为贯彻国家新修订的《档案法》,落实集团公司关于加强项目档案协同管理软件的要求,中铁八局电务公司积极转变企业档案管理方式,推动公司档案信息化建设,进一步规范电子档案保管及利用,助推企业高质量发展。
项目档案协同管理软件
01、高度重视,精心组织
为推动电子档案管理系统建设,电务公司将建立电子档案系统纳入企业整体信息化建设当中,并列为2021年科研项目之一,它是基于GlodonLK9平台及信息贯通的背景下,集文书、工程项目、管理、实物、声像等多种档案类型,实现对档案信息收集、管理保存、借阅查询、信息利用、业务流转等各个环节信息化的管理系统。
02、制定计划,有序推进
01、开展市场调查工作,结合公司实际,协同联动相关部门编写需求方案,根据整体调研结果联系多家软件公司,从系统开发、需求满足、报价、后期测试维护等多方面比选确定方案。
02、制定电子档案管理系统建设计划并列为科研项目,经公司层层审批后开展系统建设,前后与软件公司头脑风暴9次,按系统建设进度进行项目周报反馈。
03、公司各相关部门对电子档案管理系统模块进行测试,经过20多次的功能验证,最终符合建设目标要求。
03、正式上线,实用有效
经过1年多的建设,在完成前期调研、调试、培训、试运行的基础上,电务公司电子档案管理系统上线运行,在建项目逐步实现线上档案收集整理、档案审核移交、档案著录、档案统计利用以及数据导入和导出等。
电子档案管理系统是电务公司大数据时代信息化的探索实践,以档案管理工作紧紧围绕中心抓服务为宗旨,逐步实现档案管理的信息化、数据化、自动化、智能化,为助力电务发展奠定良好基础。