纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。具体流程如下：
（一）档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
2、拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；
折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
（二）档案扫描
1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪）
根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如
工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。
普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；
纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；
纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；
对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）
页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；
页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。
3、分辨率选择
采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI；
采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）
扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；
需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；
粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。
4、扫描登记
填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
（三）图像处理
对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。
纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；
旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；
去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点；
裁边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除；
断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；
反白字修正：将部分反白文字可进行描述；
分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；
拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（四）图像处理质检
主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：
由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；
图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；
扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况；
顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；
漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；
多扫：将多扫页面删除；
倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。
西安档案扫描好处
档案扫描是一种将纸质档案转化为电子文件的过程，可以提供许多好处和优势。作为西安地区的档案扫描服务提供商，西安档案扫描公司在档案管理领域发挥着重要作用。以下是西安档案扫描的好处，以展示其在档案管理和利用方面的独特价值。
1.节省空间和成本：纸质档案占据大量的空间，而档案扫描可以将其转化为电子文件，从而节省了宝贵的办公空间。此外，电子文件的存储和管理成本相对较低，无需额外的物理存储设备和维护费用。
2.提高档案检索效率：通过档案扫描，西安档案扫描公司可以将档案信息以电子形式保存，并建立索引和元数据，使得档案的检索和查找更加快捷和精准。员工可以通过关键词搜索快速定位需要的档案信息，提高工作效率。
3.保护和防损档案：纸质档案容易受到自然灾害、火灾、虫害等因素的破坏和损失。而档案扫描可以将档案转化为电子文件，避免了这些风险，并通过备份和存储措施确保档案的安全性和完整性。
4.便于共享和协作：通过档案扫描，电子文件可以方便地共享和协作。多个部门或团队可以同时访问和使用档案信息，提高工作效率和沟通效果。此外，电子文件还可以进行版本控制和权限管理，保证数据的安全和机密性。
综上所述，西安档案扫描通过节省空间和成本、提高档案检索效率、保护和防损档案以及便于共享和协作等方面的优势，为西安地区的机构和企业提供了高效、安全的档案管理解决方案。随着数字化时代的不断发展，西安档案扫描公司将继续发挥其在档案数字化领域的专业能力，为客户提供更好的服务和支持。
