档案数字化是当前信息化时代背景下，档案管理领域的一项重要变革。通过将传统纸质档案转化为电子档案，可以提高档案的保存、管理和利用效率。这一过程不仅是技术手段的应用，更是档案管理理念和方式的深刻变化。以下从几个方面详细说明档案数字化的内容：
江苏档案数字化外包公司
1.提高保存与保护能力：
防止纸张老化：传统纸质档案容易受到自然条件如温度、湿度等因素的影响而老化，数字化可以避免这一问题。
防灾备份：数字化档案可以通过多地备份和云存储等技术手段，提高档案的抗灾能力，防止因火灾、水灾等突发事件造成的损失。
2.增强管理效率：
便捷检索：数字化后的档案可以通过关键词、类别、时间等多种方式进行快速检索，大大缩短查找时间。
自动化管理：利用档案管理系统，可以实现档案的自动分类、归档、统计等功能，减少人工操作，提高管理效率。
3.提升利用价值：
共享与远程访问：数字化档案可以通过网络实现跨地域共享和远程访问，方便用户获取所需信息。
数据挖掘与分析：通过对数字化档案数据的深入挖掘和分析，可以发现更多有价值的信息，支持决策和研究。
4.节约物理空间：
减少库房需求：数字化档案不再需要大量的纸质存储空间，可以有效减少库房的占用，节约办公场所。
降低维护成本：数字化档案的管理和维护成本相对较低，长期来看具有明显的经济效益。
5.促进绿色环保：
减少纸张使用：档案数字化减少了对纸张的依赖，符合绿色环保理念，助力可持续发展。
降低能源消耗：减少了档案库房的环境控制需求，进而降低能耗。
档案数字化不仅仅是技术的应用，更是档案管理领域的一次深刻变革。它通过提高保存与保护能力、增强管理效率、提升利用价值、节约物理空间以及促进绿色环保等方面，为档案管理带来了全新的发展机遇和挑战。
档案数字化外包注意事项
随着技术的不断进步，越来越多的机构选择将档案数字化工作外包给专业的服务提供商，以节省时间和资源。然而，档案数字化外包涉及许多复杂的环节和潜在风险，因此在选择外包服务时需要特别谨慎。以下是一些需要注意的事项：
首先，在档案数字化外包服务机构的选择上，需要做好安全保密工作，比如外包服务机构是否具有保密资质，不存在外资背景，不涉及外籍工作人员等，除此之外，对于进行档案数字化外包服务的工作团队，需要签订保密协议，并做好人员登记备案。
其次，开展数字化工作需要先制定好工作方案，从总体规划到具体的实施行动都需要做好精细化的管理，将档案数字化工作拆分量化，便于企业在进行档案数字化外包服务时做好监督管理工作。
最后，档案数字化服务离不开设备的支持，如完成电子目录录入工作的保密使用电脑，进行档案扫描工作的各类型号的扫描设备，进行信息化数据存放使用的管理查询软件及设备等等，都是在选择档案数字化外包服务时需要关注的地方。
档案数字化外包是一项具有战略意义的决策，它不仅可以提升档案管理的效率，还能为企业和组织带来长远的利益。然而，数字化外包不仅需要选择合适的合作伙伴，更需要在整个过程中进行严密的管理和风险控制。通过注意以上事项，企业和组织可以确保档案数字化外包项目的成功实施。
档案数字化方案
对于每个公司的人事部门来说都会涉及到档案问题，目前国家大力倡导档案数字化，方便信息化建设，所以对于公司来说就必须把档案数字化提上日程。对于从事档案工作的人来说，一份完整的档案数字化方案是我们必须具备的，下面我们就一起来了解下。
首先要确定的是我们的档案数字化数量是多少，具体的截止日期是哪天，也就是给我们自己留出多长时间来完成此项工作。这样在我们把目标确定之后才好倒推整个档案数字化工作方案。
以人事档案为例，比如我们目前有200份左右的档案需要进行数字化，时间上有一个月的时间给我们。首先我们确定了这两点信息，接下来我们还需要知道的是我们准备投入多少的人和物以及效率问题，这样能够细化我们每天的工作量，只要我们每天能够完成规定的任务量，那总体的任务就一定能够完成。
值得注意的是我们还需要留出足够的时间来进行复核检查，这是因为每个人做事的细节多多少少都会存在差异，即使我们事前进行过统一的培训也会存在，不可避免。同时复核也是我们发现问题解决问题的最好途径，复核可以通过人工和系统来进行，避免出错。
当然，如果您的公司因为配备专业的档案人员或者工作繁忙无法抽调足够的人手来进行档案数字化，那也可以将此项工作外包给专业的档案公司来处理，让专业人来处理专业事。
档案数字化标准
档案数字化是指将传统纸质档案通过扫描、拍照等手段转换成数字格式，并进行系统化管理的一系列过程。随着信息技术的发展，档案数字化逐渐成为现代档案管理的必然趋势和重要手段。档案数字化标准是指导档案数字化工作顺利开展、保证数字档案质量、实现档案资源共享的基础性规范。制定并遵循这些标准，可以提高档案管理效率，保护档案信息安全，确保档案信息在数字化过程中的完整性和可用性。
1、档案整理标准
将分散的材料补充到文件中。对每一份材料严格把关，按类编号，页码进行编注，编码不能出现重复，次序混乱。
档案材料整理完毕后，用铅笔在每份材料的第一页右上角编好版号和序号，并在右下角写上页码；纸张要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改为A4版本。
2、打印订装标准
打印文件目录；为符合《档案整理细则》的规定，装订时一定要做到底侧整齐，左侧整齐。
3、目录录入标准
文件目录的录入要严格准确，具体要求如下：一是单记一条，不多记，少记；二是输入的目录内容与档案内容完全一致，不得有差错。
4、扫描图像标准
检查文件的扫描图像，图像的排列顺序与纸质文件的排序要求一致；图像清晰无杂质，亮度不易太强，但适中。
分辨率为300DPI的图像必须进行校正和打孔，图像在每条中心线的起点和终点的倾斜度不得超过1°。
5、图像处理标准
基于原始图像质量:图像排序要求与原始图像排序要求一致的图像去除污点、黑点、黑边，肉眼可见清晰、平坦、清洁的布局采用自动中央操作的图像不得与原始图像过浓或过淡，字迹清晰。
6、存储处理标准
存储是对档案信息的完整评估；检查和校准目录、原始、高清白色图像和高清黄色图像，以满足验收标准。原则上，存储需要单独存储在服务器上，如果条件不能满足，也可以用单独的计算机代替。
综上所述，档案数字化标准是推动档案管理现代化的关键所在。它不仅为档案数字化工作的每一个环节提供了科学、规范的指导，还为档案资源的长期保存和有效利用奠定了坚实的基础。这些标准的实施和推广，将极大地促进档案管理的高效化、智能化和便捷化，使得档案资源能够更好地服务于社会各个领域的发展和进步。
