档案管理数字化

档案管理工作是什么：档案管理工作是指科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

管理的档案种类包括：文书档案、科技档案、照片档案、实物档案、声像档案、会计档案等。

它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。

档案管理数字化过程：

一、档案管理数字化须遵守以下原则

在档案管理数字化过程中,一定要做到:

1.在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;

2.通过文件级录入或扫描方式得到数字化档案信息要确保档案原件的安全;

3.保证档案信息内容不泄密。

二、确定数据库的录入范围

档案数字化是一个系统工程,无论从档案的浩瀚数量还是从利用需求、成本核算的角度来看,都不可能一蹴而就。

三、制定统一的录入格式和要求

档案目录录入质量,直接影响档案数据库的质量,如何在起端控制好档案信息质量,必须依据档案分类的国家标准制定统一的录入格式和录入要求。

四、数据库备份

档案录入人员,每星期对所录入的数据备份两次,可备份在移动存储器或异机备份。

档案管理数字化的优势：

1.加快办公自动化，降低档案管理成本；全面实施数字化后，就可以将所有文件信息通过网络传输发放，不需要打印在纸张上。存档也只需将文件拷贝（或是扫描）一下，交给档案部门统一管理归档即可。

2.提高档案查阅速度，实现资源共享

查询节省了时间，提供了方便。如法令文件，可以在本部门网站上创建一个以数据文件为基础的网上数据库，无须设置密码，任何人任何时间都可以点击访问。对于机密文件，可通过电子邮件等形式授予他们一次性的查阅权利，不仅方便，而且还解决了保密和使用之间的矛盾关系。

3.有利于提高档案管理系统行业的质量，提高档案管理的专业技能

数字化档案管理的实施对专业人员结构提出了更高的要求，一方面，高科技的专业计算机和网络设备需要一些具有较强专业技能知识的技术人员去维护，才能保障办公自动化的基础设施正常运行。另一方面，随着专业知识和信息技术发展水平的不断提高，各级应用文件管理软件需要不断升级和更新，相应的软件开发是必不可少的。