随着信息技术的不断发展，数字化档案管理系统逐渐成为现代企业和机构管理档案的重要工具。该系统不仅提高了档案管理的效率，还大幅度提升了档案的安全性和可访问性。下面将详细介绍数字化档案管理系统的一些核心功能。
网上数字化档案管理系统
1、收：档案资源数字化
原生电子文件在线归档，已办结的公文，一键归档至数字档案管理系统；
纸质等传统载体档案进行数字化加工成果挂接，以数字形式存储档案全门类信息材料。
2、管：档案管理信息化
将档案管理业务流程固化在数字档案管理系统中，集成协同管理平台审批与消息通知。
3、存：档案混合单套化
业务系统中原生单轨电子文件以电子形式归档保存，实现局部场景单套制；
纸质载体原件归档的场景，电子影像副本与实体原件同步归档，相互关联，双套管理。
4、用：档案利用高效化
在线查询、预览、借阅等丰富档案利用功能；
为业务开展提供档案利用服务与证据性材料支撑；
为其他系统提供真实、完整、可用、安全的档案数据。
数字化档案管理系统通过集成多种功能，实现了档案的高效管理和利用。这不仅提高了档案管理的效率和准确性，还大大增强了档案的安全性和共享性。
数字化档案管理系统的功能
数字化档案管理系统是一种集成了多种功能的软件系统，旨在帮助组织有效地管理和利用其电子档案。该系统提供了诸多功能，通过这些功能，数字化档案管理系统可以提高工作效率、降低管理成本、增强信息安全，并为组织决策提供有力支持。
档案收集：主要完成各种渠道的数据采集工作。通过在线数据收集、离线数据收集、数据一体化接口，按信息采集流程要求，将各个信息系统中的待归档信息直接采集到档案管理信息系统中或通过通用数据交换平台采集到档案管理信息系统中。主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，自动或辅助手工实现档案的采集和管理工作。
档案管理：主要完成日常的档案管理工作。涵盖了档案管理的生命周期，涉及到整编、鉴定、销毁和导入导出的日常管理工作，完成档案信息的日常管理和维护，与实体保管相关的各项工作，对档案管理工作相关的各种统计、鉴定和销毁管理。
档案利用：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用，使各业务系统能方便地提取档案信息并按业务系统要求展现。分为数据查询，档案借阅、档案推送、档案编研、光盘制作等，提供给公司普通员工查阅档案，借阅原件，申请权限等综合利用能力，以确保档案变成公司的知识，提升竞争力。
系统管理：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。同时将归档文件整理的规则形成系统的控制设置，使得整个归档流程规范化、标准化。分为档案配置，系统配置和统计日志三部分，用户可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制配置档案的业务规则，构建单位和组织，管理人员和角色，进而控制档案权限，同时也提供了报表设置、日志管理，档案使用情况、工作情况等统计，针对档案管理员和系统管理员，结合本单位的实际情况设置系统以保证档案的业务流程有序地进行。
总之，数字化档案管理系统以其强大的功能和高效的管理模式，正在逐步取代传统的纸质档案管理方式。通过以上功能，数字化档案管理系统不仅大大提升了档案管理的效率和准确性，还为档案信息的安全性和利用率提供了有力保障。
数字化档案管理系统的作用
随着信息技术的迅猛发展，数字化档案管理系统在各类组织和机构中的应用日益广泛。这种系统通过将传统的纸质档案转化为电子档案，以更加高效、便捷、安全的方式对信息进行存储、管理和检索，不仅提升了档案管理的效率，还极大地促进了信息资源的共享与利用。
1.是顺应信息化社会发展的需要
随着信息化社会的飞速发展，现代电子计算机技术及通讯技术应用与发展越来越普及，由计算机网络构筑而成的数字化环境对我们影响越来越大。社会公众对档案信息的需求量不断增加，如学生档案、医院档案等等，人们对信息共享的迫切性也越来越明显。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间，任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。在这种形势下，数字化档案管理应运而生，逐步成为加快国家信息化步伐和发展档案事业的需要。
2.能够进一步提高办公效率
传统的档案材料都是以纸张为主要载体，占空间，查找不便。而数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便高效快捷，档案能够及时归档，迅速得到整理，更快提供运用，还能够准确反应档案当前的情况。通过数字化档案进行查找不仅能准确反映情况，而且可保证查询档案的准确方便快捷，而且用户不用受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。它可以有效地实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。简而言之，数字化档案管理就是将原来纸质材料保存的档案资料变成了提供信息的数字化控制中心。
3.能够使档案工作更加规范化、标准化
档案是社会信息资源的重要组成部分，已逐步成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源。档案信息数字化的内涵涉及到了档案工作的各个方面。在积极开发档案信息资源时，档案工作者应以档案业务方面规范化为重点为之提供有价值的档案信息，真正实现档案作为信息资源为经济建设和社会发展提供更好的服务目标。对档案进行数字化管理，便于制定统一且易操作的档案标准，从而抓好档案的标准化、规范化建设。
总之，数字化档案管理系统在提升档案管理效率、保障档案安全、促进信息共享等方面具有重要作用。随着技术的不断进步和应用的深入，这一系统将在各行各业发挥越来越关键的作用，推动档案管理迈向更加智能化、现代化的未来。
数字化档案管理系统的优势
在信息化时代，数字化档案管理系统正逐步取代传统的纸质档案管理模式。该系统利用现代信息技术手段，实现档案信息的高效管理和利用。以下将从多个方面说明数字化档案管理系统的优势。
1.高效的存储和检索
数字化档案管理系统能够高效存储大量档案数据，并通过关键词、日期、类型等多种检索方式快速找到所需档案，极大提高了工作效率。
2.节省空间和成本
数字档案减少了对物理存储空间的需求，降低了档案保存和管理的成本。此外，电子文档的保存和备份也比纸质档案更加经济。
3.提高安全性和保密性
数字化系统可以通过加密、权限管理、防火墙等多种技术手段保障档案的安全性和保密性，防止未经授权的访问和信息泄露。
4.便于共享和协作
数字化档案可以通过网络实现跨地域、跨部门的共享和协作，方便相关人员的查阅、编辑和更新，提高了工作效率和团队协作能力。
5.环境友好
减少纸张使用，符合环保要求，有助于减轻对环境的压力，推动绿色办公。
6.数据持久性和可恢复性
通过数据库备份和灾难恢复机制，数字化档案系统可以确保档案数据的持久保存和在灾难发生后的快速恢复，保证档案数据的完整性和连续性。
7.改进的管理功能
数字化系统提供强大的管理功能，包括版本控制、审计跟踪、自动归档等，帮助管理员有效监控和维护档案。
8.多媒体档案管理
传统纸质档案无法存储视频、音频等多媒体文件，而数字化系统可以综合处理多种格式的档案，为信息的多样化展示和利用提供了可能。
总之，数字化档案管理系统以其高效、安全、便捷、环保等诸多优势，正在成为各类组织档案管理的首选。它不仅提升了档案管理的质量和效率，还为现代化的信息管理和应用创造了更多的可能性。
