档案扫描录入服务是把纸质档案材料通过扫描仪扫描在电脑上，形成电子版的档案。操作步骤是：按照目录的索引逐页拍录，一本档案全部拍完后保存，上传=，装订人员把打印好的封面与拍录好的档案一并装订好，按照序号送入档案室。
档案扫描录入服务
一、档案扫描前处理
1、确定扫描页
确定为档案扫描对象的纸质档案原则上应全部扫描。如有特殊情况,如破损严重、重份文件等确实不能扫描或不需要扫描的页面要在“档案扫描前处理登记单”中加以标注。
2、纸质档案整理
应以不破坏纸质档案为原则拆除装订物,对于没有页号或页号不正确的档案要重新编制页号。
在编制页号过程中应将破损页面、缺页、原件不清等特殊情况进行登记。对于文件顺序混乱的情况要及时进行调整,破损、折皱不平页面要进行必要的技术处理。
编写页号时,应以不破坏档案原件为原则,在统一位置书写页号,确保档案页号准确、规范、无遗漏。
3、目录核校
对于已建立目录数据库的档案扫描加工对象,应依照目录数据库建立时制定的数据规则,对照档案原件内容,规范目录数据库中目录内容,如发现错误应进行修改。
注：下图为档案扫描前处理登记单，根据纸质档案整理内容对照填写，并注明档案整理人、档案修复人、档案检验人和完成时间。
二、目录数据库建立
应按照DA/T 8的要求制定目录数据库数据规则,包括字段内容、字段类型、字段长度等。
采用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应进行修改或重录。
注：下图为数据录入工作单，在核对著录项目发现不合格的数据进行修改或重录时，需要认真填写，并注明数据录入人、质量检查人和完成时间。
1、元数据采集
应同时采集档案扫描过程中相关元数据,主要包括档案扫描授权信息、档案扫描软硬件信息、档案扫描日期与时间、格式、扫描分辨率、色彩空间、压缩方案等。档案扫描加工软件应以件为单位自动捕获元数据,若软件无法自动捕获应可以采取手工著录的方式给元数据赋值。元数据项及著录要求见。
2、档案扫描
3、档案扫描基本要求
4、扫描后数字图像要清晰、完整、不失真。
5、若纸张幅面超出扫描仪尺寸,可分幅扫描后再进行拼接,相邻图像之间应留有足够的重叠部分,并且在“纸质档案扫描工作单”中明确说明分幅方法。
三、档案扫描技术要求
1、扫描色彩模式
一般情况采用彩色模式进行扫描;页面为黑白两色,字迹清晰并且不带插图的档案,也可采用黑白二值模式进行扫描;页面为黑白两色,字迹清晰度差或带有插图的档案,也可采用灰度模式扫描。
2、扫描分辨率
扫描分辨率的选择,应保证扫描后图像清晰、完整,并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。一般文件扫描分辨率建议不小dpi。如原件质量较差或字体很小、字迹密集,可适当提高分辨率。
3、存储格式
纸质档案数字图像存储格式可选择TIFF、JPEG、JPE、PDF和OFD,长期保存格式为TIFF、JPEG或JPE等通用格式。存储时压缩率的选择,应在满足实际应用需求的前提下,尽量减小存储容量。
4、同一批档案应采用相同的存储格式。
5、数字图像命名规则
图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性和存储路径的规律性。如,可以档号为基础对数字图像命名和确定存储路径。
注：下图为纸质档案扫描工作单，对扫描档案的档号、扫描文件数、页数、质检情况等内容进行填写。
五、图像处理
1、拼接处理
应对分幅扫描的图像进行拼接处理,以保证图像的完整性。拼接处信息要完整,拼接平滑,无明显拼接痕迹。
2、图像纠偏
档案扫描图像经纠偏处理后偏斜角度不超度,并符合阅读习惯。
3、裁边处理
档案扫描图像裁边处理时,应在原始档案的边界最外毫米处裁剪,保留原始档案的边界。
4、去污处理
对数字图像进行去污处理,应遵循保持档案原貌的原则,去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。
六、图像质量检查
1、图像质量检查包括数字图像清晰度、失真度、完整性等检查,漏扫、重扫、多扫等情况检查,数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况检查,数字图像排列顺序检查等。
注：下图为数字图像处理工作单，对图像处理工作中拼接、纠偏、裁边、去污等的情况进行记录。
2、纸质档案档案扫描图像光学字符识别(OCR)
3、对于档案扫描图像光学字符识别率高、有实际工作需要的,可在纸质档案档案扫描的基础上开展此项工作。
4、要先对图像质量进行总体评估,有必要时对图像进行二值化、图像增强、降噪处理等预处理,以提高识别准确率。
5、可根据实际使用需要选择识别范围。
6、输出格式可采用双层PDF,命名。
注：下图为OCR识别工作单，每个单位可根据自己的实际情况选择档案的识别范围，输出双层PDF。工作人员需对工作过程进行记录。
七、版式转换
在对纸质档案档案扫描原始图像进行利用时,可将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像通过版式转换存储为一份文件,并可进行适当的压缩,但要保证图像清晰可打印。一般采用PDF、OFD等通用格式作为利用格式。命名。
1数据挂接
借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接,以实现目录数据与数字图像的关联。
应对挂接结果进行检查,检查内容应包括目录数据与纸质档案档案扫描图像对应的准确性、挂接图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等。
注：下图为版式转换、数据挂接工作单。工作人员一定要保障目录数据与纸质档案档案扫描图像对应的准确性、挂接图像与实际扫描数量的一致性，并对工作过程进行记录。
八、数据验收
1、验收内容
2、成立专门的验收小组对档案扫描成果进行验收。
3、目录数据(含元数据项)验收,包括各条目的内容、格式,必注项是否填写齐全,元数据
4、各元素完整性和赋值规范性等。
5、数字图像验收,包括档案扫描参数、图像的完整性、图像命名的准确性、排列顺序的准确性、图像质量等。
6、数据挂接情况验收,主要是目录数据与其相对应的数字图像的挂接的准确性等。
7、档案扫描工作文件验收,主要是档案扫描过程中形成的工作文件的完整性、规范性。
8、存储载体验收,包括载体的安全性、可用性等。
九、验收指标
采取计算机自动检验与人工抽检相结合的方式进行验收,可利用计算机检验的项目%进行检验,且合格率要达%。人工抽检项目的抽检率一般不低%,数据库条目与数字图像内容对应的准确性抽检合格率要达%,其他内容的抽检合格率要不低于98%。
验收结论
符合本标要求的数据给予验收“通过”,没有达到要求的数据要退回档案扫描相应加工环节进行返工或修改,重新验收,直到验收“通过”。
验收通过后经验收组签字确认后方可进行数据移交。
十、档案归还入库
1、档案装订
数据验收合格后对于拆除装订的纸质档案要重新装订,并在备考表中标注档案扫描相关信息,如档案扫描年度、外包公司、特殊说明等。重新装订要保持档案原貌。
2、纸质档案验收
纸质档案重新装订后要进行逐一验收,主要包括文件装订顺序、是否存在漏页、压字、页面颠倒等情况。对于验收合格的档案给予验收“通过”,验收不合格的纸质档案要重新整理装订直到验收通过。
验收通过后,经验收组成员签字确认方可归还库房。
3、档案入库
纸质档案验收合格后,按照库房管理要求,与库房管理人员对纸质档案进行清点,办理相关入库手续,归还入库。
