档案在现代企业管理中的地位越来越高了，无论是商业规划还是人事任免都需要利用到档案。不过档案的内容五花八门，如果不进行系统化的整理是无法有效地进行利用的，但公司往往由于缺少专业化的档案管理专员而苦恼，所以今天咱们就来谈谈档案整理外包服务这件事吧。
档案可以分为不同的类型，如人事档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案以及各种专业档案。不同的档案类型对应着不同的分类整理方法，如人事档案，按照《干部人事档案工作条例》的规定，人事档案分为了十个大的类别：履历类；自传；考察考核鉴定；学历、职称、科研、培训类；政审审计类；党团类；奖励类；处罚类；工资、任免、出国、会议类、重要其他类。
文书档案按照部门、问题和保管期限分为了永久、定期30年、定期10年。要掌握正确的档案整理技能确实是一项比较困难的事情，如果单位没有专业档案专员，就需要找专业的档案整理外包服务平台了。
具体来说，档案整理外包服务包含了告知需要补充的材料，待材料收齐之后进行系统化的整理以及录入系统、数字化和装盒上架等服务。每一个流程还可以细分为不同的步骤。好了，今天的内容就为您分享到这里，作为武汉本土专业化的档案整理服务平台，更多关于档案整理外包的服务还可以咨询我们的在线客服人员，一定能够为您排忧解难。
哪些档案需要档案整理外包服务呢？
在开展档案工作时，基础环节之一就是进行档案整理工作。对于档案管理员收集到的档案材料，因为其形成与来源不同，所以在进行档案管理时，就需要进行材料鉴别工作，然后进行一系列档案整理加工。但是档案种类繁多，如人事档案、会计档案、文书档案、科技档案、工程档案等等，对于不同类型的档案材料，其进行档案工作的政策法规也有所区别，所以企业就会选择档案整理外包服务，来协助档案管理专员开展档案工作。
除此之外，选择档案整理外包服务主要的对象是企业档案管理工作者日常工作中接触较多的人事档案，因为人事档案与其他种类的档案在进行管理工作时有一个显著的区别，就是人事档案的流动性。人事档案的特点在于这类档案是动态的，具有延续性的。
人事档案的管理，是以个人为单位进行集中保存的一种专门案卷，同一个人的档案材料是不能分散的，不同人的档案材料不可混淆。而且每一份人事档案，会根据当事人的学习、工作经历的进程情况产生变化，还会不断补充新的材料，人事档案的保管单位也不是固定的，所以对于人事档案的整理工作是一个持续性的过程。选择档案整理外包服务，对于企业档案管理员开展人事档案的日常管理工作是有很多便利的！
档案整理外包服务选择的三个原则
随着企业的高速发展，来自金融机构、大型企事业单位的大量业务资料、凭证、单据等呈几何级数增加，档案整理外包服务以降本增效为特点，受到了很多企事业单位的青睐。档案服务外包需求日益增长，各类服务机构发展迅速但良莠不齐，选择档案整理外包服务要注意以下三个原则。
第一，合法原则。外包服务机构熟悉各项法规政策，不得违背法律法规等有关规定，不符合法律法规的外包服务不得实施，能严格按照档案外包服务行业标准和规范开展服务工作。
第二，安全原则。外包服务机构拥有健全的安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损，或造成商业秘密和个人隐私被泄露。
第三，可控原则。外包服务机构能接受企业对档案服务外包工作全过程的监督监控，对外包机构的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，让档案整理外包服务的各项风险点都在可控范围之内。
如果您的企业有档案整理的需求，把握好以上三个原则，就可以挑选到称心如意的档案整理外包服务机构啦！
档案整理外包服务的哪些事项
随着社会的发展和进步，档案管理对于各个行业都显得尤为重要。然而，由于各种原因，很多企业和机构的档案管理工作存在不完善和混乱的情况，因此很多人开始考虑将档案整理外包给专业公司。那么档案整理外包服务中有注意哪些事项？
1、选择合适的档案整理外包服务公司至关重要。档案整理外包服务公司很多，选择一家信誉良好、经验丰富的公司非常重要。可以通过查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、与其进行面对面的沟通等方式来准确评估其专业水平和能力。
2、要明确自己的需求和目标。在将档案整理外包给公司之前，需要明确自己的需求和目标，以及对整理后档案的要求。例如，需要整理什么类型的档案，是否需要数字化处理，是否需要建立档案管理系统，通过明确需求和目标，可以更好地和外包服务公司进行沟通和合作，确保能够满足自己的需求。
3、确保与外包服务公司有良好的沟通和合作。在整个档案整理外包的过程中，与服务公司的沟通和合作至关重要。要保持双方的信息畅通，及时沟通和解决问题，确保整个项目能够顺利进行。
4、保护档案的安全和隐私。档案整理外包服务涉及大量的机密和敏感信息，因此要确保档案的安全和隐私。在选择合适的服务公司时，还要了解其相关的安全措施和隐私保护政策。可以和公司签署保密协议，明确保护档案安全和隐私的责任和义务。
5、进行监管和评估。在整个项目完成后，需要对外包服务进行监管和评估。可以评估其整理的效果和质量，了解整体的满意度，以及与预期目标的差距。这样可以为今后的档案管理工作提供参考和借鉴，进一步提高档案管理的效率和质量。
综上所述，只有做到这些，才能确保档案整理外包服务工作能够顺利进行，并达到预期的效果和目标。
