数字化档案加工是将传统纸质档案转换为电子文档的过程，其目的是提高档案管理效率、保护档案安全、方便信息检索和利用。下面将为您介绍档案数字化加工的步骤，以确保数字化结果的质量和可持续性。
档案数字化加工服务专业
1、数字化前期准备
前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。
2、档案扫描
档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。
3、图像处理
（1）图像数据质量检验：
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见
（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
4、图像存储
（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
5、目录建库
（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。
（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
6、数据挂接
数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。
7、档案还原装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。
8、数据验收
项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。
9、数据移交
可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。
总之，数字化档案加工是一个复杂而系统的过程，需要综合利用先进的技术和合理的管理策略。通过精确的文件选择、高效的扫描和数据录入、可靠的质量控制以及完善的元数据管理，可以确保数字化档案的长期保存和有效利用。
档案数字化加工需要哪些设备
档案数字化加工是将传统纸质档案转换为数字化形式的过程，通常需要使用一系列专业设备和工具。这些设备不仅能够保证数字化过程的高效性和准确性，还能确保数字化档案的质量和长期保存性。
档案数字化加工一般分为两项工作。一是跟据国家档案局的档案整理要求，把档案整理成册(卷/件)，划分年度和保管期限，按一定的顺序排列后加盖归档章，最后装盒上架。二是将己归档档案扫描成电子卷宗，经过处理后，上传至档案管理系统。那么在装盒上架这个过程中，档案线式装订机，档案盒打印机等设备就是我们加工必不可少的工具，档案线式装订机通过对资料的整理，实现对档案、文件等的规范化整理，并且保持档案外观的一致性，装订后的文件，按一定的年份，重要程度等因素加盖归档章，最后装盒上架
归档文件的电子化常用到的设备及软件有服务器、计算机、非接触式扫描仪、平板扫描仪、高速扫描仪、数字化加工管理系统、扫描软件、图像处理软件、文字识别软件等。
服务器和计算机就不讲了，相信大家都知道其作用。
大型的非接触式扫描仪，幅面最大可达A0,一般用于大幅面档案、字画、地图、图纸等材料的高精度数字化。小型的一般幅面为A3或更小，通常操作简便，用于小幅面书刊、档案、文件等材料的数字化。
扫描软件是能够实现批量扫描，图像处理软件是负责对图像数字化处理，图像处理软件和文字识别软件等能够快捷的实现数字化加工，同时也为加工人员减少了重复操作。
总之，档案数字化加工需要综合利用这些先进设备和工具，以便有效地管理和保护重要的历史和文化遗产。通过数字化，不仅可以节省存储空间和减少纸张浪费，还可以提高档案信息的可访问性和长期保存性，促进文化资产的广泛利用和传承。
档案数字化加工原则
数字化加工档案是当今信息化时代中至关重要的一环。随着科技的进步，传统的纸质档案渐渐被数字化替代，这不仅提高了信息存储和管理的效率，还确保了信息的长期保存和便捷获取。然而，数字化加工档案并非简单的扫描和存储过程，而是需要遵循一系列原则和标准，以保证数字化文档的质量和可用性。
1.价值性原则
档案在见证历史和传承文化方面具有普遍和长期的使用价值，越是久远的档案越有价值，尤其是历史档案，对于国家而言都是珍贵的记忆，其价值不可估量。对于这类档案在数字化加工时应特殊注意，不要造成损坏。
2.实用性原则
档案数字化加工要考虑到档案利用的需求和频率。主要考虑满足大众常用的需求，对研究有重要参考价值，原始档案使用频繁，尽量选用优质的纸质，要充分考虑到方便查阅的情况。
3.完整性原则
档案数字化加工应以保持数字图像文件内容的连续性和完整性为参考依据。主要考虑保持数字图像加工文件的完整性、来源、时间、形式的连续性和完整性，在加工的过程不能出现档案缺失情况。
4.现实性原则
基于当前数字化图像加工条件和档案现状，要充分考虑档案数字化图像加工所需的人力资源、数字化加工设备能力和档案实际状况，包括馆藏文件的数字化基础、整理基础、档案形态、数量和残损程度。
5.安全性原则
在档案加工的过程中要保证档案的安全性，既要保证加工场所的防火、防泄密等，有些档案涉及到国家机密，必须要妥善的保管，这类档案加工人员必须经过保密培训，并签署保密协议，人员也不能随意更换。
总之，数字化加工档案的原则不仅仅是技术层面的操作，更是一种对信息质量和文化遗产的尊重和保护。只有遵循科学规范和道德准则，才能有效地实现数字化档案的长期保存和有效利用，从而在信息化时代为社会发展和历史研究提供更加可靠和便捷的资源支持。
档案数字化加工的重要性
在当今数字化快速发展的时代，档案数字化加工正日益成为保护和利用历史遗产的重要手段。随着科技的进步和社会的需求变化，传统档案管理面临着新的挑战和机遇。档案数字化加工的重要性主要包括以下几个方面：
1.长期保存与保护：
数字化档案可以避免物理档案因老化、自然灾害或人为破坏而遭受损失。
通过备份和云存储，可以实现档案内容的长期保存和保护。
2.便于检索和利用：
数字化档案可以通过关键词搜索和索引快速定位信息，提高检索效率。
提供了便捷的远程访问和共享平台，促进了档案信息的广泛利用和交流。
3.促进学术研究和教育传播：
数字化档案为学者和研究人员提供了更广泛的研究资源，加速了学术研究的进程。
在教育领域，数字化档案可以作为教学资源，帮助学生更好地了解历史和文化。
4.节约空间和成本：
减少了传统纸质档案的存储空间需求，节约了管理和维护成本。
提高了工作效率，使档案管理更加便捷和经济高效。
总之，档案数字化加工不仅仅是一种技术手段，更是信息时代下档案保护与利用的必然选择。通过数字化加工，可以实现档案信息的长期保存、快速检索和广泛共享，有效提升了社会各界对历史资料、文化遗产和行政文件的管理和利用效率。
