在日常的教育教学及管理过程中, 学校老师和学生都会产生众多具有价值的信息, 除了传统的文字、 图标等纸质文件外, 还有各种音频资料、 声像资料等非纸质的文件材料。 这些信息资源正越来越多的以电子文档的形式被保存和利用, 极大地提高了工作的效率, 也方便了使用者, 推动了数字化档案室的建设与发展。
1.高职院校未来发展要求随着我国科学技术的逐步发展, 出现了多元化的档案资源载体, 除了纸质载体, 还有胶卷、 新型光盘与磁盘等新型载体。 在新时期, 高职院校的档案馆 (室) 建设走向了多元化, 传统的档案管理方式难以满足师生的多元化发展需求, 随着高职院校实行电子政务以及办公无纸化管理, 对于档案管理也提出了多元化的要求, 基于此种背景下, 构建数字化档案室, 也是高职院校发展的必然趋势。
2.档案信息利用要求原始档案是以纸质形式保存, 但是在现代, 人们对于档案信息有多元化的需求, 传统的纸质模式以及管理方式难以实现多人同时共享。 在新时期必须构建完善的档案管理模式, 扭转传统落后的管理方式, 运用先进的管理理念和服务措施, 以满足广大师生对于档案信息资源的各种需求。
3.便于保护档案原件由于传统的档案是纸质档案, 大部分自然因素会严重损坏档案。 如果档案的多次复印或查阅, 也会損害纸质档案, 所以构建电子化档案能够有效的避免此类问题, 也能够有效的保护档案原件。