档案整理是一项重要的工作，不仅在个人生活中有着积极的影响，也在组织和机构管理中扮演着关键角色。随着时间的推移，文件和文档的积累常常会变得混乱不堪，这不仅影响了信息的获取和利用效率，还可能导致重要信息的丢失或泄漏。因此，进行系统化和有序的档案整理显得尤为重要。以下是档案整理的流程：
南漳县档案整理服务
第一步：剔除不归档文件
收集来的文件材料并不是每一份都需要归档,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文）都要归档。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。
机关文件材料归档范围：
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。
以下几种文件材料可以不归档：
（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
第二步：不同“年度”文件分类存放
文书档案是按年度进行整理的,如果单位的档案好几年未进行规范化整理,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,同一个年度的文件材料放在一起,整理的过程种注意以下几点：
（1）一般以文件形成日期为准；
（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；
（3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；
（4）几份文件作为一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
第三步：根据保管期限分类存放
（1）文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。
（2）应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）的要求,结合各自的工作实际,制订出一个科学、合理的符合本单位实际的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。
第四步：排列归档文件顺序
（1）件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（2）归档文件的先后顺序
①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
第五步：编写页码
（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
第六步：加盖归档章填写档号项
归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。
第七步：装订、装盒
归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
总之，通过有效的档案整理，我们能够实现信息的长期保存、快速检索和有效利用。这不仅有助于提高工作效率和组织管理水平，还能有效减少因信息丢失或混乱而带来的风险和成本。
档案整理标准
当进行档案整理时，确立明确的标准和方法是至关重要的。一个良好的档案整理标准不仅可以提高工作效率，还能确保信息的准确性和持久保存。
1.文书档案
（1）：归档文件按“卷”整理的（传统组卷），应符合《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）要求。
（2）：归档文件按“件”整理的（简化整理），应符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）要求。
2.会计档案
会计档案收集整理应符合《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）和《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022）要求。
3.科技档案
（1）：科技档案包括建设项目档案、设备档案、科研档案等等，其整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
（2）：重大建设项目（工程）档案整理应符合《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）及项目所属行业标准要求。
4.声像档案
声像档案包括照片档案和录音录像档案，其整理应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014)、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）和《录音录像档案管理规范》（DA78-2019）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）等要求。
5.电子档案
电子文件整理与移交，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第14号令）和《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）等要求。
6.业务档案
业务档案的整理应符合各行业部门与档案部门联合发布的专业档案管理办法或规定要求。如行业未制定标准，可在档案馆指导下制定整档标准。
总之，通过明确的标准，我们能够有效管理和保护档案，确保信息的完整性和可用性。这不仅是对历史记忆的尊重，也是对组织运作效率的提升。因此，建立和遵循科学的档案整理标准，是一个组织管理和信息管理中不可或缺的重要环节。
档案整理方法
档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
01组件（卷）
档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
02分类
分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。
04编号
宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。
以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。
05编目
编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。
虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。
档案整理的意义
档案整理作为一项重要的活动，不仅仅是管理文件和记录的过程，更是确保信息的持久性、可靠性和可访问性的关键环节。它涵盖了从个人到组织、从历史到文化的广泛范围，对于维护记忆、支持决策、促进学术研究和社会发展具有不可估量的意义。
1.保护历史记忆：
档案整理通过记录和保存文件，保护了个人、组织甚至国家的历史记忆。
防止历史事件被遗忘或篡改，促进对历史的客观理解和记忆。
2.支持决策制定：
提供了可靠的信息基础，帮助政府、企业和组织做出基于事实的决策。
档案的整理和归档能够提供过去经验的参考，避免重复错误，推动发展进程。
3.促进学术研究：
学者和研究人员依赖档案来开展各种学术研究和历史分析。
可以为学术界提供珍贵的原始资料和文献证据，推动学科的进步和深化。
4.保障法律权利：
档案作为法律证据的一部分，保障了个人和组织的法律权利。
在法庭上，档案可以作为证据被引用，起到事实证明的作用。
5.提升信息管理效率：
良好的档案管理可以提高信息检索和利用的效率。
减少信息丢失和混乱，保证工作和活动的顺利进行。
综上所述，档案整理不仅仅是一项技术活动，更是社会发展和文化传承的重要保障。通过有效的档案管理，我们能够更好地保护历史记忆，支持决策制定，促进学术研究，保障法律权利，提升信息管理效率。因此，无论在个人生活中还是在组织管理中，高效、科学地进行档案整理都显得尤为重要和必要。
