在当今数字化信息时代，档案整理和数字化变得愈发重要和必要。随着技术的进步，许多组织和个人开始意识到将纸质档案转换为数字形式的优势，如便捷性、可持续性和安全性。下面将为您介绍档案整理数字化的流程：
上海数字化档案扫描整理
（一）档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
2、拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；
折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
（二）档案扫描
1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪）
根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如
工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。
普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；
纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；
纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；
对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）
页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；
页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。
3、分辨率选择
采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI；
采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）
扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；
需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；
粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。
4、扫描登记
填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
（三）图像处理
对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。
纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；
旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；
去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点；
裁边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除；
断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；
反白字修正：将部分反白文字可进行描述；
分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；
拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（四）图像处理质检
主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：
由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；
图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；
扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况；
顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；
漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；
多扫：将多扫页面删除；
倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。
（五）图像存储
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件要合并为一个PDF，保存到指定的路径，便于准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。
注：禁止用Word文档保存扫描图像。
（六）目录建库
按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
（七）数据挂接
1、挂接前的数据关联检查
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
2、汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
（八）数据验收
一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
填写纸质档案数字化交接登记表。
（九）数据备份
经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。
（十）装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。
（十一）扫描注意事项
扫描前必需对文档进行拆除装订物，并检查文档内是否藏有干扰物（如钉书钉、碎纸等），以免产生卡纸、损坏扫描仪，务必保持文档干净送入扫描仪中；
对破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复、裱糊；
褶皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描；
对纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）、纸质过厚、照片等采用高速扫描仪的平板扫描；
对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；
扫描完每一份文件，要对照原文仔细检查扫描是否清晰、完整；
按要求使用扫描仪、清洗，并对每次使用完扫描仪进行保洁，检查是否关闭电源；
纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
总之，档案整理数字化不仅是一项技术进步的体现，更是信息管理与保护的重要策略。通过合理规划和实施数字化流程，我们不仅能够提高信息获取和利用的效率，还能为后续数据分析和业务决策提供可靠的基础。
档案整理数字化注意事项
在进行档案整理数字化的过程中，确保遵循一系列重要的注意事项是至关重要的。数字化档案不仅有助于保护和保存重要文件，还能提高文件检索的效率，确保信息的长期可用性。然而，要确保数字化过程的质量和可持续性，需要注意以下几点。
第一，采用科学的技术指标。熟悉掌握档案数字化相关的规范文件。例如，纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建议扫描分辨率不小于300dpi。
第二，采用规范的加工流程。档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节，否则可能导致数字化成果不合格、不可用。
第三，采用严谨的过程管理。在数字化加工过程中，建立问题反馈机制，阶段性对数字化成果进行检验和修正，加强对质量的检测和过程的监控。
总之，档案整理的数字化过程不仅仅是将纸质文件转化为数字格式，更是一个综合性的项目，涵盖了技术、管理和合规性等多个方面。遵循以上注意事项能够确保数字化项目的成功实施和长期运行。
档案整理数字化标准
在当今数字化时代，档案整理数字化已成为组织和机构管理信息的重要组成部分。标准化的档案数字化过程不仅能够提升信息的可访问性和长期保存的可靠性，还能有效支持历史研究、文化传承以及决策制定。
1.物理档案准备
确保档案材料的完整性和安全性。
进行清理、分类、编号和目录化。
2.数字化设备和技术选择
选择适合的扫描设备，考虑分辨率、自动化程度和扫描速度。
确定最佳的文件格式，例如PDF/A、TIFF等。
3.数字化过程
制定详细的数字化流程和操作标准。
考虑保护原件和合理使用自动化技术。
4.元数据管理
规划和创建适当的元数据，包括描述、版权和访问控制信息。
确保元数据与档案内容的一致性和准确性。
5.质量控制和审核
设立质量控制标准和审核机制，确保数字化成果的质量和可靠性。
进行周期性的质量评估和技术更新。
6.长期保存和访问
选择适当的数字存储介质和存储环境，考虑数据安全和长期可访问性。
制定长期保存策略和应急计划，确保档案的持久性和可持续性。
总之，档案整理数字化的标准化不仅涉及技术和操作流程，更关乎信息管理的长远发展和文化遗产的保护。通过遵循上述标准，机构可以更有效地管理和利用档案资源，为社会提供更加开放和透明的信息服务。
档案整理数字化的目的
档案整理数字化是许多组织和个人的重要工作。数字化档案不仅能有效管理信息，提高工作效率，还能保护文化遗产，促进知识传承。
1.提高信息检索效率
数字化档案可以通过关键词搜索和索引功能，快速准确地找到需要的信息，避免了传统档案需要大量时间手动查找的问题。
2.有效保护档案信息
数字化档案具备数据备份和安全控制功能，能够防止档案遗失、损坏或被篡改的风险。
3.促进信息共享与传播
数字化档案可以轻松在网络上共享，促进全球范围内的信息传播和学术研究合作。
4.节约存储空间与成本
数字化档案不再需要大量的实体存储空间，节约了管理和维护成本。
综上所述，档案整理数字化不仅是信息管理现代化的重要步骤，也是保护和传承文化遗产的重要手段。随着技术的进步和应用范围的扩大，数字化档案将在更广泛的领域发挥重要作用。因此，各个组织和个人应当意识到数字化档案的价值，积极推动这一进程，为未来的信息社会奠定坚实基础。
