在基建项目中，工程资料、工程档案是直接反应工程在施工过程中的真实记录。保管好工程项目资料是建筑企业发展的客观需要，也是反映工程质量的基础材料，还是施工企业管理水平的综合体现。
基建档案如此重要，那么你了解工程档案吗？工程档案包括哪些内容，又该如何管理？
01基建档案管理包括哪些内容？
基建档案又称为项目档案、基建档案，是指在建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录的总称。
从具体工程工作流程的角度上来说，工程资料管理是为工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。主要是对文字材料、图纸、图表、声像材料等。
基建档案形成的过程贯穿可研-立项-初设-开工准备-施工-竣工验收全生命周期，包括建设项目从从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、建立到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。
具体来说，工程建设档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。
02工程建设资料如何转化为档案？
我们知道，档案是保存备查的历史文件。档案是由文件或叫文书转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。资料是一个相对性的、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支撑价值，无论其具体是什么，均可视为资料。
那么工程资料如何转化为工程档案？需要满足以下三个条件：
（1）办理完毕或处理完毕的文件才能作为档案。
（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
（3）按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
03基建档案都有哪些载体？
工程档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料外，还存在大量其它形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。
基建文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、电子档案。基建声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映基建现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片、录音、录像档案。
录音、录像档案，是指专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。
照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。
04如何管理基建档案？
1）满足多类型、多格式档案存储需求：基建档案不论是从内容上，还是从载体上来看都是多种多样的，为确保档案的完整和真实，要求档案管理工具或方式能够对工程所涉及到的档案进行全方位的存储与保管。
2）能够将档案进行电子化保存：在电子化档案管理系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，既可以长期保护档案，也可以提高档案的利用率，提高档案信息的时效性。
3）满足档案高效搜索需求：基建档案的存储是为了档案的利用，而利用的第一步就是档案的搜索，依靠高效的档案搜索平台，可以让工程档案的利用更为高效。
基建档案怎样整理
基建档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。
1.工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
3.工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
4.设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细账。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。
5.购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。
基建档案整理的意义
基建档案馆开展的档案收集工作必须按照法规、规范的要求进行。基建档案机构是一个城市集中保管重要基建档案的基地，基建档案的收集是以国家法律、法规为保障。各级基建档案馆应当按照国家法律、法规，在“统一领导、分级管理”的原则下，全力收集属于本地区收集范围内的基建档案和有关资料，不断丰富馆藏，完善馆藏结构。
基建档案收集工作的意义，主要体现在以下三个方面：
1、基建档案收集工作是档案工作的基础。俗语说“巧妇难为无米之炊”。没有档案收集工作为前提，档案馆（室）就缺乏开展档案工作的基本条件，档案的整理、保管、鉴定、利用工作就无从谈起，档案工作就没有赖以存在的物质基础。因此，收集工作是档案工作诸环节中的首要环节，也是档案工作的起点。
2、基建档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。基建档案是国家重要的宝贵财富和重要的信息资源，对国家规定应该归档的各种重要基建档案，各单位不得分散保存，任何个人都不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能将分散的档案材料集中到基建档案馆，形成统一的档案信息保管基地，实行科学规范的管理，才能便于社会各方面的有效利用。
3、基建档案收集是决定档案馆存在和发展的重要条件。收集工作的效果决定档案馆（室）藏档案的数量多少与质量高低。档案数量的多少决定档案工作规模的大小；档案质量的好坏决定档案业务工作水平的高低。收集工作的质量还直接影响到基建档案工作的其他业务环节，影响到整个档案馆的工作水平和质量。
只有将档案收全、收好，才有条件为社会各界提供良好的基建档案信息利用服务，满足社会对基建档案信息的需要，才能使基建档案馆真正成为保存重要基建档案资料的基地和开发利用基建档案信息的中心。档案收集在整个档案工作中具有十分重要的地位。
二、基建档案收集工作的内容
从广义上讲，基建档案收集工作的内容主要包括三个方面：
1、对本单位形成的需要归档的各类档案进行接收归档。这是单位档案室收集档案工作的主要途径。
2、对列入进馆范围的各类基建档案进行接收。这是基建档案馆档案收集工作的主要来源，也是基建档案馆收集工作的经常性任务。
3、对基建历史档案、重要档案、珍贵档案等进行广泛征集。主要是采取有效措施，通过有关途径，将流散在社会上或个人手中的基建档案收集到基建档案馆来。
三、基建档案收集工作的要求
1、加强基建档案形成单位的调查和指导
收集工作是解决档案的集中问题，就是因为收集的对象本来是分散的，这就要求收集工作必须事先做好调查，掌握应集中进馆（室）的档案分散、流动、管理和使用等方面的信息。同时，要协助和指导基建档案移交单位做好移交准备工作，使之符合接收的要求。并根据基建档案分散的情况、使用情况和基建档案馆（室）的条件，制定计划统筹安排。
2、保证进馆档案的完整、齐全和准确
保证档案在收集进馆时的完整、齐全和准确是贯穿收集工作始终的基本要求。在收集档案过程中，必须把一个基建项目档案或一个单位年度业务管理档案全部集中起来，保证收集进馆的档案完整无缺，系统齐全。不允许把成套和系统的档案人为地分割、抽走，分散保存在几个地方。同时，在收集时还要注意档案内容信息的完整性。
3、积极推行进馆（室）档案的标准化
在档案收集工作中推行标准化，是基建档案工作现代化的要求。标准化是现代化的基础，现代化的程度越高，就越要求标准化。档案工作标准化，应从收集工作做起。如果接收进来的档案不标准，将给科学管理和实现档案工作现代化带来困难。在收集工作中，应当认真执行《基建文件归档整理规范》（GB/T50328）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）及其他基建管理和档案管理方面的规范与技术标准，推行基建档案分类、案卷质量与格式、编目等方面的具体规范要求，大力提高收集基建档案的质量。
四、基建档案收集工作的方式
基建档案馆和单位（部门）基建档案室在档案收集工作的方式上有所不同。
1、基建档案馆的收集方式
按国家有关规定，各级基建档案馆属于国家专门档案机构，负责收集、保管具有本地方意义的与本馆专业对口的同类内容或同类载体形态的专门档案，工作内容是负责接收本城市规划区范围内有关城市建设档案，收集有关城市建设的基础资料。
基建档案馆在确定收集范围时，应通过调查研究，根据档案的实际价值，确定收集对象和时间，并编制被收集单位的名册，建立科学的进馆顺序。
基建档案馆收集方式是以接收和征集两种方法为主。
2、单位（部门）档案室的收集方式
按国家有关规定，单位（部门）档案室负责收集管理本单位（部门）及其所属单位形成的有关基建档案。非本单位（部门）及其所属单位产生和形成的基建档案不是其收集范围。单位（部门）档案室收集工作的方式只以接收为主。
档案室的档案收集工作的主要途径，是建立和健全单位内部文件的归档制度，加强归档工作。单位各部门产生的文件，处理完毕后，经初步整理，定期移交给档案室集中保存也称之为“归档”。
如何提高档案整理的效率
在保证基建档案安全的前提下，提高档案整理的效率是基建档案管理的重要目标之一。以下是一些方法可以帮助实现这一目标。
1.优化档案管理流程：通过简化档案管理流程，减少不必要的环节和手续，可以提高档案整理的效率。
2.建立档案管理信息系统：建立档案管理信息系统可以实现档案的自动化管理，提高档案整理的效率和准确性。
3.加强团队协作：通过加强团队协作，提高团队成员之间的沟通和协作效率，可以加快档案整理的进度。
4.采用高效的档案整理工具：采用高效的档案整理工具，如档案整理软件、扫描仪等，可以提高档案整理的效率。
5.定期进行档案清理和鉴定：定期进行档案清理和鉴定，删除不必要的档案，保留有价值的档案，可以减少档案管理的工作量，提高档案整理的效率。
总之，通过优化档案管理流程、建立档案管理信息系统、加强团队协作、采用高效的档案整理工具以及定期进行档案清理和鉴定等方法，可以在保证档案安全的前提下，提高基建档案整理的效率。
