在建设工程项目中，工程资料、工程档案是直接反应工程在施工过程中的真实记录。保管好工程项目资料是建筑企业发展的客观需要，也是反映工程质量的基础材料，还是施工企业管理水平的综合体现。
建设工程档案如此重要，那么你了解工程档案吗？工程档案包括哪些内容，又该如何管理？本篇文章从全局的视角为您梳理工程档案管理应用。
01建设工程档案管理包括哪些内容？
建设工程档案又称为项目档案、基建档案，是指在建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录的总称。
从具体工程工作流程的角度上来说，工程资料管理是为工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。主要是对文字材料、图纸、图表、声像材料等。
建设工程档案形成的过程贯穿可研-立项-初设-开工准备-施工-竣工验收全生命周期，包括建设项目从从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、建立到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。
具体来说，工程建设档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。
02工程建设资料如何转化为档案？
我们知道，档案是保存备查的历史文件。档案是由文件或叫文书转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。资料是一个相对性的、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支撑价值，无论其具体是什么，均可视为资料。
那么工程资料如何转化为工程档案？需要满足以下三个条件：
（1）办理完毕或处理完毕的文件才能作为档案。
（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
（3）按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
03建设工程档案都有哪些载体？
工程档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料外，还存在大量其它形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。
建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、电子档案。建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片、录音、录像档案。
录音、录像档案，是指专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。
照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。
青海省基建档案整理外包公司的整理流程
基建档案是指基建项目在立项、设计、施工、竣工等各个阶段所形成的各种文件材料。这些文件材料不仅记录了基建项目的历史和现状，还反映了该项目的整体规划和未来发展，对于后续的维护和管理具有重要意义。
一、基建档案的意义和作用
记录历史：基建档案是对基建项目整个生命周期的记录，包括项目的立项、设计、施工、竣工等各个阶段。这些档案文件可以作为历史资料，为今后的维护和管理提供参考。
决策依据：基建档案可以作为决策的依据，为项目改造、扩建等提供详细的技术资料和数据支持。同时，这些档案也可以为类似项目的规划和设计提供参考。
维护和管理：基建档案可以为项目的维护和管理提供依据和支持。在项目运行过程中，一旦出现故障或问题，可以通过查阅基建档案迅速找到问题所在并采取相应措施。
法律凭证：基建档案还可以作为法律凭证，为项目纠纷和处理提供证据和支持。例如，在涉及到土地纠纷、工程质量等问题时，基建档案可以发挥重要作用。
二、基建档案的分类和组成
工程准备阶段文件：包括项目建议书、可行性研究报告、选址报告、用地申请文件等。
施工文件：包括施工图纸、施工计划、施工记录、验收报告等。
竣工文件：包括竣工图纸、竣工报告、质量评估报告等。
其他文件：包括合同、招投标文件、财务文件、人员管理文件等。
三、基建档案的整理和管理
建立档案管理机构：建立专门的档案管理机构，负责基建档案的收集、整理、保管和利用工作。
收集文件材料：基建档案整理的第一步是收集与基建项目相关的所有文件材料。这些文件可能包括工程计划书、合同、图纸、施工记录、验收报告等等。确保这些文件齐全、完整，以便后续的整理工作。
分类和归档：将收集到的文件材料按照基建项目的不同阶段或主题进行分类。例如，可以分为项目前期文件、施工文件、验收文件等。分类后，将每一类别的文件进行归档，建立基建档案的框架体系。
文件编号和标识：为每个文件分配一个唯一的编号，以便快速识别和检索。编号可以包括项目名称、阶段、序号等信息。同时，为每个文件添加必要的标题和描述，以便了解文件的内容和重要性。
整理文件顺序：按照基建项目的进展顺序或逻辑关系，对已归档的文件进行排序。确保文件的顺序合理、清晰，以便后续的查阅和使用。
编写档案目录：为每个归档的文件编制目录，包括文件名称、编号、日期等信息。档案目录可以帮助使用者快速了解基建档案的内容和结构。
备份和电子化：对基建档案进行备份，以防文件丢失或损坏。同时，考虑将档案进行电子化处理，方便远程查阅和共享。
定期检查和更新：定期对基建档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。如果发现有缺失或错误，及时进行补充和更正。
维护和使用：维护基建档案的安全和保密性，确保只有授权人员可以访问。同时，建立合理的使用制度，规范查阅和使用基建档案的流程。
定期整理和清理：定期对基建档案进行整理和清理，去除过期或不再需要的文件，以节省存储空间和提高查阅效率。
培训和教育：对参与基建档案管理的人员进行培训和教育，提高他们的档案管理意识和技能水平。同时，加强相关人员对基建档案重要性的认识，提高档案管理的整体水平。
基建档案整理的人员职责
(一)收集、整理工程所形成的各类有保存、利用价值的文学、图纸、声像材料，确保其完整、准确、系统。
(二)坚持平时立卷，按照基建档案归档管理中的要求，积累、整理、保管基建资料，制定案卷类目，建立卡片，合理存放。
(三)参与基建工程竣工验收，负责检查竣工资料，并主动接受学校档案室的业务指导检查，按规定向校档案室归档有关某建竣工工程资料。
(四)负责档案室资料的安全管理，对重要文件作好备份，注意档案资料的保密工作，定期对库藏档案清理核对、做到账物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修补复印。
(五)负责施工图纸、资料的收发、登记工作，作好归档书刊的使用登记保管工作。
(六)加强业务学习，提高自身工作能力。
(七)完成领导交办的其他工作。
基建档案整理扫描的难点
基建档案整理扫描的难点主要包括以下几个方面：
1.档案数量庞大：基建项目通常涉及大量的文件、图纸、报告等档案资料，数量庞大，整理和扫描的工作量较大。
2.档案种类繁多：基建档案包括建筑设计图、施工图纸、竣工图纸、验收报告、合同等多种类型，每种类型的档案都需要按照特定的标准进行整理和扫描。
3.档案质量参差不齐：由于基建项目的建设周期较长，涉及的单位和人员较多，档案资料的质量参差不齐，有些档案可能存在缺失、损坏、模糊等问题，需要进行修复和处理。
4.档案管理不规范：有些基建项目的档案管理不规范，档案存放混乱，没有建立完善的档案管理制度，给整理和扫描工作带来困难。
5.技术要求高：基建档案整理扫描需要使用专业的扫描设备和软件，对操作人员的技术要求较高，需要进行专业的培训和指导。
总的来说，基建档案整理扫描的难点主要包括档案数量庞大、种类繁多、质量参差不齐、管理不规范和技术要求高等方面。为了解决这些问题，需要建立完善的档案管理制度，加强档案资料的收集和管理，提高档案质量，选择专业的扫描设备和软件，提高操作人员的技术水平。只有这样，才能确保基建档案整理扫描工作的顺利进行，为基建项目的管理和维护提供有力的支持。
