纸质档案数字化加工的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。企业部门想要做好档案数字化工作，需要充分准备好前、中、后三个阶段。
一、扫描前期准备
1.档案数字化加工流程的第一步是接收。
接收时要对档案进行详细登记，不出现漏登记或重复登记，保证档案接收过程中数量无误，同时也要与客户进行书面交接并签字确认。第一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，也是档案数字化起步的关键时刻，准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度等。
2.档案整理准备
档案工作人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页排序、页码的编写、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确无误填写，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。
3.设备的准备
纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，需配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。
4.人员的准备
档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要做好工作计划，制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。
5.管理制度的完善
确保档案的安全和工作的科学、规范、有序，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行。
二、扫描加工中阶段
1.扫描操作
档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。扫描操作就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。
2.图像存储：通常存储的格式为JPG，扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，规范中规定为300dpi以上。
3.图像处理：能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。
三、扫描加工后阶段
一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。
1.图像检查：检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，一旦发现问题，必须进行修改。
2.数据对接检查：目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。
3.数据存储：存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。
4.数据移交：将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行办理交接手续，交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。
甘肃省档案数字化加工扫描注意事项
档案信息是企业的核心资源和重要资产，随着科技的飞速发展，数字化、智能化对企业的发展越来越重要。那么，档案数字化服务的选择需要注意什么呢？
第一，采用科学的技术指标。熟悉掌握档案数字化相关的规范文件。例如，纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建议扫描分辨率不小于300dpi。
第二，采用规范的加工流程。档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节，否则可能导致数字化成果不合格、不可用。
第三，采用严谨的过程管理。在数字化加工过程中，建立问题反馈机制，阶段性对数字化成果进行检验和修正，加强对质量的检测和过程的监控。
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甘肃省档案数字化加工扫描公司的好处
数字化加工扫描是指将传统纸质档案通过扫描仪等设备转换为数字形式，并进行整理、分类和存储的过程。甘肃省档案数字化加工扫描公司的存在对于档案管理和信息化建设有着重要的意义。以下是一些数字化加工扫描的好处：
1.提高档案管理效率：数字化加工扫描可以将大量纸质档案转换为电子格式，通过数据库管理系统进行存储和检索。这样可以实现对档案的快速查找、准确归档和方便共享，极大地提高了档案管理的效率。
2.节约空间和成本：传统纸质档案需要大量的存储空间，而数字化加工扫描可以将这些档案转换为电子文件，节约了存储空间。同时，数字化加工扫描还可以减少因人为错误造成的档案丢失或损坏，提高了档案的安全性，减少了维护和修复的成本。
3.方便信息共享和利用：数字化档案可以通过网络进行共享和传播，不受时间和空间限制。这使得各个部门、机构之间可以更加方便地获取所需的档案信息，促进了信息的流通和共享，提高了工作效率。
4.提升服务质量：数字化加工扫描可以实现档案的全文检索，通过关键词搜索等方式，快速准确地找到需要的档案信息。这样可以提高办事效率，为公众提供更加便捷、高效的服务。
总之，甘肃省档案数字化加工扫描公司的好处包括提高档案管理效率、节约空间和成本、方便信息共享和利用，以及提升服务质量。数字化加工扫描是档案管理和信息化建设的重要手段，对于提升工作效率、优化资源利用具有重要意义。
