在山东省档案数字化管理系统公司的工作中，有一些关键的注意事项需要牢记。这些注意事项涉及到技术实施、数据安全、用户培训等方面，对于确保数字化管理系统的顺利运行和提高工作效率至关重要。
1.应加强对实物档案数字化工作的全流程安全管理,及时对数字化加工过程各环节产生的数据进行备份。
2.应建立完善的问题反馈机制,对实物档案数字化工作过程中发现的问题进行及时反馈修正。
3.加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。
4.为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核与管理。
5.应根据情况制定符合实际要求的实物档案数字化工作文件,以此加强对数字化工作的管理。主要包括实物档案数字化工作方案、实物档案数字化审批书、实物档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、实物档案数字化成果移交清单等,采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。
6.档案保管部门应按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。
因此，在山东省档案数字化管理系统公司的工作中，我们必须时刻牢记注意事项。通过合理规划和实施，加强安全防护措施，进行有效的用户培训，可以确保数字化管理系统的稳定运行，并为企业提供高效、安全的档案管理解决方案。只有不断总结经验、优化流程，才能在数字化时代为档案管理领域带来更大的发展和进步。
