基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
基建档案，按建筑对象性质的不同，可划分为三种：
一是工农业生产性基建档案，如厂房建设、矿井建设、电站建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设等形成的科技档案；
二是国防军事工程的基建档案，如军事要塞、堡垒以及军事指挥、通讯等工程建设形成的科技档案；
三是民用工程的基建档案，如机关办公楼、学校、商店、宿舍等工程建设形成的科技档案。
一、基建档案整理
基本建设项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对基本建设项目档案进行系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。
（一）分类
基建档案主要按工程项目或建设项目分类。按照工程项目进行分类，就是将一个工程项目的全部科技档案集中在一起，再按专业或其他特征划分不同层次的类目，反映出工程项目的全貌，便于不同项目基建工程档案的提供利用。
（二）组卷
基建工程项目档案保管单位的组织，应当在科技档案整理工作的基本原则下进行，必须符合以下要求：
（1）组卷要遵循基建文件材料的形成规律，保持案卷内基建文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。
（2）装具内的基建档案材料应有一个数量界限，将档案材料组成一卷或若干卷。一般厚度应为该装具厚度的四分之三。
（3）装具内的基建档案材料的保存价值应该基本相同。保管单位的组织，要在保持有机联系的前提下，根据档案材料的不同价值和密级程度，适当地分别组成保管单位。如果两者发生矛盾，应当以保持有机联系为主，不必硬性分开。而在保管和提供利用时，以价值低的服从价值高的、密级低的服从密级高的原则来处理。
（4）基建档案装具的形式，主要有卷、册、袋、盒四种。一般来说，基建档案的文字材料以卷的形式为主，图样材料以袋、盒的形式为主，音像材料以册、盒的形式为主。应该根据基建档案的制成材料和具体形态选择合适的装具，力求整齐美观，牢固耐用。
（三）案卷内文件材料的排列
（1）基建档案文字材料的排列，按基建工程项目自然形成过程进行排列。例如某卷是基建工程依据性材料，其排列顺序是：项目建议书及批复→可行性研究报告→项目评估→环境预测、调查报告→设计任务书、计划任务书。
（2）基建档案图样材料的排列：总体布置图→系统图与平面图（或立面图、解剖图）→大样图。
（3）基建档案文字和图样交错材料的排列：如果文字材料是对整个工程项目作基本的全面说明或指示的，放在图样的前面。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图样材料应排在前面，文字材料排在后面。
（四）装订
基建档案案卷可采用装订和不装订两种形式。装订具体要求可参照“产品档案”的装订。
（五）案卷的排列
基建档案案卷的排列以一个工程项目为单位，按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。
二、基建档案编目
基建档案编目是以一定的形式固定基建档案系统整理的成果，揭示档案的内容特征和形式特征的一种工作。具体内容参见“产品档案整理方法”。
（1）编页号：基建档案在形成时，已经标有顺序号，可以不另外编号，比如成套的基建图样材料、单份独立的技术文件等。只有在基建档案材料没有统一顺序号，或者编号顺序不统一、不连贯或者编号出现错误时，才需要统一编制页号。
（2）编制卷内目录：编制卷内目录，就是对卷内每一份基建档案编制清单（电脑打印）。在编制时就已经形成目录的基建档案，比如成套的图样材料，且目录是打印的，在编制时可以尽量利用原有的目录清单。
（3）编制备考表：备考表是用来记载和说明本卷基建档案归档前后基本情况和演变过程的一种工具。
（4）编制案卷封面。
（5）编制案卷背签。
（6）档号的编制。
基建档案档号结构为：类别号—项目号—件、页（张）号。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。档号结构必须与档案的整理分类体系相适应。档号一经确定，一般不应随意改变。
基建档案资料整理标准
范围
本标准规定了建设项目档案工作的组织及职责任务,确立了建设项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则、方法和要求，本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。
1.收集
1.1项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和体的项目文件均应收集齐全。
1.2建设单位应依据附录B的表B.1,结合项日建设内容行业特点管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。
1.3项目文件在办理完毕后应及时收集，并实行预立卷制度
2整理
2.1项目文件应由文件形成单位或部门进行整理。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。
2.2项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理,便于保管和利用。
2.3项目文件应依据归档范围进行鉴定,确定其是否归档。
2.4项目文件应按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类。
2.5项目文件组卷。项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷,其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷,勘察设计文件按阶段、专业组卷;施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷;信息系统开发文件按应用系统组卷;设备文件按专业、系统、台套组卷;监理(监造)文件按监理(监浩)的合同标段、事由结合文种组卷:科研项目文件按科研项目(课题)组卷:生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。
卷内文件一般印件在前，定稿在后;正件在前，附件在后;复文在前，来文在后;文字在前，图样在后。
2.6项目案卷排列。项目前期文件、项目管理性文件按主题、事由排列;施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工(安装)记录、检测试验、评定验收排列;信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列;设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列;监理(监造)文件按依据性、工作性文件顺序排列;科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列;生产准备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。
2.7案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合GB/T 11822的规定。采用整卷装订的案卷,应对卷内文件连续编页号。
2.8纸质照片的整理应符合GB/T 11821的规定;数码照片可参照DA/T50的规定。
2.9录音带、录像带等磁性载体文件的整理应符合DA/T15的规定。
2.10实物档案依据分类方案按件进行整理。芯样的整理应符合行业规范规定。
3归档
3.1项目文件应及时归档。前期文件在相关工作结束时归档;管理性文件宜按年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档:施工文件应在项目完工验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档;信息系统开发文件应在系统验收后归档;监理(监造)文件应在监理(监造)的项目完工验收后归档;科研项目文件应在结题验收后归档;生产准备、试运行文件应在试运行结束时归档;竣工验收文件在验收通过后归档。
3.2施工文件组卷完毕经施工单位自查后(实行总承包的项目,分包单位应先提交总承包单位进行审查),依次由监理单位、建设单位工程管理部门、建设单位档案管理机构进行审查;信息系统文件组卷完毕后提交监理单位、建设单位信息化管理部门、档案管理机构进行审查:监理文件和第三方检测文件组卷完毕并自查后,依次由建设单位工程管理部门和档案管理机构进行审查。每个审查环节均应形成记录和整改闭环。
3.3建设单位各部门形成的文件组卷完毕,经部门负责人审查合格后，提交建设单位档案管理机构归档。
3.4归档单位(部门)应按建设单位档案管理机构要求,编制交接清(含交接手续档案数量、案卷目录),双方清点无误后交接归档。
四川省基建档案整理扫描工作
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1.提卷：与用户完成点交点收手续
2.案卷整理：按照加工服务操作规范将文档整理成元宝样式并填写流程单。
3.档案批量扫描：接受上一流程整理好的资料，按文件整理顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。
4.影像处理：对以上环节没有纠正的一些黑边/歪斜/顺序错误现象在系统中做人工处理或调整，保证文件顺序正确以及影像品质。记录不清楚的文件待补扫。
5.建立索引：按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。
6.图像补扫：按照补扫记录单记录的页号，对问题页采用相应色度一一补扫。
7.数据校对：对加工完成的索引数据及影像信息进行校对，对错误及时修正。
8.光盘刻录/数据备份：将加工完成的电子数据资料（数据库/电子影像）刻录到光盘中，刻录完成后再作一个光盘备份。
9.文档还原：按照用户要求将文档恢复成原状。
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