随着计算机技术、互联网技术的飞速发展，特别是2006年以来，加快电子档案建设，完善数字化档案管理系统，逐步实现档案管理的数字化、电子化。档案数字化必将成为今后档案的主要存在形式，数字化档案管理系统也必将成为“数字档案”的主要管理和利用平台。
数字档案管理系统能够实现各类型载体档案全生命周期管理，从而促进机关、企事业单位档案信息化建设的快速发展。对标《电子文件归档与电子档案管理规范》、《电子档案管理系统基本功能规定》等国家标准和规定，数字化档案管理系统基于网信软硬件环境研发，实现了档案接收、整理、保存、利用、统计、安全管理等全流程管理，帮助用户提高档案管理能力和效率。
依托于信息化，将现有的各类档案包括纸质档案、声像档案、财务档案、人事档案以及工程图纸档案等进行数字化处理，推动档案数字化建设，并将数字化档案管理系统平台的档案信息与其他的管理系统、办公系统进行数据对接，帮助使用部门、有档案查看需求的员工快速查找到电子档案，从而推动整体工作效率的提升。
数字化档案管理系统的先进性
1.提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，使档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从纸质档案实体的保管变成了提供利用方便的电子档案数据控制中心。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息，为领导决策提供服务。
2.增强档案原件保护
将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。特别是对历史久远的档案材料，经过数字化处理后，大大减少原件的查找使用频次，从减少对档案原件的损耗，提高对档案原件的保护。
3.提高经济效益。通过OCR技术实现电子档案的全文检索，使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，能够快速检索查找所需要查看到电子档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
数字化档案管理系统能够帮助用户实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、传递、统计、查阅等档案管理的日常工作，转为系统化、数字化管理，并可通过组织系统专网实现电子档案的网上浏览和远程查借阅。
