档案整理是一项系统性的工作，旨在有效管理和保留重要的文件和记录。无论是个人档案还是组织档案，良好的整理可以提高信息的可访问性和利用率，确保文件的安全性和完整性。以下是档案整理的步骤：
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1.剔除不归档的文件材料
收集来的文件材料并不是每一份都需要归档，要纠正两种错误认识，一是有文必档，二是红头文件（上级来文）都要归档。需要认真学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。
机关文件材料归档范围：
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。
以下几种文件材料可以不归档：
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信、电话记录；机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
2.将不同“年度”文件材料分开存放
文书档案是按年度进行整理的，如果单位的档案好几年未进行规范化整理，那么首先要将各年度的文件材料分开归类，同一个年度的文件材料放在一起，整理的过程中注意以下几点：
（1）一般以文件形成日期为准；
（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；
（3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；
（4）几份文件作为一件时，“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
3.鉴定保管期限，按期限分开存放
（1）文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。
（2）应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的要求，结合各自的工作实际，制订出科学、合理的符合本单位实际的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。
4.排列归档文件的先后顺序
（1）件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（2）归档文件的先后顺序
①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.编写页码
（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
6.加盖归档章，填写档号项
归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。
7.装订、装盒
归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
总之，档案整理不仅仅是简单地整理文件，更是保护和管理信息资产的重要工作。通过有序的整理，您不仅能够更高效地利用和管理文件，还能够在需要时快速找到关键信息，提升工作效率和组织管理水平。
档案整理原则
档案整理是一项重要的工作，不仅在个人生活中有着积极的影响，也在组织和机构管理中扮演着关键角色。通过有效的档案整理，可以保障信息的安全性、易获取性和持久性，提升工作效率和管理效果。在进行档案整理工作时，我们需要遵循以下原则：
1、遵循档案的形成规律
档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。
文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。
把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。
2、充分尊重和利用原有的整理基础
（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
3、必须保持文件之间有机的历史联系
文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。
在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。
来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。
时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。
内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。
4、区分不同价值
整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。
5、便于保管和利用
档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。
而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。
总之，档案整理不仅是一种管理方法，更是一种对信息的珍视和保护。无论是个人档案还是机构档案，遵循合适的整理原则和方法，都能有效提升信息管理的效率和质量。
档案整理标准
在进行档案整理时，遵循一定的标准非常重要，这不仅有助于保持档案的整洁和易于访问性，还能确保文件的长期保存和使用的有效性。下面是一些档案整理的标准：
1.文件分类与标记
将文件按照主题或类别进行分类，例如按项目、日期、部门等，以便于快速检索和归档。
使用清晰的标签和目录结构，确保每个文件都能迅速定位，避免混淆和遗漏。
2.文件命名规范
制定统一的文件命名规则，例如日期主题版本号的格式，确保文件名能够反映其内容和重要信息。
避免使用过长或含糊不清的文件名，简洁明了地描述文件的内容和关键特征。
3.保留和销毁策略
制定档案保留期限和销毁政策，根据法律法规和组织内部政策管理文件的保留与清理。
定期审查和更新保留策略，确保只保留必要且合规的文件，避免冗余和过度保存。
4.数字化和备份
考虑将纸质文件数字化，建立电子档案库，便于远程访问和长期保存。
定期进行文件备份，并存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或损坏。
5.访问控制和安全
确保只有授权人员能够访问和修改文件，设置访问权限和加密措施，保护敏感信息和重要文件的安全性。
总之，良好的档案整理标准不仅有助于提高工作效率和信息管理的质量，还能保证组织内外信息的透明性和可靠性。通过严格遵守文件分类、命名规范、保留策略、数字化备份及安全管理等措施，能够有效地管理和利用档案资源，提升组织的运作效率和决策水平。
档案整理的优势
档案整理在档案管理工作中具有显著的重要性，其所带来的优势对于提高档案管理的质量和效率、充分发挥档案的价值具有不可忽视的作用。
01提升企业的经济效益
随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。
02提升了档案利用效率
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以随时随地查找档案，充分利用档案资料。
综上所述，档案整理的优势是多方面的，它不仅提升了档案管理的内部效率，还为组织的决策、发展和合规运营提供了有力保障。在信息爆炸的时代，重视并做好档案整理工作，对于组织的可持续发展具有深远的意义。
