可能大家听到档案数字化机构这个词，都会有些疑惑：档案数字化是什么，这个机构是干什么的？在日常工作中，档案数字化是当前信息化高度发展态势下，对档案管理工作的一项基础且重要的环节。那么档案数字化机构在其中又能做什么呢？
档案整理工作：对于有大量人事档案、文书档案、财务档案等的单位或企业来说，材料可能分布在单位各个不同部门，导致在进行材料整理归纳时耗费大量时间，且由于人手不够充分、日常工作繁杂等原因，使大量材料堆积不能及时归档。而档案数字化机构的专业档案服务人员可以为单位、企业提供档案整理服务，满足工作需求。
档案数字化工作：应国家政策要求，现在越来越多的单位、企业也在开展日常信息化工作的部署，那么档案材料的电子化、数字化是开展工作的重要基础，而对单位或公司来说，每年的工作进程都会产生大量的纸质文件、书面材料，这项工序就需要专项工作人员，而档案数字化机构，有完善的工作流程、软硬件设施齐全，能高效完成档案数字化的工作。
首先，档案数字化管理体系的构建需要完成对传统载体档案进行数字化工作。所以对于人事档案、会计档案、文书档案等多种类型档案材料，都可以进行数字化服务，将纸质材料转化为信息端的电子资料，使得档案查询、利用更为便捷。
而且专业的档案数字化服务商可协助单位构建各类专业的档案信息查询系统，可实时掌握档案情况，加强对档案信息资源的开发利用，对于提升档案信息的处理、传输能力也有好处。
所以选择一家专业的档案数字化服务供应商进行档案数字化管理体系的构建，对于推进档案工作的开展是很有利的！
太原档案整理数字化具体流程
档案数字化扫描加工是一个多步骤的过程，是指将传统纸质档案通过扫描仪转换为电子文件的过程，旨在将纸质档案转换为数字化形式。数字化档案可以轻松地进行共享和协作。通过网络或内部系统，用户可以远程访问和共享数字化档案，促进了跨部门和跨地域的协作工作。多用户同时访问的功能还能提高工作效率和合作性，促进信息共享和团队协作。
1.档案出库。档案出库需先提交纸质档案出库申请，经相关责任人审批后严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。
2.数字化前处理。对确定扫描页进行页码编制，按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照纸质档案内容进行录入档案目录。
3.档案扫描。根据纸质档案原件实际情况进行扫描，扫描时应调整设置好相关参数以保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。
4.图像处理。图像的处理包括图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等。需要注意的是，数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，应重新扫描；对于漏扫、重扫、多扫等情况应及时纠正。
5.数据挂接。借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字化图像进行挂接，实现目录数据和数字图像关联。
6.数字化成果验收与移交。经过专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收，收的内容包括纸质档案数字化成果（数字图像、档案目录、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等）。
7.档案入库。纸质档案数字化工作完成后，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点后，办理档案入库手续。
太原档案整理数字化标准
太原档案整理数字化标准是指在太原地区进行档案整理和数字化管理时需要遵循的一系列规范和标准。下面将从几个方面对太原档案整理数字化标准进行详细说明：
1.档案整理标准：
文件分类与排序：按照文件的属性和内容，采用科学合理的分类体系进行文件分类和排序，确保档案的条理清晰。
文件编号与标识：为每个文件赋予唯一的编号，同时使用标识符标明文件的基本信息，方便检索和管理。
文件整理与装订：对文件进行整理和装订，采用专业的保护材料，确保文件的完整性和可持续性。
2.档案数字化标准：
扫描质量标准：对扫描设备的分辨率、色彩模式、文件格式等进行规定，确保数字化档案的清晰度和准确性。
元数据标准：对数字化档案的元数据（包括文件名称、文件大小、创建日期等）进行统一管理，方便检索和利用。
存储格式与介质：选择合适的存储格式和介质，如PDF、JPEG2000等，以确保数字化档案的长期保存和可访问性。
3.档案管理与访问标准：
权限控制：建立健全的权限管理机制，确保只有授权人员可以对档案进行访问和修改，保护档案信息的安全性。
检索与利用：建立高效的档案检索系统，提供多种检索方式（如关键词检索、时间范围检索等），方便用户快速准确地找到所需档案信息。
太原档案整理数字化标准涵盖了档案整理、数字化管理和访问控制等方面的要求。遵循这些标准可以确保太原地区档案管理工作的科学性和规范性，提高档案信息的质量和可信度。同时，这些标准还有助于提高档案管理的效率和便捷性，为用户提供更好的档案查询和利用服务。通过遵循太原档案整理数字化标准，可以实现太原地区档案工作的规范化、数字化和信息化管理。
太原档案整理数字化的意义
对于企业而言，需要明确档案数字化工作的开展，不仅是作为档案工作建设与工作考核的一环，而是档案法对于档案信息管理的新政策、新要求。所以档案数字化意义是企业推进档案管理新政策，完善档案管理制度。
开展档案数字化意义之一，就是加强企业对于人事档案信息的收集、利用能力。通过建设档案信息化系统，可以利用数字化加工将传统载体档案转化为电子载体。通过档案信息化系统，在进行档案材料查询、查阅等方面的工作时，可以更精准和快速的在数量繁多的档案材料中实现更便捷的查阅工作。
除此之外，开展档案数字化意义还体现在对于档案材料的安全管理方面。受到传统档案载体的影响，在进行档案管理时需要建设专门的档案保管场所，需要进行“八防”建设，而实行档案信息化加工，可以通过电子数据进行数据存储、数据备份等，对于长时间保存而带来的档案材料损坏问题，电子数据备份是有效的方法之一。
档案数字化意义不仅仅在于完成一项工作意义，而是企业所面临的档案管理的部分现实问题时的可行的、有效的方法！
