纸质档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
纸质档案数字化规范规定了纸质档案数字化技术和管理要求，本规范适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。
纸质档案数字化规范：
（1）单位在进行纸质档案数字化时应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循信息和文件—记录数字化的实施准则和文献档案资料数字化工作导则提出的要求和建议。
（2）纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
（3）应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
（4）纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
（5）应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。
（6）加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
纸质档案数字化基本要求：
纸质档案数字化是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
（1）数字化对象的确定
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
（2）符合国家法律法规
纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
（3）价值性
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
