档案管理系统作为现代信息管理的重要工具，拥有一系列丰富而强大的功能，为高效、准确地管理档案资料提供了有力支持。下面中博奥小编将为您介绍档案管理系统的主要功能：
水利系统档案管理网络化
一：档案统计
统计整个档案的档案室存储统计整个档案室的存放档案总数，借出档案与现存档案数目。提前预警分析：可通过归还时间预警一周归还档案数量。一周借用数量统计：大数量统计整周档案馆借出档案数目。一周归还数量：通过大数据统计分析本周一共归还数据。
二：档案类型
整个档案管理系统从目录的制定根据《归档文件整理规则》（DA/T22）规范，按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类代码。
三：档案借阅归还
不同人员借阅档案使用不同流程，档案分为单位人员借阅，单位外部人员借阅需要审核，批准，借阅登记，归还日期等。
四：档案鉴定
档案管理员在固定的日期进行存档,存档时核对档案袋内的信息与封皮记录是否一致。将记录一致的文档分部门进行保管。对不一致的部分退回让其重新整理。直至所有部门归档完毕,并对特殊情况进行标记。并且鉴定所属档案密级码：公开，内部使用，秘密，机密，绝密。
总之，档案管理系统的功能涵盖了档案管理的各个环节，从录入到存储，从查询到安全控制，为档案管理工作带来了极大的便利和效率提升。随着技术的不断发展，档案管理系统的功能还将不断完善和优化，以更好地满足日益增长的档案管理需求，为组织和社会的发展提供更有力的信息支持。
为什么要选择档案管理系统
随着现代企业管理的发展，档案资源在企业的发展中有着独特的重要性，是企业珍贵的资产之一。但是传统的档案管理手法一直都采用人工管理，不仅效率低，在安全性、存储性、利用性上都有着很多的弊端。
对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。所以企业想要可持续的发展，就需要一个贴合时代的高效管理方式。
在现在的企业日常活动中，都会产生大量的需要归档的文件，在缺乏系统性的管理情况下，很容易造成文件收集困难、后续管理极为麻烦。而这样就很大可能造成档案的丢失和损坏。这样一来利用率就会变得低，档案的价值就难以挖掘。
所以企业寻求更高更长久的发展就要构建一套符合企业的档案管理系统，对现有的档案进行管理并有效利用，在融合当前的工作基础上，大大提高档案管理工作的效率。
档案管理员的职责
无论是在政府机构、学校、企业还是其他组织中，档案管理员都是不可或缺的职位。负责组织档案收集管理和维护，确保文件安全、完整、易于检索和存储。档案管理人员不仅要有良好的组织管理能力，还要对档案管理的法律、政策和流程有深入的了解。下面将详细介绍档案管理员的职责及其组织工作的重要性。
1、档案管理员负责对组织的档案进行收集、分类、整理和存储。
这涵盖了不同类型的文件，包括纸质文件、电子文件和多媒体文件。档案管理员需要根据文件的内容、形式和重要性，制定标准的分类系统。此外，他们还负责确保文件的清洁，并制定保密措施，以保护敏感信息的安全。
2、档案管理员负责档案检索和借阅服务。
随着组织不断生成新文件，文件管理员必须确保可以轻松检索已存档的文件。他们将建立索引系统，编制目录，并制定查询流程，以确保用户能够快速找到他们需要的文件。此外，文件管理员还将与员工、学生或其他用户进行沟通，并根据他们的需要提供文件借阅服务。
3、档案管理员还需要负责档案的保管和保存。
管理员需要制定并遵循档案保管政策，以确保文件的安全性和完整性。这包括确定文件的保存时间、存储条件和销毁程序。档案管理人员必须了解组织内的相关法律、政策法规，确保档案管理符合法律要求，并准备应对可能的审计和监督。
4、档案管理员还需要处理文件的归档和销毁。
随着时间的推移，一些文件可能不再需要保留，而一些文件可能需要归档以供将来参考。档案管理员负责根据规定的期限和程序将文件归档到适当的位置，并跟踪文件的使用情况。对于不再需要保留的文件，档案管理员需要制定销毁程序，以确保文件的安全销毁。
5、档案管理员还需要不断提高自己的专业知识和技能。
需要了解档案管理领域的最新发展和技术，并根据需要更新和改进档案管理的过程和系统。此外，还需要参加与档案管理相关的培训和研讨会，以扩大他们的知识和技能，并与同行交流经验和最佳实践。
一般来说，档案管理员是一个与组织档案管理密切相关的职位。负责档案的收集、分类、整理和存储，管理档案的检索和借阅服务，保存和保存档案，处理档案的归档和销毁，不断提高专业知识和技能。档案管理员的工作对组织的正常运行和合规管理至关重要，其职责必须得到合理的理解和重视。
档案管理系统的优势
档案管理系统在现代组织中扮演着关键角色，它不仅仅是简单的文件存储工具，更是提升效率、保障数据安全和支持决策的重要工具。档案管理系统的优势主要有以下优势：
一是提高档案管理工作效率。系统具备电子档案预览、归档、存储、借阅等管理服务功能，规范档案采集、归档、管理及使用流程，与人工归集整理档案相比，大大缩短了工作时限。
二是提升档案保存年限与安全性。电子档案具有使用年限和存储年限长、安全存储性高等优点。系统通过数字信息技术，将档案保存时间延长，甚至可做到档案永久保存；档案数据独立存储，数据安全性大大提升。
三是降低档案管理成本。电子档案系统的应用实现了从传统纸质档案到电子档案形式的转变，提高公档案存放空间的利用率，降低了档案管理成本。
四是数据留痕助力阳光政务。为了保证电子档案数据的真实性和独立性，档案采集全面，操作全程留痕，可溯可查，便于监管。
综上所述，档案管理系统不仅帮助组织规范、安全地管理文件和数据，还能提升工作效率、降低成本，并支持组织在竞争激烈的市场中保持敏捷性和灵活性。随着信息化进程的不断深化，投资于档案管理系统无疑是组织提升管理水平、提高核心竞争力的重要举措。
