档案数字化是将传统纸质档案转换为电子格式的过程。这一流程不仅有助于提升档案的管理效率，还能确保信息的长期保存与安全。在信息化的时代背景下，数字化档案的需求愈发明显，它能够实现档案的快速检索、共享与分析，支持决策制定，减少物理存储空间的需求，并提升档案的保护和管理水平。下面是关于档案数字化的流程：
河北档案数字化服务机构
（一）档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
2、拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；
折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
（二）档案扫描
1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪）
根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如
工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。
普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；
纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；
纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；
对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）
页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；
页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。
3、分辨率选择
采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI；
采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）
扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；
需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；
粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。
4、扫描登记
填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
（三）图像处理
对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。
纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；
旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；
去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点；
裁边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除；
断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；
反白字修正：将部分反白文字可进行描述；
分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；
拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（四）图像处理质检
主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：
由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；
图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；
扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况；
顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；
漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；
多扫：将多扫页面删除；
倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。
（五）图像存储
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件要合并为一个PDF，保存到指定的路径，便于准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。
注：禁止用Word文档保存扫描图像。
（六）目录建库
按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
（七）数据挂接
1、挂接前的数据关联检查
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
2、汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
（八）数据验收
一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
填写纸质档案数字化交接登记表。
（九）数据备份
经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。
（十）装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。
（十一）扫描注意事项
扫描前必需对文档进行拆除装订物，并检查文档内是否藏有干扰物（如钉书钉、碎纸等），以免产生卡纸、损坏扫描仪，务必保持文档干净送入扫描仪中；
对破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复、裱糊；
褶皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描；
对纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）、纸质过厚、照片等采用高速扫描仪的平板扫描；
对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；
扫描完每一份文件，要对照原文仔细检查扫描是否清晰、完整；
按要求使用扫描仪、清洗，并对每次使用完扫描仪进行保洁，检查是否关闭电源；
纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
总之，档案数字化流程的成功实施可以显著提高档案管理的效率和安全性，推动信息化管理的发展。然而，数字化不仅仅是技术操作的过程，更是对传统档案管理模式的深刻变革。
档案数字化标准
在现代信息管理和档案管理领域，档案数字化已成为提升工作效率和保障档案安全的重要手段。数字化档案不仅能有效减少纸质档案的存储空间，还能提高档案的检索和访问速度，优化档案管理的整体流程。然而，为确保数字化档案的质量和长期有效性，必须遵循一定的数字化标准。
1.数字化格式规范
文件格式：档案数字化过程中，选择合适的文件格式至关重要。常见的数字化档案格式包括PDF/A、TIFF等。PDF/A是一种用于长期保存文档的标准格式，支持嵌入所有的字体和图像，避免因技术变化导致的文件无法读取问题。TIFF格式则适用于高质量图像保存，特别是在需要保留档案细节的场景中。
分辨率和压缩：图像的分辨率应根据档案的实际需求来确定，一般建议300dpi以上，以确保清晰度。图像的压缩应采用无损压缩技术，防止图像质量的损失。
2.数据质量控制
扫描质量：确保扫描设备的校准和维护，以获得高质量的数字图像。应进行定期检查和测试，以保证扫描结果的准确性。
数据校对：数字化后，需进行数据校对，确保数字档案内容的完整性与准确性。这包括比对原始纸质档案与数字化版本，检查是否有信息遗漏或错误。
3.安全保护
数据加密：为了保护敏感信息的安全，应对数字化档案进行加密处理。采用强加密算法，确保只有授权人员可以访问。
访问控制：建立严格的访问控制机制，确保只有具备相应权限的人员可以操作、查看或修改数字档案。
4.长期保存
备份策略：制定并实施定期备份计划，以防数据丢失或损坏。备份应包括不同的存储介质和地理位置，以增强数据的可靠性。
技术更新：数字化档案的保存需要关注技术的发展和变化。定期迁移数据到新的存储介质和更新格式，以避免因技术过时导致的档案不可读问题。
总之，档案数字化标准的实施不仅提高了档案管理的效率，也为档案的长期保存和安全保护提供了保障。通过遵循格式规范、控制数据质量、加强安全保护和制定长期保存策略，可以确保数字化档案的完整性、准确性和可用性。
档案数字化注意事项
档案数字化是现代化管理档案的重要步骤，它不仅提高了档案的利用效率，还增强了信息的安全性和保存的持久性。然而，档案数字化过程涉及多个技术和管理方面的考量，需要谨慎处理。以下是进行档案数字化时应注意的几个关键点，以确保档案信息的完整性、准确性和安全性。
1.制定明确的数字化计划
在开始数字化之前，应制定详细的计划，包括时间表、资源分配和目标设置。明确数字化的范围和优先级，有助于确保项目按时完成，并避免不必要的重复劳动。
2.选择合适的扫描设备
根据档案的类型和需求选择合适的扫描设备。高分辨率的扫描仪可以确保图像质量，减少后续修复工作。同时，考虑设备的扫描速度和处理能力，以提高工作效率。
3.数据格式和标准化
确定数字化档案的存储格式（如PDF、TIFF等），并遵循行业标准。格式的选择应兼顾文件的兼容性和长期存储的可读性。
4.确保数据质量
扫描和数字化过程中，应定期检查数据质量，确保图像清晰、无遗漏。对扫描件进行质量控制和后期处理，可以提高档案的可读性和使用价值。
5.建立数据管理系统
设计一个高效的档案管理系统，包括分类、索引和检索功能。系统应支持快速查询和准确检索，便于用户快速找到所需信息。
6.数据安全和隐私保护
对数字化档案实施严格的安全措施，包括加密存储和访问权限控制。确保敏感信息不会被未经授权的人员访问，并建立备份机制以防数据丢失。
7.遵循法律法规
遵守相关的法律法规和行业标准，特别是在处理个人隐私和敏感信息时。确保数字化过程符合法规要求，避免法律风险。
8.培训与人员管理
对参与数字化的人员进行必要的培训，提高他们的操作技能和对档案保护的意识。专业的操作人员可以减少错误和损坏，保证档案数字化的质量。
总之，档案数字化不仅是技术上的挑战，更是管理上的机遇。通过制定详细的计划、选择合适的设备、确保数据质量、建立有效的管理系统和实施严格的安全措施，可以有效地实现档案的数字化目标。
档案数字化意义
在信息技术飞速发展的今天，档案数字化已成为各类组织和机构提升效率、管理档案的重要手段。档案数字化是将传统纸质档案通过扫描、转换等技术手段，转变为数字格式存储的过程。这一过程不仅改变了档案的存储和管理方式，也对档案的使用、保护和流通产生了深远的影响。
1.提高效率与便捷性
档案数字化使得档案的存取更加快捷方便。相比传统的纸质档案，数字档案可以通过计算机系统迅速检索和访问，大大缩短了查找和处理信息的时间。这样不仅提高了工作效率，也减少了因手工操作造成的误差和遗漏。
2.节省空间与成本
数字化档案可以有效减少对物理存储空间的需求。纸质档案的存储需要大量的档案柜和存储空间，而数字档案则只需占用服务器或云存储空间，从而显著降低了存储成本和物理空间占用。
3.增强安全性与保护
数字档案可以通过多种安全措施进行保护，如加密、备份和访问控制等。这些措施可以防止档案丢失、损坏或被未经授权的人员访问。相较于纸质档案容易受到火灾、洪水等自然灾害的影响，数字档案的安全性更为可靠。
4.支持数据分析与应用
数字化档案使得数据分析和应用变得更加容易。通过对数字档案的数据挖掘和分析，可以获取有价值的信息和趋势，从而支持决策和策略制定。这对于组织的管理和规划具有重要的参考价值。
5.提升档案的共享与流通
数字化档案可以通过网络进行共享和流通，使得相关人员可以随时随地访问所需信息。这种便利性促进了信息的交流与协作，提高了工作效率和组织的协同性。
综上所述，档案数字化不仅仅是技术进步的体现，更是现代信息管理的重要转型。通过数字化，档案的管理变得更加高效、安全、经济和智能化。
