案信息。
通过定期备份和灾难恢复计划，数字化档案能够更好地应对档案丢失或损坏的风险。
综上所述，毕节档案整理数字化服务的优势在于提高档案管理效率、节约空间和资源、方便快捷的检索以及保护档案安全。数字化档案管理不仅满足了现代档案管理的需求，也为毕节地区的档案管理工作提供了更加高效和可靠的解决方案。通过数字化档案管理，毕节地区可以实现档案资源的优化利用和长期保存，推动档案事业的发展。
