纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。档案数字化工作六大环节紧密相连。任何一个环节出问题都会影响数字化的质量。这就要求我们在数字化加工各个环节中都要把好质量关，因此，在档案加工过程中，档案数字化工作领导小组就要将负责监督审核每个环节工作质量的人员落实到位，小组成员定期对数字化加工过程进行合规性审查，检查分析项目实施过程中是否存在违规问题，要不定时对加工人员的工作进行细致的评审，及时发现问题、协调和解决问题。
1.档案前处理。档案前处理作为数字化加工的第一环节，其质量直接影响后序工作的质量和效率。小组成员在现场要检查整理人员工作是否规范，对存在破损、缺页、倒页、字迹模糊等现象的档案以及修正情况是否加以记录，对卷内文件进行拆卷、分件和排序后登记应扫件数和页数。档案拆订过程中应小心细致，避免损害档案。完成扫描并质检通过后及时将档案还原，查看案卷备考表上案卷变化情况与实际是否相符，漏页、倒页、重页、空白页等增删改情况记录是否详细等。巡查中如发现问题及时责令整改，绝不能让问题带入下一个环节。
2.目录数据库建立。档案目录数据库是数字档案资源管理的基础，档案利用和检索的高效性和准确性取决于档案著录的质量。如果档案目录数据质量不达标，将直接影响档案工作服务的水平。因此，在著录环节中，要按照档案著录规范要求严格把关。著录时要求双机著录，人机双校，并检查著录人员所著目录是否完整、规范、准确，是否按基本要求将任职文件、奖惩文件、职称评定等文件中涉及本单位职工的姓名录入备注项中，如果案卷中的目录标题不准确或错漏，应根据文件内容进行修改和完善，需补拟标题的文件如通知、会议纪要等应进行补拟。巡查过程中如发现问题应及时沟通反馈，并采取相应措施解决问题。
3.档案扫描。档案扫描是生成数据的重要环节，小组人员巡查现场时，一是关注施工人员扫描过程中有没有按照档案原件实际情况来选择相应的扫描设备，并设置和调整相关参数。参数设置和调整后扫描的数字图像清晰、完整及不失真，能确保原始扫描图像的效果与档案原貌最接近。二是查看档案扫描是否按照要求采用分辨300dpi、彩色模式、TIFF标准格式，扫描完成的图像以多页TIFF文件格式存储，图像经OCR识别后，还要转成一套双层PDF格式作为利用文件。三是查看施工人员的工作记录，工作流程表中是否详细地将扫描的页码和页数进行登记，并核对扫描件的页码、页数与原件页码、页数是否一致，不一致时的原因及处理情况说明。
4.图像处理。一是查看图像进行旋转、纠偏、拼接、裁边、去污等处理后的效果是否符合标准。二是检查图像质量，一旦发现数字图像不完整、不清晰、失真，立即返回重新扫描并记录。发现漏扫、重扫、多扫等情况及时加以改正。检查图像排序是否正确，排序错乱时应及时进行调整。
5.数据挂接。将通过质检确认合格的目录数据库和图像数据库，按照单位档案管理系统的技术要求，通过挂接软件实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库批量挂接，目录数据与数字图像一对一相关联。要求目录数据和扫描图像挂接准确率和图像完整性达到100%。
6.数字化成果验收与移交。计划再全面，过程执行再好，也不能忽视结果的质量把控。为了使档案数据质量得到有效控制，档案数字化每一环节的成果都应分批次提交进行质检。将提交验收的档案前处理成果、目录数据库、扫描图像抽检合格率达到95%以上的（含95%）予以验收，挂接质检中目录数据和数字图像挂接准确率和图像完整性达到100%，其他数据项抽检合格率达到95%以上的（含95%）予以验收。每当完成一个批次的数据验收后，档案服务公司要将多页TIFF格式与双层PDF格式数字化加工成果各一份硬盘移交，一份光盘移交。每个环节的成果检验都要做好记录。档案数字化是为了使档案得到更广泛的利用，满足新时期人们对档案利用的需求，而数字化成果的质量直接影响档案的开发、利用和服务质量，只有系统的质量管理，才能确保档案数字化的质量，从而为数字档案馆（室）建设提供可靠的数字资源，为档案事业现代化发展奠定良好的基础。
