为加强建设工程文件的归档整理工作，基建档案整理规范明确工程档案归档的范围、期限、职责、标准，建立完整、系统的工程档案，特制定本办法。
基建档案整理规范
一、工程文件材料的收集、整理范围
（一）工程准备阶段文件材料
1、立项文件材料：项目建议书；项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件；可行性研究报告审批意见；关于立项有关的会议纪要，领导讲话；专家建议文件；调查资料及项目评估研究材料。
2、建设用地征地、拆迁文件材料：选址申请及选址规划意见通知书；用地申请报告及用地计划批准书；拆迁安置意见、协议、方案等；建设用地规划许可证及其附件；划拨建设用地文件；国有土地使用证。
3、勘察、测绘、设计文件材料：工程地质勘察报告；水文地质勘察报告、自然条件、地震调查；建设用地钉桩通知单；地形测量和拨地测量成果报告；申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；初步设计图纸和说明；技术设计图纸和说明；审定方案通知书及审查意见；有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议；施工图及其说明；设计计算书；政府有关部门对施工图设计文件审批意见。
4、招投标文件材料：勘察设计招投标文件；勘察设计承包合同；施工招投标文件；施工承包合同；工程监理招投标文件；监理委托合同；编标合同、标底；
5、开工审批文件材料：建设项目列入年度计划的申报文件；建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表；规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；建设工程开工审查表；建设工程施工许可证、审计证明等；工程质量监督手续。
6、建设、施工、监理机构及负责人文件材料：工程项目管理机构及负责人名单；工程项目监理机构及负责人名单；工程项目施工管理机构及负责人名单。
（二）监理文件材料：
1、监理规划
2、监理月报中的有关质量问题
3、监理会议纪要中的有关质量问题
4、进度控制
5、质量控制
6、造价控制
7、分包资质
8、监理通知
9、合同与其他事项管理
10、监理工作总结
（三）施工文件材料：
土木工程
1、土木工程
①施工技术准备文件
②施工现场准备
③地基处理记录
④工程图纸变更记录
⑤施工材料质量证明及复试试验报告
⑥施工试验记录
⑦隐蔽工程检查记录
⑧施工记录
2、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
①一般施工记录
②图纸变更记录
③设备、产品质量检查、安装记录
④预检记录
⑤隐蔽工程检查记录
⑥施工试验记录
⑦质量事故处理记录
⑧工程质量检验记录
（四）竣工验收文件材料：
1、工程竣工总结
①工程概况表
②工程竣工总结
2、竣工验收记录
（1）建筑安装工程
①单位（子单位）工程质量验收记录
②竣工验收证明书
③竣工验收报告
④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）
⑤工程质量保修书
（2）市政基础设施工程
①单位工程质量评定表及报验单
②竣工验收证明书
③竣工验收报告
④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）
⑤工程质量保修书
（五）竣工图：
1、综合竣工图
①综合图
②室外专业图
2、专业竣工图
①建筑竣工图
②结构竣工图
③装修（装饰）工程竣工图
④电气工程（智能化工程）竣工图
⑤给排水工程（消防工程）竣工图
⑥采暖通风空调工程竣工图
⑦燃气工程竣工图
（六）工程竣工结算文件材料：
施工单位决算书、监理单位初审书、跟踪审计初审书、审计部门审定书以及工程竣工结算的全部资料。
（七）甲供材文件材料：
甲供材招标、议标、投标文件、合同文件、招标评标记录文件。
（八）在建工程月报表统计文件材料
在建工程月报表统计工作由项目负责人在每月28日之前将各工程月报表报至档案员，报表内容包括工程形象进度、当月完成产值，并附工作量计算书。
（九）在工程建设中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的文件材料（电子文件）。
二、归档文件的质量要求
1、归档的文件应最少有一份原件；
2、文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程；
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；
5、工程文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；
8、所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，竣工图章尺寸为：50㎜×80㎜。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处；
9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；
10、不同幅面的工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面；
11、归档文件的案卷不宜过厚，一般不超过40㎜，案卷内不应有重复文件；
12、卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从"1"开始，单面书写的文件页号编在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；
13、案卷的装订：文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用，装订时必须剔除金属物。
三、工程档案的验收与移交
（一）列入城建档案馆接收范围的工程，在组织工程竣工验收前，项目负责人会同档案员应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得城建档案馆管理机构出具的认可文件不得组织工程竣工验收。
（二）工程档案的移交
1、工程准备阶段文件中立项文件材料、勘察测绘、设计文件材料、招投标文件材料和各种合同、标底、答疑会记录技术交底、领取的各种证照文件等前期文件资料由责任人分别负责收集，移交项目负责人。施工阶段文件资料由各项目负责人负责组织收集。前期文件资料在工程开工后一个月内将形成的文件档案一式四份移交至档案员。
2、监理文件、施工文件、竣工验收文件材料、竣工图所形成的文本档案要求一式两份，竣工图要求一式四份，在工程竣工验收后一个月内，由工程项目负责人负责牵头将监理单位、施工单位的档案移交至档案员。
3、工程竣工结算文件材料由项目负责人会同施工单位在办理结算的同时将形成的档案移交至档案员。
4、甲供材文件材料由项目负责人负责在工程竣工后一个月内将形成的档案一式两份移交至档案员。
5、以上归档文件符合质量要求以及《建设工程文件归档整理规范》要求时，由移交人提交移交清单一式两份，由移交人和接收人双方签字，办理移交手续。
6、档案员在工程竣工的2-5个月内将档案移交至城建档案馆一份，重点工程科保存一份，另保存一份文字档案目录和电子档案目录，目录内容要详细、便于查找。
7、各项目负责人是本项目档案搜集、整理、归档的责任人，必须在规定时间内将所收集范围内的资料（图）文件收集齐全，并整理合格后交档案员，档案员必须在规定时间内将各工程项目负责人提供的资料（图）文件立卷归档和移交。由于不负责任造成档案资料遗失的，将视情节轻重，给予相关责任人相应处理。
8、监理、施工、设计等单位在规定时间内不能提供完整档案的除扣发工程款外，视情节轻重给予一定的经济处罚，项目负责人在核付工程款时办理，直至档案交齐。
9、档案员是基建档案搜集、整理、分类归档的责任人，对档案的系统完整、归档及时、整洁规范、安全保密负责。要检查指导各项目负责人搜集、整理、上交档案的情况，及时催交应归档的档案资料，对归档不及时、档案有缺损的要及时向领导报告，及时处理。
10、档案员应做好档案的借阅和利用工作，提供优质服务，做到随时调阅档案随时找到，快捷迅速。
