作为一名资深的档案工作者，我在档案整理业务板块也是有很深的感受，每次和其他企业在档案工作对接时，也发现了很多问题。这期我们就来看一下，档案整理外包的优势有哪些？
首先就是档案整理外包机构在对档案政策的敏感度、专业性更强。就人事档案整理工作来说，我们常说的“档案十大类”分类看似简单，但是如果没有多年的工作经验实践，仅凭几天的短暂的理论培训，是无法按要求完成工作。每一份档案的情况都会有所不同，特别是有提拔或年代久远的干部档案，不仅材料内容复杂，很多纸质材料在分类上会存在一定的争议，一不小心就会放错类别。
其次，人事档案整理工作是一个漫长的过程，不仅耗费时间长，同时需要工作人员有足够的耐心。从档案的清点、核查，到十大类的分类，最后编目装订上架，每一步都是相互承接，特别是最后的二次审查抽查环节，错一步就可能重新开始前面的工序。
所以在选择档案整理外包公司时，不仅要看对方的资质是否齐全，同时需要从业人员有极强的专业度，对人事档案整理工作政策有熟练的解读，为企业提供有力的理论支撑。
南宁基建档案的整理和管理
建立档案管理机构：建立专门的档案管理机构，负责基建档案的收集、整理、保管和利用工作。
收集文件材料：基建档案整理的第一步是收集与基建项目相关的所有文件材料。这些文件可能包括基建计划书、合同、图纸、施工记录、验收报告等等。确保这些文件齐全、完整，以便后续的整理工作。
分类和归档：将收集到的文件材料按照基建项目的不同阶段或主题进行分类。例如，可以分为项目前期文件、施工文件、验收文件等。分类后，将每一类别的文件进行归档，建立基建档案的框架体系。
文件编号和标识：为每个文件分配一个唯一的编号，以便快速识别和检索。编号可以包括项目名称、阶段、序号等信息。同时，为每个文件添加必要的标题和描述，以便了解文件的内容和重要性。
整理文件顺序：按照基建项目的进展顺序或逻辑关系，对已归档的文件进行排序。确保文件的顺序合理、清晰，以便后续的查阅和使用。
编写档案目录：为每个归档的文件编制目录，包括文件名称、编号、日期等信息。档案目录可以帮助使用者快速了解基建档案的内容和结构。
备份和电子化：对基建档案进行备份，以防文件丢失或损坏。同时，考虑将档案进行电子化处理，方便远程查阅和共享。
定期检查和更新：定期对基建档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。如果发现有缺失或错误，及时进行补充和更正。
维护和使用：维护基建档案的安全和保密性，确保只有授权人员可以访问。同时，建立合理的使用制度，规范查阅和使用基建档案的流程。
定期整理和清理：定期对基建档案进行整理和清理，去除过期或不再需要的文件，以节省存储空间和提高查阅效率。
培训和教育：对参与基建档案管理的人员进行培训和教育，提高他们的档案管理意识和技能水平。同时，加强相关人员对基建档案重要性的认识，提高档案管理的整体水平。
基建档案管理要求
1、基建资料归档规定
（1）凡各项目部新建、改建、扩建的工业与民用建筑、建筑设备安装和装饰装修基建，其基建资料均应交公司基建管理处档案室归档。投资额在３０万元或在建筑面积３００平方米及其以上的基建资料还必须交当地档案馆存档。
（2）基建文件的立卷分类应符合地方标准DB64/266-2003《建筑基建资料管理规程》的要求。
2、归档文件的质量要求
（1）归档的基建文件应尽可能保证为原件，必须保证为原件的有以下内容：
a）竣工图、基建中标通知书、施工承包合同，各种物资材料进场合格证、检测报告、复试报告等。
b）单位基建质量竣工验收记录、单位基建质量控制资料核查记录、单位基建安全和功能检验核查资料及主要功能抽查记录。单位基建观感质量检查记录。
c）分部、分项、检验批施工质量验收资料。
d）竣工验收备案资料或竣工验收证明书。
（2）基建文件的内容及其深度必须符合国家有关基建勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（3）基建文件的内容必须真实、准确，与基建实际相符合。
（4）基建文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（5）基建文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（6）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70ｇ以上白色书写纸制作，统一采用Ａ４幅面。
3、立卷的原则和方法
（1）立卷应遵循基建文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
（2）一个建设基建由多个单位基建组成时，基建文件应按单位基建组卷。施工文件可按单位基建、专业、分部基建、阶段等组卷。
（3）竣工图可按单位基建、专业等组卷。所有竣工图均应加盖竣工图章。
为什么要做基建档案收集
基建档案馆开展的档案收集工作必须按照法规、规范的要求进行。基建档案机构是一个城市集中保管重要基建档案的基地，基建档案的收集是以国家法律、法规为保障。各级基建档案馆应当按照国家法律、法规，在“统一领导、分级管理”的原则下，全力收集属于本地区收集范围内的基建档案和有关资料，不断丰富馆藏，完善馆藏结构。
基建档案收集工作的意义，主要体现在以下三个方面：
1、基建档案收集工作是档案工作的基础。俗语说“巧妇难为无米之炊”。没有档案收集工作为前提，档案馆（室）就缺乏开展档案工作的基本条件，档案的整理、保管、鉴定、利用工作就无从谈起，档案工作就没有赖以存在的物质基础。因此，收集工作是档案工作诸环节中的首要环节，也是档案工作的起点。
2、基建档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。基建档案是国家重要的宝贵财富和重要的信息资源，对国家规定应该归档的各种重要基建档案，各单位不得分散保存，任何个人都不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能将分散的档案材料集中到基建档案馆，形成统一的档案信息保管基地，实行科学规范的管理，才能便于社会各方面的有效利用。
3、基建档案收集是决定档案馆存在和发展的重要条件。收集工作的效果决定档案馆（室）藏档案的数量多少与质量高低。档案数量的多少决定档案工作规模的大小；档案质量的好坏决定档案业务工作水平的高低。收集工作的质量还直接影响到基建档案工作的其他业务环节，影响到整个档案馆的工作水平和质量。
只有将档案收全、收好，才有条件为社会各界提供良好的基建档案信息利用服务，满足社会对基建档案信息的需要，才能使基建档案馆真正成为保存重要基建档案资料的基地和开发利用基建档案信息的中心。档案收集在整个档案工作中具有十分重要的地位。
